Просроченная дебиторская задолженность: алгоритм действий по устранению

С чего начать.

1. Проанализируйте долги на предмет их значимости (по суммам), а ваших должников — на предмет их «жизнеспособности» и вашего к ним доверия. Крупные долги с минимальным уровнем доверия к контрагенту и/или при наличии информации о его плачевном финансовом состоянии — нужно срочно взыскивать через суд — чем меньше пе­рио­д просрочки, тем больше шансов на фактическое получение долга.

Небольшие долги и долги контрагентов с высоким уровнем доверия — нужно провести переговоры с контрагентом и согласовать приемлемые сроки погашения задолженности. После — оформить договоренности (в виде соглашения о погашении долга либо гарантийного письма).

Целесообразно получить гарантии погашения задолженности, например, заключить договор поручительства с директором или собственником компании.

2. Если контрагент долг признает, однако фактическое его погашение затруднительно (ввиду отсутствия денежных средств), возможны альтернативные варианты закрытия долга:

• новация (замена одного обязательства другим). Например, ваш покупатель (дебитор) занимается строительством, а вам необходимо выполнить строительные работы, заключаете соглашение о новации, на основании которого обязательство по погашению задолженности заменяете на обязательство по выполнению СМР. В данном случае важно четко определить виды, стоимость работ и т.д., поэтому лучше заключить отдельный договор подряда и сделать на него ссылку в соглашении о новации;

• взаимозачет встречных требований (по сути, этот инструмент близок к новации). Как в предыдущем примере: заключается отдельный договор подряда, по которому вы получаете представление от должника, у вас образуется кредиторская задолженность, после — подписываете соглашение о взаимозачете по договорам.

В чем отличие взаимозачета от новации? Во-первых, новация прекращает дополнительные обязательства, связанные с первоначальным обязательством, если иное не предусмотрено соглашением сторон. Это значит, что прекратится начисление неустойки и штрафных санкций по первоначальному договору. Во-вторых, взаимозачет предполагает однородность встречных требований;

• уступка права требования (продажа долга другому лицу), данный вариант возможно использовать в рамках погашения вашего долга перед третьим лицом. Таким образом вы получаете двойную выгоду: закрытие дебиторки и кредиторки одновременно, не выводя из оборота денежные средства.

3. Если вы решили идти в суд — до подачи претензии тщательно проанализируйте документы и подготовьте правовую позицию, принимая во внимание возможность предъявления встречных требований вашим контрагентом.

Что проверяем:

• правоспособность контрагента — актуальные сведения в ЕГРЮЛ;

• наличие подписанного договора, условия об ответственности за нарушение срока исполнения обязательств;

• наличие подписанных первичных документов, актов сверки, гарантийных писем и правильность их оформления, при отсутствии каких-либо документов либо неправильном их оформлении постарайтесь получить соответствующие документы до предъявления претензии (проверенный аргумент — для сдачи отчетности);

• срок исковой давности;

• выполнение вами своих обязательств по договору.

4. Подготовьте и направьте претензию контрагенту. Это обязательно.

Содержание претензии:

• наименование «Досудебная претензия»;

• описание обстоятельств и требований;

• расчет задолженности и штрафных санкций;

• реквизиты для перечисления денежных средств, срок рассмотрения претензии.

Направить претензию необходимо заказным письмом с уведомлением с описью вложений по юридическому адресу контрагента (согласно выписке из ЕГРЮЛ). Квитанцию и опись нужно сохранить. При наличии в договоре дополнительных способов отправки и/или адресов — продублировать отправку в соответствии с условиями договора.

Срок рассмотрения претензии определяется согласно договору, при отсутствии такого условия в договоре — 30 дней исчисляется с момента отправки.

5. После истечения срока рассмотрения претензии можно идти в суд. Одновременно целесообразно подать заявление о применении обеспечительных мер, которое позволит увеличить шанс на фактическое взыскание денежных средств после рассмотрения дела.

Подготовить исковое заявление необходимо с учетом возможных контраргументов контрагента и возможности предъявления им встречных требований. Если их не учесть контраргументы, по итогу можно получить гораздо меньше того, на что вы рассчитывали, подавая в суд, либо не получить вовсе.

6. Что делать после получения исполнительного листа?

Один вариант — направить заявление о возбуждении исполнительного производства приставам.

Второй вариант — направить исполнительный лист с заявлением о его исполнении в банк, в котором у должника открыт расчетный счет. Для этого сначала на основании заявления уточняем в ИФНС сведения об открытых контрагентом расчетных счетах, затем направляем исполнительный лист в соответствующий банк. Срок исполнения 1—3 банковских дня. В случае, если у контрагента более одного расчетного счета, исполнительный лист придется предъявлять поочередно в каждый банк.

Начать работу с сокращением дебиторской задолженности я советую с анализа действующих договоров с вашими контрагентами и инвентаризации документов. Часто стандартные договоры недостаточно защищают ваши правовые интересы. Проверьте наличие пунктов о сроках оплаты и штрафных санкциях за их нарушения — именно они дополнительно мотивируют ваших партнеров вовремя и в полном объеме выполнять свои финансовые обязательства. Также рекомендую выделить время и проверить наличие подписанной с обеих сторон первичной документации по вашим контрагентам.

Кроме того, рекомендую создать регламент по работе с дебиторской задолженностью в вашей компании, который, например, может включать: шаблоны уведомлений должникам и точные сроки, в которые они их получают, скрипты звонков, сроки передачи дела в суд и т.д. — другими словами, четкие инструкции для ваших сотрудников.

Параллельно с деятельностью по снижению дебиторской задолженностью рекомендую использовать ее для законной налоговой оптимизации. Дебиторская задолженность есть практически у каждой компании, но, к сожалению, не все бухгалтеры и владельцы бизнеса в курсе, что она может помочь оптимизировать налоговую нагрузку.

Компании на общей системе нало­го­обложения (ОСНО) имеют право формировать резервы по сомнительным долгам. Создавая резерв по конкретному долгу, организация фактически принимает этот долг в расходы при расчете налога на прибыль. Откладывая, таким образом, уплату налога в соответствующем периоде, компания может пустить деньги в оборот, получая с них доход.

Главное помнить, что сумма резерва по сомнительным долгам не должна превышать 10% от выручки за указанный налоговый период. Но даже такой процент может помочь вывести из-под нало­го­обложения серьезную сумму. Погашенные долги необходимо будет учитывать в доходах при расчете налога на прибыль, восстановив сумму резервного фонда по конкретному обязательству.

Очень часто проблема с просроченной дебиторской задолженностью появляется там, где есть конфликт интересов. Первый вариант — когда просроченная задолженность возникла у клиента, который имеет близкие отношения с владельцами бизнеса. Такую задачу возможно решить только при наличии воли собственника. Без нее решить данную задачу невозможно, да и отношения к бизнесу она уже не имеет. Это больше похоже не благотворительность, что и нужно донести до владельца.

Второй вариант возникает тогда, когда решение о стоп-отгрузках принимает менеджер, который ведет этого клиента. Главная цель менеджера — продажи и, соответственно, он всегда будет продолжать работу с клиентом. Даже если KPI менеджера стоит не в продажах, а в деньгах — клиент будет посылать небольшие платежи, наращивая просроченную задолженность. В моей практике были варианты, когда налоговая служба уже заблокировала счета клиенту, а менеджер продолжал отгружать товар в надежде, что ситуация разрешится в правильную сторону. Данную цепочку необходимо разорвать и передать решение по этому вопросу в некоммерческий отдел. Лучший вариант — когда такое решение принимает финансовая служба.

Еще одна часть проблемы — это определение момента, когда необходимо взаимоотношения с контрагентом поставить на паузу. Пока эта контрольная точка находится в руках человека — система не работает и придется часто принимать решения о списание просроченной дебиторской задолженности. Чтобы предотвратить подобные кейсы, необходимо автоматизировать этот процесс. На внедрение этой практики у нас ушло около трех месяцев, после чего все клиенты к этому привыкли. Мало того, у них изменился подход к оплатам. Если раньше в очереди на оплату мы у них стояли на последнем месте, то теперь оказались сразу после платежей за аренду и выплаты заработной платы.

Следующая часть данной проблемы — это контроль за задолженностью. Когда его контролируют сверху, очень часто на проблему обращают внимание тогда, когда она уже перешла в «хроническую» форму. Ее купирование решается передачей контроля за задолженностью в руки менеджеров с четким регламентом. В регламенте нужно прописать действия менеджера понедельно. Важно! Итогом данного регламента должна быть предсудебная претензия, после чего долг переходит в ведение юротдела. Обычно направление такой претензии помогает получить большую часть проблемных долгов.

Самая сложная задача с просроченной задолженностью — когда вы работаете с клиентом по нескольким договорам и объектам, а еще сложнее, когда работа идет по нескольким юридическим лицам. Тут важно оценить риски и перспективы дальнейшего сотрудничества. Финансовая служба и автоматизация процесса помогут выдержать натиск клиентов и менеджеров, оценить риски, но не помогут развить бизнес.