При направлении работников в командировки работодатель возмещает им расходы по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения работодателя (ст. 168 ТК РФ). Как видите, компания имеет полное право компенсировать работнику стоимость краткосрочной аренды автомобиля в командировке.
Такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль при наличии их документального подтверждения. При этом НДФЛ с суммы возмещения удерживать не надо. Расскажем подробнее.
Налог на прибыль
Перечень командировочных расходов, принимаемых к учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль, установлен в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и является открытым. Как и любые другие расходы, признаваемые при исчислении налога на прибыль, затраты на командировки должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Налоговый кодекс не определяет виды первичных документов, подтверждающих понесенные налогоплательщиком расходы, а также порядок их оформления, но требует их соответствия законодательству РФ.
Согласно п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением документов, подтверждающих расходы, связанные с командировкой. Таким образом, документальным подтверждением командировочных расходов в целях налога на прибыль в виде услуг каршеринга может являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы, наличие заключенного договора аренды транспортного средства, а также документов, подтверждающих факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке.
Отметим, что налоговики не возражают против учета в расходах по налогу на прибыль затрат командированного сотрудника на услуги каршеринга при наличии соответствующего документального подтверждения (письмо УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@). Давайте посмотрим, какими документами можно подтвердить осуществленные расходы (оплату) и факт использования арендованного автомобиля для служебных нужд в период нахождения в командировке.
При оказании услуг каршеринга взаимодействие с клиентом осуществляется посредством мобильного приложения. За оказанные услуги средства автоматически списываются с банковской карты, привязанной к личному кабинету мобильного приложения. При этом в соответствии с требованиями п. 5 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» клиенту на электронный адрес направляется кассовый чек.
На наш взгляд, распечатка этого чека и будет являться документом, подтверждающим понесенные расходы. Косвенно это подтверждается письмами Минфина России от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, в которых финансисты признали возможным подтверждение расходов командированного работника на такси кассовым чеком, выданным водителем по окончании поездки.
Что касается подтверждения факта использования арендованного автомобиля для служебных нужд в период нахождения в командировке, таким документом, по нашему мнению, может быть отчет командированного сотрудника, в котором им указаны маршруты поездок на арендованном автомобиле. Ведь согласно п. 1 ст. 252 НК РФ затраты можно обосновать документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
НДФЛ
Пунктом 3 ст. 217 НК РФ предусмотрено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). При этом в случае оплаты работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
В письме от 28.01.2019 № 13-11/011687@ специалисты УФНС России по г. Москве указали, что Трудовой кодекс и ст. 217 НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно. В связи с этим суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в командировке до места назначения и обратно, для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, и согласно п. 3 ст. 217 НК РФ освобождаются от обложения НДФЛ. При этом в организации должны иметься соответствующие документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля в этих целях, а также документы, подтверждающие оплату аренды автомобиля. В иных случаях данные расходы подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.
Отметим, что Минфин России придерживается аналогичной позиции в отношении обложения НДФЛ сумм возмещения работнику его расходов на оплату такси в командировке (письма от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180).