Построение управленческого учета с выделением центра финансовой ответственности совместно с внедрением сервисно-ориентированного учета затрат на ИТ позволит ИТ-подразделению стать полноправным партнером для бизнеса.
Вклад ИТ в производственные процессы постоянно увеличивается. Из вспомогательного производства, отвечавшего за информационную поддержку бизнес-процессов, ИТ переходит в разряд основного производства и участвует в цепочке формирования прибавочной стоимости продукции совместно с основными подразделениями.
В денежном исчислении затраты на ИТ составляют значительную часть бюджета любой организации, и их доля постоянно увеличивается. Поэтому необходимы более эффективные методы снижения себестоимости и повышения качества выпускаемой продукции (товаров и услуг).
Практика «выставления счетов» реальных затрат на ИТ-сервисы подразделениям подготовит их к мысли, что «за все надо платить», а ИТ-подразделение сделает центром прибыли, то есть равноправным партнером для бизнеса.
Внедрение процессов управления ИТ-инфраструктурой в соответствии с рекомендациями библиотеки ITIL позволит ИТ-подразделению заключать (как внутри компании, так и вне ее) соглашения об уровне сервиса (SLA — Service Level Agreement). Бизнес при этом сможет получать услуги в том объеме и с таким уровнем качества, который оговорен в соглашении. SLA поможет формализовать отношения бизнеса и ИТ, вывести их на новый уровень и повысить эффективность управления.
Метод расчета затрат на бизнес-услуги может потребовать, например, учитывать рабочее время с аналитикой по видам деятельности или расходы на размещение контрактов с поставщиками, измерять ИТ-ресурсы (загрузка и мониторинг). Это комплексная задача, при которой необходимо ограничить уровень детализации аналитических признаков, поскольку затраты на организацию учета могут превысить преимущества построения сервисно-ориентированной модели затрат.
Основной задачей взаиморасчетов с бизнес-потребителями является возмещение затрат на предоставление ИТ-услуг.
Основные требования к учетной системе ИТ-подразделения:
-
Согласование политики взаиморасчетов с потребителями ИТ-услуг с принятой в компании учетной политикой.
-
Отслеживание выполнения бюджетных лимитов. Контроль «план-факт», сопоставление реальных расходов с заложенными в бюджете показателями.
-
Участие в разработке портфеля инвестиций в ИТ для достижения планируемых стратегических и тактических бизнес-целей.
-
Выделение центров затрат по предоставлению ИТ-услуг.
-
Приоретизация использования ИТ-ресурсов в соответствии с бизнес-потребностями.
-
Предоставление информации для принятия оперативных решений в управлении ИТ с пониманием структуры и взаимосвязи затрат и их элементов и, как следствие, минимизации рисков.
-
Поддержка (при необходимости) системы взаиморасчетов при оказании ИТ-услуг.
Вопрос – ответ
За что отвечает учетная система в ИТ?
НАТАЛЬЯ МУЖИЧКОВА, КОМПАНИЯ «5-55»:
– В основном за предоставление информации о первичных внутренних транзакциях ИТ-подразделения, связанных с предоставлением ИТ-услуг. Политика взаиморасчетов определяет, сколько и в какой форме потребитель должен заплатить за сервисы, а учетная система описывает правила регистрации хозяйственных операций ИТ-отдела в учетном журнале (аналогично журналу проводок в бухгалтерии), а также правила использования этих данных при отнесении на себестоимость в соответствии с выбранными центрами затрат. Данная задача решается в рамках процессов, описанных в книге ITIL «Поддержка услуг».