Несмотря на то что возмещение расходов, связанных с разъездным характером работы, предусмотрено трудовым договором, учесть данные выплаты в составе расходов при определении налоговой базы по УСН вы не сможете. Объясним почему.
Перечень затрат, которые можно учесть в составе расходов при определении налоговой базы по УСН, содержится в ст. 346.16 НК РФ и является закрытым. В нем не поименованы расходы, связанные с компенсацией работникам затрат, связанных со служебными разъездами.
Посмотрим, можно ли учесть такие расходы в составе расходов на оплату труда. Затраты на оплату труда учитываются в составе расходов на основании подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) в порядке, предусмотренном ст. 255 НК РФ. Согласно этой статье в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
В частности, к расходам на оплату труда относятся начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе надбавки к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, работу в многосменном режиме, за совмещение профессий, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством РФ (п. 3 ст. 255 НК РФ), и другие виды расходов, произведенные в пользу работника, предусмотренные трудовым договором и (или) коллективным договором (п. 25 ст. 255 НК РФ).
Обратите внимание, что в п. 3 ст. 255 НК РФ не указана компенсация затрат сотрудникам, работа которых носит разъездной характер. И это не случайно. Дело в том, что трудовое законодательство под оплатой труда понимает вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты (ст. 129 ТК РФ). Компенсационные выплаты, входящие в систему оплаты труда, перечислены в главе 21 «Заработная плата» ТК РФ. К ним, в частности, относятся выплаты за работу в особых условиях, в ночное время, за сверхурочную работу, работу в выходные и праздничные дни. Все эти выплаты отличает одно качество: они не компенсируют работнику какие-либо его затраты, а являются дополнительным вознаграждением за труд в размере, определенном законодательством или трудовым (коллективным) договором.
В отличие от компенсационных выплат компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Возмещать сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, расходы, связанные со служебными поездками, обязывает работодателя ст. 168.1 ТК РФ.
Таким образом, возмещение организацией работникам, работа которых носит разъездной характер, расходов, связанных со служебными поездками, — это компенсация в смысле ст. 164 ТК РФ, а не компенсационная выплата, являющаяся элементом оплаты труда. Следовательно, такое возмещение нельзя учесть в составе расходов на оплату труда по ст. 255 НК РФ. Такой же вывод делает Минфин России (письма от 01.04.2010 № 03-03-06/1/211 и от 18.08.2008 № 03-03-05/87). Он считает, что подобные выплаты нужно учитывать в целях исчисления налоговой базы на прибыль на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
А раз такие выплаты не учитываются по ст. 255 НК РФ, при применении УСН их нельзя учесть на основании подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. И поскольку иных оснований для учета подобных затрат ст. 346.16 НК РФ не содержит, данные выплаты вообще не учитываются в составе расходов при УСН (письмо Минфина России от 16.12.2011 № 03-11-06/2/174).