Организация, безусловно, может возместить директору стоимость карт оплаты Интернета через Wi-Fi. Для этого ему достаточно написать служебную записку в бухгалтерию, приложить карточки и чеки на них. А вот вопрос учета этих сумм в расходах по налогу на прибыль требует серьезной проработки. Давайте разберемся.
Рабочие моменты
В подпункте 25 п. 1 ст. 264 НК РФ сказано, что в расходах признаются затраты на услуги связи. Передача данных и предоставление доступа к Интернету относится к услугам связи. Основание — ч. 1 ст. 57 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи».
Получается, что, с одной стороны, организация имеет право списать на расходы стоимость карт оплаты Интернета через Wi-Fi. Но у этого вопроса есть и обратная сторона: в офисе компании есть стационарный доступ в Интернет, в том числе и на рабочем месте директора. Насколько оправданны расходы на оплату соединений с Интернетом вне офиса и как их обосновать?
Обосновать указанные затраты следует их производственной необходимостью. Заметим, что выходом в Интернет через Wi-Fi за пределами организации может пользоваться не только директор, но и другие сотрудники. Например, такой доступ необходим им при переговорах с клиентами вне офиса, для проведения презентаций, демонстраций оказываемых фирмой работ или услуг и т.п. При этом выполнение такой обязанности, как переговоры и встречи с клиентами, должно быть закреплено в трудовых договорах с сотрудниками или в их должностных инструкциях.
Рекомендуем иметь в качестве подтверждающих документов также отчет сотрудника о проведенных переговорах. И естественно, необходимы сами карты и чеки на них. Также в этом случае нужно оформить распоряжение директора в бухгалтерию о возмещении сумм оплаты за карты работнику (приказ или служебная записка от сотрудника с визой руководителя). Отметим, что в организации может быть предусмотрен лимит возмещения указанных расходов.
При соблюдении условий об обоснованности и документальном подтверждении расходов Минфин России не против учета таких затрат при расчете налога на прибыль на основании подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ. Такая точка зрения высказана в письме Минфина России от 31.05.2007 № 03-03-06/1/348.
Спрячем Интернет в компенсации
Можно использовать еще один вариант для возмещения расходов на карты Wi-Fi. Этот способ подойдет для работников, которые в силу должностных обязанностей (проведение переговоров, презентаций и проч.) постоянно пользуются такими картами и при этом работают на личном ноутбуке. В этом случае стоимость оплаты Интернета можно заложить в сумму компенсации за использование личного имущества (ст. 188 ТК РФ). Но документальное оформление будет иное.
Во-первых, использование личного имущества должно происходить с согласия или ведома работодателя. То есть необходимо соглашение между работником и организацией. В нем же нужно указать размер возмещения расходов (ст. 188 ТК РФ).
Во-вторых, чиновники требуют конкретный расчет компенсации.
В-третьих, понадобятся документы, подтверждающие:
-
принадлежность имущества сотруднику (документы на покупку ноутбука);
-
использование имущества в служебных целях (приказ работодателя, соглашение об использовании имущества);
-
суммы понесенных физическим лицом расходов (чеки на покупку карт).
Обо всех нюансах отражения в составе расходов сумм компенсации сотрудникам за использование имущества в служебных целях Минфин России рассказывал в письмах от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 № 03-04-06/6-98 и от 24.03.2010 № 03-04-06/6-47.
Учитывать компенсацию следует по подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).
Напомним, что компенсации, выплачиваемые в соответствии с ТК РФ, не облагаются НДФЛ на основании ст. 217 НК РФ (письмо Минфина России от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327). Страховыми взносами эти выплаты также не облагаются (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2009 № 212-ФЗ). Однако организация должна располагать копиями документов, подтверждающих право собственности сотрудника на имущество и его расходы, понесенные при использовании вещи (письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19).