Расходы, связанные с оплатой ресторанного обслуживания, необходимого для ведения деловых переговоров, на наш взгляд, можно рассматривать в качестве расходов на обслуживание представителей других организаций. Причем независимо от того, где проведена встреча. Эти затраты организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения прибыли.
Представительские расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).
К представительским относятся затраты на официальный прием и обслуживание представителей организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или другого руководящего органа плательщика, независимо от места проведения таких мероприятий (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих в размере, не превышающем 4% от расхода на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Плательщик обязан помнить, что расходы должны быть обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Для этого необходимы не только первичные документы (счета, акт на списание), которые подтверждают произведенные расходы, но и документы, подтверждающие связь их с производством. Такими документами являются: смета представительских расходов, повестка для предстоящих переговоров, официальные приглашения участникам, протокол переговоров. Кроме того, перед командировкой должен быть составлен приказ руководителя о выдаче подотчетных сумм. В нем также указываются лица, которым предоставляются денежные средства.
В данной ситуации все эти документы есть у организации. Поэтому смело можно сказать, что представительские расходы обоснованны и документально подтверждены.
Однако следует обратить внимание на то, каким образом производится списание на представительские расходы спиртных напитков. Ведь если переговоры проходили в ресторане, то вполне возможно, что в счете указана стоимость спиртных напитков.
По этому поводу существуют письма и разъяснения налоговиков и Минфина РФ. Давайте рассмотрим все по порядку.
Для признания в качестве представительских расходов затрат по приобретению продуктов питания в магазинах и готовых блюд в ресторанах организация должна представить программу проведения официального приема. В ней указываются вид официального мероприятия (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие), дата мероприятия, место проведения, меню, перечень товаров и услуг, используемых для проведения приема, состав и количество официальных лиц. Об этом говорится в Письме УМНС России по Московской области от 10 марта 2004 г. В отношении расходов по приобретению алкогольной продукции налоговики отметили, что поскольку «алкогольные» расходы не предусмотрены исчерпывающим перечнем затрат на представительские цели, то их нельзя учитывать в составе расходов для целей налогообложения прибыли (п. 2 ст. 264 НК РФ). Почему же алкоголь нельзя отнести к «буфетному обслуживанию» или «расходам на проведение обеда или другого такого же мероприятия»? Ведь блюда, которые подаются на приемах, в перечне тоже не перечислены.
К противоположному выводу пришел ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 31 мая 2004 г. № А56-34683/03. По мнению налогового органа, подателя жалобы, организация неправомерно включила в состав прочих расходов в качестве представительских расходов стоимость алкогольных напитков. Рассмотрев дело, судьи сочли, что в п. 2 ст. 264 НК РФ не детализируется перечень затрат, которые относятся к представительским расходам. Данная норма не определяет перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов. В итоге было принято решение, что налогоплательщик обоснованно включил в состав прочих расходов затраты на приобретение алкогольной продукции в качестве представительских расходов.
Есть еще одно разъяснение по этому сложному вопросу, которое представил Минфин РФ (Письмо от 9 июня 2004 г. № 03-02-05/1/49). Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает следующее. Расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы, которые не превышают 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, если они произведены в размерах, предусмотренных обычаем делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок). При этом под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе (ст. 5 ГК РФ).
По нашему мнению, несмотря на то что понятия «обычаи делового оборота» НК РФ не содержит, это не исключает возможности отнесения к представительским расходам затрат на алкоголь.