На наш взгляд, в перечислении денег командированному работнику, которому ранее были выданы денежные средства под отчет, при продлении срока служебной поездки никакого нарушения положений действующего законодательства нет. Поясним подробнее.
Аванс может быть наличным или безналичным
Взаимоотношения между работодателем и работником при направлении последнего в служебную командировку регулируются положениями Трудового кодекса. В нем сказано, что при направлении работника в командировку ему гарантируются сохранение места работы и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст. 167, 168 ТК РФ). С этой целью работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение).
Обычно аванс выплачивается работнику из кассы наличными перед отъездом в командировку. Однако он может быть выдан и в безналичном порядке, например путем перечисления денег работнику на его карточный счет. В Положении на этот счет не содержится никаких ограничений. А Банк России в письме от 24.12.2008 № 14-27/513, отвечая на вопрос, возможно ли осуществление операций по переводу средств на командировочные расходы с расчетных счетов юридических лиц на личные карточные счета клиентов — физических лиц, разъяснил, что данный вопрос к компетенции Банка России не относится и находится в плоскости применения трудового законодательства.
Статьей 168 ТК РФ определено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, прописываются в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. Таким образом, из совокупности положений ТК РФ, Положения и разъяснений Банка России следует, что компания вправе прописать в своем локальном акте правило, что аванс на командировку может выдаваться как наличными денежными средствами, так и в безналичном порядке.
Отметим, что вывод о возможности выдачи аванса на командировку путем перечисления денег на банковскую карточку работника содержится и в письме Минфина России № 02-03-10/37209, Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013.
Если командировка продляется
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения). На наш взгляд, фразу «по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу» нельзя рассматривать как запрет выплачивать аванс на командировку частями. Ведь исходя из п. 10 Положения и ст. 167, 168 ТК РФ работодатель должен выдать работнику сумму аванса в размере, который позволит компенсировать ему понесенные в командировке расходы. При продлении срока командировки у работника возникают дополнительные затраты, которые не были изначально предусмотрены. Следовательно, работодатель обязан обеспечить работника необходимыми денежными средствами для покрытия этих затрат. При этом требовать от работника расходования на эти цели его личных средств (с последующим их возмещением) работодатель не вправе (Апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 25.07.2013 по делу № 33-1595/2013).
Таким образом, компания вправе выдать работнику перед его отъездом в командировку аванс наличными денежными средствами, а при продлении срока командировки перечислить ему в безналичном порядке дополнительные денежные средства, необходимые для покрытия возникших затрат. При этом выдача денег налом и безналом является частями одного аванса. Их нельзя рассматривать как разные авансы, поскольку выданы они в связи с нахождением работника в одной командировке. По возвращении из нее работник представит один авансовый отчет, в котором отразит все полученные авансом суммы (и из кассы, и перечислением на его счет).
Нарушений нет
Перечисление безналичных денег в дополнение к ранее выданному наличными денежными средствами авансу нельзя рассматривать как нарушение п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — указания). Во-первых, данный документ определяет порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами (п. 1 указаний), поэтому его положения не могут применяться к операциям по перечислению денежных средств в безналичном порядке. Во-вторых, речь в п. 6.3 указаний идет лишь о запрете выдачи под отчет наличных денег до полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее выданным суммам наличных денег. Поэтому в случае передачи денег под отчет в безналичном порядке этот запрет не действует.