От того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их исполнения, успех компании. Документы структурируют информационные потоки, содержат учетные и отчетные показатели, в них определяются планы, материально-техническое обеспечение и работа с персоналом любого предприятия. Правильно организовать работу с документами и перейти на электронный документооборот помогают технологии и программные продукты документационного обеспечения управлением (ДОУ).
Применение автоматизированных технологий ДОУ достаточно широко.
Вот несколько примеров.
- Торгово-производственная Группа предприятий«ОСТ», Черноголовский завод алкогольной продукции, используя систему электронного документооборота, наладили контроль выполнения приказов и распоряжений.
При этом повысилась продуктивность отдельных сотрудников и подразделений, сократилось время исполнения поручений, так как были оптимизированы еще и маршруты прохождения документов.
Все это привело к повышению оперативности принятия управленческих решений и уровня их обоснованности.
- Опыт организации электронного хранилища нормативной и технологической документации на ремонт оборудования атомных станций концерна «Росэнергоатом» может быть полезен многим промышленным предприятиям. Побудительным моментом перехода на автоматизированные технологии ДОУ послужило большое количество бумажных документов практически в единственном экземпляре, что исключало возможность их одновременного использования несколькими сотрудниками.
- Электронный документооборот в ОАО «Мосэнерго» создавался с целью оперативного доведения указаний руководства ОАО, предупредительного контроля и оказания помощи по своевременному выполнению управленческих решений.
Использование системы автоматизации делопроизводства существенно повлияло на исполнительскую дисциплину. На 12% сократилось число документов, неисполненных в установленные сроки, а суммарный документооборот уменьшился почти на 15%.
Как отмечает Юрий Витин, начальник отдела документационного обеспечения Управления ОАО «Мосэнерго», выведение ДОУ на современный электронный уровень — это весомый вклад компании в создание надежной системы обеспечения электрической и тепловой энергией 15-миллионного Московского региона.
- Переход на автоматизированные технологии позволил ФНС РФ определить схему документооборота организации и принципы работы с документами каждого департамента и министерства в целом.
Проект начался с автоматизации рабочих мест министра, его заместителей, руководителей ключевых департаментов и их секретарей и помощников. Сегодня система электронного документооборота установлена уже в 82 региональных управлениях налоговой службы и 14 межрегиональных инспекциях, это более 20 тыс. рабочих мест.
Об опыте использования электронного документооборота в различных организациях было обстоятельно доложено на конференции «Автоматизированные технологии работы с документами». Ее провела при поддержке Комитета по образованию и науке Государственной Думы Федерального Собрания РФ консалтинговая группа «Термика».
Как отмечает ее руководитель Алексей Цицин, документационное обеспечение управления предполагает комплексный подход к решению задач, возникающих при его организации.
Это и нормативно-методическая поддержка, и обучение и аттестация сотрудников основам делопроизводства, и сами системы делопроизводства, и электронные хранилища документов, и автоматизация кадрового учета и делопроизводства, и многое другое. При этом каждое из этих направлений представляет собой определенный класс программных продуктов.
По мнению Григория Лукаша (компания «ИнтерТраст»), при организации электронного документооборота важно для каждой категории работников — делопроизводитель, исполнитель, руководитель— создавать свои рабочие места.
Для одних сотрудников главное — процедура регистрации, постановки и снятия с контроля, отметки об исполнении.
Для других интерес представляют не реквизиты документа, а его содержание, маршруты движения, коллективная работа и ее скорость, то есть управление электронными документами.
Функции руководителя —согласование, подписание, наложение резолюций, контроль исполнения, оперативный доступ и поиск необходимой информации в контексте решаемых задач.
Современные системы отвечают этим требованиям.
В самостоятельное направление автоматизации документационного обеспечения управления выделяется потоковый ввод бумажных документов и передача содержащейся в них информации в другие корпоративные системы. Алексей Лобов (компания NeuHaus Group) подчеркивает, что сканирование в этом процессе — только половина дела. Наиболее важная часть обработки изображений заключается в возможности их удобного поиска, извлечения и дальнейшего использования.
Критичным фактором для многих предприятий является скорость поиска информации в большом объеме данных, особенно если это похожие документы или разные версии одного и того же. Современные технологии ДОУ позволяют консолидировать и структурировать информацию из различных источников, сократить время на просмотр ненужной информации в списке результатов запросов до получения требуемого документа.
Много вопросов приходится решать предприятиям при организации архивов. И это не только вопросы выбора компьютерных программ и электронных хранилищ данных, а еще организационные, методические и юридические. Рынок автоматизированных технологий работы с документами предоставляет такую услугу, как аутсорсинг — выделение архива (электронного и бумажного) из организации и передача его в управление специализированной компании. При этом организация получает к электронным документам доступ через Интернет, а при необходимости бумажные документы доставляются в сроки, оговоренные договором на обслуживание.
И, несомненно, комплексный подход к решению задач документационного обеспечения управления требует соответствия систем электронного документооборота требованиям международных стандартов функциональности и наличия информационной безопасности.