Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее — Правила). Документ зарегистрирован в Минюсте России 06.09.2023 № 75119 и вступает в силу 17 сентября 2023 г.
Новые Правила будут действовать взамен старых, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — старые Правила), которые с 17 сентября 2023 г. признаются утратившими силу (приказ Минкультуры России от 08.08.2023 № 2367). Рассмотрим основные положения новых Правил.
Общие положения
Действие Правил распространяется в том числе и на организации (п. 1 Правил). Единицей классификации и систематизации документов является дело (п. 7 Правил). Законченные делопроизводством (исполненные) документы формируются в дела по номенклатуре дел. Документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. 12 Правил).
По окончании делопроизводственного года составляется итоговая запись номенклатуры дел о количестве заведенных дел постоянного и временного сроков хранения на бумажном носителе и о количестве заведенных электронных дел постоянного и временного сроков хранения (п. 13 Правил).
Экспертиза ценности
Все документы организации независимо от видов носителей и способа записи должны проходить экспертизу ценности, целью которой является определение срока их хранения и отбора документов для включения в состав Архивного фонда РФ или выделения к уничтожению по истечении установленного срока хранения.
По результатам экспертизы ценности составляются номенклатуры дел, описи дел, документов, описи электронных документов, постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу. Также составляются предложения о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (п. 23 Правил).
Уничтожение документов
Подлежащие уничтожению документы и дела передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья. А документы, содержащие персональные данные, имеющие отметку «Для служебного пользования», а также содержащие информацию ограниченного доступа, сначала в организации должны уничтожаться путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. И лишь после этого бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья (п. 31 Правил).
Хранение бумажных документов
Так же как и ранее, организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (п. 2 Правил, ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Кроме того, п. 5 Правил установлено, что организации вправе заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов. В старых Правилах такого положения не было.
В архив передаются документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений организации, ее коллегиальных органов, представительств, филиалов, иных обособленных подразделений. Передаче в архив подлежат документы Архивного фонда РФ, документы со сроком хранения более 10 лет, в том числе по личному составу (п. 34 Правил). Передача в архив должна осуществляться не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве (п. 47 Правил).
Документы со сроком хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях организации. По истечении сроков их хранения и после проведения экспертизы ценности они уничтожаются (п. 47 Правил).
Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Личные дела формируются отдельно на каждого работника. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления. Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии). Приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются в дело вместе с документами, к которым относятся.
Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см. Документы нужно прошивать на четыре прокола. Для малоформатных дел допускается прошивка на три прокола. Подшивка производится в твердую обложку с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них. Физически обособленные носители электронных и аудиовизуальных документов, содержащиеся в деле на бумажном носителе, подлежат изъятию и являются самостоятельными единицами хранения (п. 51 Правил).
Хранение электронных документов
Установлено, что хранение электронных документов осуществляется в СХЭД и (или) на физически обособленных носителях (п. 132 Правил). При хранении электронных архивных документов организации вправе использовать услуги третьих лиц по хранению.
Электронные документы передаются на архивное хранение посредством информационно-телекоммуникационных сетей по защищенным каналам связи и (или) на физически обособленных носителях (п. 143 Правил). Документы, переданные на физических носителях, подлежат включению в СХЭД. Их дальнейшее хранение на физических носителях допускается в случае, если документы не требуют поддержания их юридической значимости, имеют ограниченный доступ или если их хранение в СХЭД невозможно.
Хранение аудиовизуальных документов
К аудиовизуальным документам относятся фото-, фоно-, видеодокументы на традиционных носителях (фотобумага, пленки, магнитные ленты и магнитные носители) и электронные аудиовизуальные документы. Электронный аудиовизуальный документ состоит из файла электронного документа и файла метаданных.
Электронные аудиовизуальные документы передаются на архивное хранение в форматах, в которых они созданы и (или) использовались до передачи. В процессе передачи проверяется возможность их воспроизведения.
Аудиовизуальные документы хранятся в коробках и боксах. Электронные аудиовизуальные документы хранятся в упаковке, рекомендованной производителями носителей, а также в СХЭД.