По общему правилу неполное рабочее время может быть установлено по соглашению сторон трудового договора. Соответствующий режим рабочего времени может быть установлен сторонами как без ограничения срока, так и на определённый срок. Такое соглашение должно быть оформлено с каждым работником в письменном виде, как того требует ст. 72 ТК РФ. Инициатива заключения этого соглашения может исходить как от работника, так и от работодателя.
В ситуации же, когда инициатором изменения определённых сторонами условий трудового договора (в данном случае - условий о режиме рабочего времени) выступает работодатель, а работник возражает против этого, подобное изменение должно осуществляться в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ, при наличии соответствующих оснований. В соответствии с указанной статьёй в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определённые сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника. При этом бремя доказывания наличия обстоятельств, которые послужили причиной изменения обязательных условий трудового договора, лежит на работодателе (п. 21 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.04 № 2).
Согласно ч. 2 ст. 74 ТК РФ о предстоящем изменении условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость такого изменения, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ. Требование о необходимости письменного уведомления работников может считаться соблюдённым при наличии у работодателя соответствующего документального подтверждения (например, расписки работника в получении указанного уведомления).
Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учётом его состояния здоровья. Работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (ч. 3 ст. 74 ТК РФ). При отсутствии указанной работы или в случае отказа работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
В случае, когда причины, указанные в ч. 1 ст. 74 ТК РФ, могут повлечь за собой массовое увольнение работников, работодатель в целях сохранения рабочих мест имеет право с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации и в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев. Если работник отказывается от продолжения работы в режиме неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, то трудовой договор расторгается в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя). При этом работнику предоставляются соответствующие гарантии и компенсации.
При отсутствии оснований, предусмотренных ст. 74 ТК РФ, установление режима неполного рабочего времени будет неправомерным. И в случае возникновения трудового спора работодателю необходимо будет доказать, что определённые сторонами условия трудового договора не могли быть сохранены, а их изменение явилось следствием осуществлённых организационных или технологических изменений условий труда. При отсутствии таких доказательств прекращение трудового договора по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ или изменение определённых сторонами условий трудового договора не может быть признано законным (п. 21 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.04 № 2).