Да, вы можете учесть расходы на обучение сотрудника, который не получил подтверждающий документ, при расчете налога на прибыль. Но сразу скажем, что в этом случае возможны претензии со стороны проверяющих.
Какая первичка нужна?
Одним из условий признания стоимости обучения работников в составе расходов по налогу на прибыль является документальное подтверждение произведенных затрат. Во-первых, такое требование о документальном подтверждении расходов прямо предусмотрено в п. 1 ст. 252 НК РФ. Во-вторых, в подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ сказано, что организация должна хранить документы, подтверждающие расходы на обучение, на протяжении всего срока действия договора на обучение и одного года работы сотрудника, учеба (профподготовка или переподготовка) которого были оплачены организацией, но не менее четырех лет.
Специалисты финансового ведомства рекомендуют иметь на руках:
— договор с образовательным учреждением;
— приказ руководителя о направлении работника на обучение;
— учебную программу образовательного учреждения;
— сертификат или иной документ об окончании обучения;
— акт об оказании услуг.
Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 21.04.2010 № 03-03-06/2/77. И как показывает практика, налоговые органы при отсутствии вышеназванных документов, в частности, если работник не закончил обучение или же не получил документ об окончании учебы, не признают расходы на обучение при расчете налога на прибыль.
Но, на наш взгляд, такой подход не правомерен. Это подтверждает и судебная практика. Большинство судов встают на сторону налогоплательщиков. Так, арбитры ФАС Московского округа в постановлении от 07.06.2011 № А40-113400/10-127-567 указали на то, что п. 3 ст. 264 и п. 1 ст. 252 НК РФ не ставят момент признания расходов на профессиональную переподготовку работника организации в зависимость от окончания обучения. Для подтверждения произведенных расходов достаточно иметь на руках договор с образовательным учреждением, копию лицензии этого учреждения и документ об оплате обучения.
Не забудьте про другие условия
Кроме документов, подтверждающих расходы на обучение, организация должна выполнить еще три условия, при соблюдении которых организация вправе учесть расходы на обучение. Напомним их.
Во-первых, при расчете налога на прибыль организация может учесть расходы на обучение сотрудников по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, а также затраты на профессиональную подготовку и переподготовку.
Перечень основных профессиональных образовательных программ содержится в ст. 9 Закона РФ от 10.07.92 № 3266-1 «Об образовании» (далее — Закон № 3266-1). К ним относятся следующие программы:
— начального профессионального образования;
— среднего профессионального образования, в том числе интегрированные образовательные программы среднего профессионального образования в области искусств;
— высшего профессионального образования (программы бакалавриата, подготовки специалиста и магистратуры);
— послевузовского профессиона-льного образования (аспирантура, адъюнктура, ординатура, интернатура и докторантура).
Понятие «профессиональная подготовка» также дано в Законе № 3266-1. Под ней понимается ускоренное приобретение обучающимся навыков, необходимых для выполнения определенной работы, группы работ. При этом такая подготовка не сопровождается повышением образовательного уровня обучающегося (ст. 21 Закона № 3266-1).
Что касается понятия профессиональной переподготовки, то его в Законе № 3266-1 нет. Оно содержится в п. 1 Положения о порядке и условиях профессиональной переподготовки специалистов, утвержденного приказом Минобразования России от 06.09.2000 № 2571. Целью профессиональной переподготовки является совершенствование знаний специалистов для выполнения нового вида профессиональной деятельности или же для получения дополнительной квалификации.
Для учета при расчете налога на прибыль расходов на обучение компания должна выполнить определенные условия. Они перечислены все в том же п. 3 ст. 264 НК РФ. Во-первых, учесть плату за обучение можно только в отношении работников, с которыми заключены трудовые договоры, и физических лиц, с которыми после обучения будут заключены трудовые договоры.
Во-вторых, у образовательного учреждения должна быть соответствующая лицензия. Если же обучение проводит иностранная организация, то она должна иметь соответствующий статус.
В-третьих, обучение работников должно проводиться в интересах организации. Этого уже требует ст. 252 НК РФ, в которой содержится условие о том, что для целей налогообложения прибыли расходы должны быть экономически обоснованны.
НДФЛ и страховые взносы
Пункт 21 ст. 217 НК РФ освобождает от обложения НДФЛ оплату за работника стоимости обучения. Не возникнет объекта по НДФЛ, если выполняются определенные условия. Сразу скажем, что они схожи с требованиями, предъявляемыми к расходам для целей налогообложения прибыли.
Во-первых, работники должны учиться по основным и дополнительным общеобразовательным и профессиональным образовательным программам или же проходить профессиональную подготовку и переподготовку. Во-вторых, обучение должно проводиться в российских образовательных учреждениях, имеющих соответствующую лицензию, либо в иностранных образовательных учреждениях, у которых есть соответствующий статус.
А как быть, если работник сам платит за свое обучение, а работодатель возмещает ему затраты? В этом случае также не придется платить НДФЛ. Но основание будет другое — п. 3 ст. 217 НК РФ. В соответствии с этой нормой Кодекса не учитываются при налогообложении компенсации расходов работника, связанные с повышением его профессионального уровня. Напомним, что ст. 196 Трудового кодекса обязывает работодателя при необходимости проводить профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации работников, обучение их вторым профессиям, а также обучение в образовательных учреждениях.
Что касается страховых взносов, то стоимость обучения работников не облагается взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, если учеба проводится по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, а также в том случае, когда работники проходят профессиональную переподготовку (подп. 12 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Не нужно начислять взносы и с суммы компенсации работникам расходов на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации (подп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212‑ФЗ). С таким подходом согласны и специалисты ФСС России (письмо от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985) и Минздравсоцразвития России (письмо от 06.08.2010 № 2538-19).
Аналогичный порядок предусмотрен и для взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (подп. 2 и 13 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).