Как известно, если иностранный работник пробудет в России не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев, он становится резидентом (п. 2 ст. 207 НК РФ). Следовательно, НДФЛ, который был удержан с его доходов по ставке 30%, нужно пересчитать по ставке 13% с начала налогового периода, в котором нерезидент стал резидентом (п. 3 ст. 224 НК РФ, письма Минфина России от 09.12.2010 № 03-04-06/6-297 и от 16.04.2010 № 03-08-05).
С 2011 г. перерасчет НДФЛ работник-иностранец производит самостоятельно и только по окончании года, в котором изменился его статус. Работодатель лишь обязан по итогам налогового периода представить в налоговый орган справку о доходах этого физлица, указав в ней выплаченный доход, а также налог, исчисленный за весь год.
Порядок возврата налога налогоплательщикам — иностранным физическим лицам при приобретении ими статуса налогового резидента РФ определен п. 1.1 ст. 231 НК РФ.
Если налогоплательщик по итогам налогового периода приобретает статус налогового резидента РФ за данный период, то он вправе самостоятельно произвести перерасчет налога, ранее уплаченного по ставке 30%. Для этого по окончании календарного года ему нужно представить в российский налоговый орган по месту жительства или пребывания декларацию по форме 3-НДФЛ (утверждена приказом ФНС России от 25.11.2010 № ММВ-7-3/654@), а также документы, подтверждающие статус налогового резидента РФ за указанный период.
Статус иностранного работника можно подтвердить справками, подготовленными на основании сведений табеля учета рабочего времени, проездными документами, квитанциями о проживании в гостинице, копией паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы и другими документами (письма Минфина России от 07.10.2008 № 03-04-06-01/292, ФНС России 23.09.2008 № 3-5-03/529@).
Возврат излишне удержанного налога производится налоговым органом на основании письменного заявления (п. 1 ст. 231 НК РФ). Срок для возврата переплаты исчисляется со дня подачи заявления, но не ранее чем с момента завершения камеральной проверки либо с момента, когда такая проверка должна быть завершена (п. 2 ст. 88 НК РФ, п. 11 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.2005 № 98).
В бухучете никакого перерасчета делать не надо, так как организация излишне перечисленный налог не вернет из бюджета.