Алгоритм действий в случае отмены командировки прописывается в локальном акте организации — Положении о командировках работников организации.
Если в вашей организации такого документа нет или он есть, но в нем отсутствуют положения, касающиеся процедур отмены командировки работников, то порядок действий должен быть следующим:
1. Составьте служебную записку на имя руководителя организации с обоснованием причины отмены командировки.
2. Издайте приказ об отмене командировки и аннулировании командировочного удостоверения. Такой приказ составляется в произвольной форме.
Обязательно отразите в нем конкретный срок, в течение которого работник обязан сдать в бухгалтерию организации полученный аванс на командировочные расходы.
3. Ознакомьте с этим приказом работника. Под роспись.
4. Внесите запись об аннулировании командировочного удостоверения в журнал регистрации работников, выезжающих в командировки (форма журнала утверждена приложением № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»).