Прежде всего, нужно отметить, что все зависит от того, каким образом оформлены отношения между работодателем и сотрудниками в части, касающейся командировок. В действующем законодательстве есть нормы, позволяющие работодателю регламентировать порядок выбора командированным сотрудником одного из доступных видов транспортных средств. И если работодатель этим правом воспользовался (судя по тому, что бухгалтерия требует разрешение руководителя организации на авиаперелет, так оно и есть), а работник установленные правила нарушил, в возмещении расходов могут отказать. Расскажем подробнее.
Работодатель обязан возместить сотруднику понесенные им в связи с направлением в служебную командировку затраты, в том числе расходы по проезду к месту командировки и обратно (ст. 167 и 168 ТК РФ). При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). В этих документах работодатель вправе прописать лимиты возмещения проездных расходов, порядок согласования вида транспорта, которым сотрудник будет добираться до места командировки, и т.п. Кроме того, есть Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее — Инструкция № 62), в п. 13 которой сказано, что при наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.
Напомним, что Инструкция № 62 в силу ст. 423 ТК РФ может применяться в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. На это неоднократно указывали суды (см., например, Определение ВАС РФ от 22.06.2012 № ВАС-4357/12). Требование о согласовании вида транспорта между командированным сотрудником и работодателем положениям ТК РФ не противоречит, напротив, корреспондирует с правом работодателя определять порядок возмещения командировочных расходов, закрепленным в ст. 168 ТК РФ.
Получается, что только в том случае, когда порядок выбора вида транспорта для поездок в командировки не оговорен коллективным договором или локальным актом организации и работодатель не предложил сотруднику воспользоваться конкретным видом транспорта, последний вправе принять решение самостоятельно, а работодатель обязан возместить понесенные расходы. Если же в локальном акте организации или в коллективном договоре прописаны порядок выбора вида транспорта и согласования с работодателем целесообразности использования другого, более дорогостоящего способа проезда, а сотрудник эти правила нарушил, возместить затраты будет проблематично.
В то же время, на наш взгляд, в таком случае работодатель должен оплатить расходы в пределах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Это следует из системного толкования ч. 1 и 2 ст. 168 ТК РФ. Например, в ситуации, описанной в вопросе, при отказе работодателя оплатить авиабилеты сотрудник вправе потребовать выплаты компенсации в сумме, которую он затратил бы, если бы поехал в командировку поездом. При отказе выплатить и такую компенсацию нужно обращаться в суд с соответствующим иском. Аргументировать заявленные требования можно тем, что расходы на проезд в командировку реально осуществлены и задание руководителя выполнено — и то и другое подтверждено документально и не может быть поставлено под сомнение.
Теперь о налогообложении. От обложения НДФЛ в силу п. 3 ст. 217 НК РФ освобождаются суммы фактически возмещенных организацией документально подтвержденных расходов работника по проезду к месту командировки и обратно, независимо от размера такого возмещения. Ведь доходом физлица по условиям ст. 41 НК РФ признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить в соответствии с главой 23 НК РФ. Независимо от того, какая сумма была истрачена на покупку билетов, работник не получает какой-либо выгоды в связи с этим, а значит, нет и доходов, облагаемых НДФЛ. Этот вывод подтверждается и письмом Минфина России от 30.12.2011 № 03-04-06/6-364.