Л. Перова, г. Рязань
Под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). То есть в командировку можно отправить только работника организации. Это подтверждается и п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. В нем сказано, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.
Из вопроса следует, что учредитель в трудовых отношениях с организацией не состоит. Поэтому считать его поездку командировкой нельзя, и затраты учредителя на эту поездку командировочными расходами не являются. В такой ситуации получается, что учредитель поехал с сотрудником по собственной инициативе. А значит, все затраты, которые он понес на эту поездку, являются его личными расходами. Соответственно, компания не сможет учесть возмещение таких затрат в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Ведь в расходы включаются только обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные самой организацией (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Так как компания оплачивает за учредителя его собственные расходы, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (ст. 41, п. 1 ст. 210 НК РФ). Страховыми взносами сумму возмещения облагать не нужно, поскольку такая выплата осуществляется вне рамок трудовых отношений (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ). Не будет она облагаться и взносами на травматизм (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, далее — Закон № 125-ФЗ).
Все расчеты с учредителем нужно отражать в бухгалтерском учете на счете 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами». Использовать для этих целей счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» нельзя. Ведь подотчетным лицом может быть только работник (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П).
Следовательно, если компания выдала учредителю деньги из кассы до поездки, вся полученная сумма является доходом учредителя (п. 1 ст. 210 НК РФ). Из нее компания, как налоговый агент, должна удержать НДФЛ по ставке 13% и уплатить его в бюджет (п. 1, 4, 6 ст. 226 НК РФ). Отчитываться по этой сумме после поездки учредитель не должен.
пример
Вместе с сотрудником в командировку отправился учредитель организации, не состоящий в ее штате. По возвращении из поездки для возмещения понесенных расходов учредитель представил документы, из которых следует, что сумма его затрат на поездку составила 10 000 руб. Организация приняла решение возместить ему эти расходы.
В бухгалтерском учете такое возмещение будет отражаться следующими проводками:
Дебет 91 Кредит 76
— 10 000 руб. — задолженность компании по возмещению затрат учредителю;
Дебет 99 Кредит 68.3
— 2000 руб. (10 000 руб. х 20%) — сформировано постоянное налоговое обязательство (ПНО);
Дебет 76 Кредит 68.1
— 1300 руб. — из суммы возмещения затрат удержан НДФЛ;
Дебет 76 Кредит 50
— 8700 руб. — сумма возмещения затрат за минусом удержанного НДФЛ выдана на руки учредителю;
Дебет 68.1 Кредит 51
— 1300 руб. — удержанный НДФЛ перечислен в бюджет.
Чтобы у организации была возможность учесть суммы возмещения затрат учредителя на поездку в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, а у учредителя эти суммы не облагались НДФЛ, с ним можно заключить срочный трудовой договор.
Согласно ст. 59 ТК РФ срочный трудовой договор может заключаться на время выполнения временных (до двух месяцев) работ. Трудовой договор, заключенный на время выполнения определенной работы, прекращается по завершении этой работы (ст. 79 ТК РФ). Конституционный суд РФ в Определении от 15.05.2007 № 378-О-П указал, что минимальную продолжительность срочного трудового договора законодательство не регламентирует. Таким образом, компания вправе заключить с учредителем срочный трудовой договор на выполнение работ по поиску потенциальных контрагентов в городе N и направить его туда в командировку.
В этом случае компания с полным правом учтет расходы на поездку учредителя как обычные командировочные расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом суммы возмещения командировочных расходов не будут облагаться ни НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).
По возвращении из командировки и предоставлении отчета с результатом работ срочный трудовой договор с учредителем будет завершен.
Обратите внимание, что во время действия трудового договора учредитель будет получать зарплату (средний заработок за время нахождения в командировке). Эти суммы будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.