Ваша организация применяет УСН с объектом налогообложения «доходы», поэтому количество и стоимость израсходованных ГСМ на исчисление единого налога не влияют.
Что касается норм расхода ГСМ, приведенных в Руководящем документе № Р3112194-0366-03 Минтранса России от 29.04.2003,то они носят рекомендательный характер, поскольку документ не прошел государственную регистрацию в Минюсте России. Кроме этого, в НК РФ не предусмотрено, что Минтранс РФ утверждает какие либо нормы для расчета налогов. Поэтому данный документ в целях налогообложения не применяется.
Организация может разработать свои собственные нормы по расходованию ГСМ, исходя из конкретных технических характеристик автомобиля, времени года, условий эксплуатации и т.п. Утвердить их следует приказом руководителя.
Возможен также вариант, когда приказом руководителя устанавливается списание ГСМ по фактически произведенным затратам. Однако он не позволяет самой организации контролировать использование автомобилей и расход ГСМ в производственных целях.
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, таки в натуральной форме, а также доходы в виде материальной выгоды.
Если в вашей организации для приобретения ГСМ водителям выдают наличные деньги под отчет, то при представлении ими авансовых отчетов с приложением кассовых чеков с АЗС у них не будет дохода, а следовательно, не будет и объекта обложения НДФЛ. Это в полной мере относится и к ситуации, когда в организации приобретаются талоны на бензин, а затем они выдаются водителям.
Главное — документально подтвердить, что все приобретенные работником ГСМ были израсходованы для поездок автомобилей именно по производственным нуждам предприятия. Таким документом будет путевой лист автомобиля (формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97№ 78).