Очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков устанавливается графиком (ст. 123 ТК РФ), унифицированная форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
На очередной год график отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Поэтому сейчас график уже должен быть утвержден. Но, учитывая, что его неправильное оформление (при том, что утвержденного порядка его составления нет) может повлечь административную ответственность, лучше лишний раз проверить, учли ли вы все требования трудового законодательства.
Напомним, что административная ответственность за нарушение правил составления графика отпусков предусмотрена в ст. 5.27 КоАП РФ. Привлекает к ответственности Государственная инспекция труда (решение Арбитражного суда г. Москвы от 11.07.2006, 18.07.2006 № А40-43990/06-121-230 и постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.12.2007 № 09АП-15881/2007-АК, № А40-39753/07-130-267).
Локальный нормативный акт
Чтобы предотвратить возможные споры, советуем закрепить порядок составления и утверждения графика отпусков в локальных нормативных актах, например в правилах внутреннего трудового распорядка. В этом документе надо описать все этапы составления графика: от сбора пожеланий работников по поводу времени отпуска до уведомления работника о начале очередного оплачиваемого отпуска.
График отпусков оформляется локальным актом организации. Это должен быть приказ руководителя (или уполномоченного руководителем лица) с приложением утвержденной данным приказом табличной формы графика (она закреплена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Причем этот документ, как сказано в ст. 123 ТК РФ, обязателен для исполнения как работодателем, так и работником.
Порядок утверждения
На очередной год график отпусков утверждается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (если она есть на предприятии; при отсутствии в организации профсоюзной ячейки график в согласовании не нуждается). Порядок утверждения графика такой же, как и для принятия локальных нормативных актов (ст. 123 ТК РФ).
Для сбора пожеланий работников относительно времени отпусков можно составить опросный лист в произвольной форме. В нем отражаются фамилия и должность каждого сотрудника, время начала отпуска (или каждой части отпуска, если работник воспользовался своим правом в соответствии со ст. 125 ТК РФ разделить отпуск на части), дата заполнения опросного листа и подпись работника. Такой опросный лист будет документом, подтверждающим, что мнение работников при составлении графика отпусков было учтено.
Если мнение работника по поводу времени предоставления ему отпуска не учтено (например, одна из частей отпуска включена в график не в тот период, который указан в опросном листе), во избежание споров желательно получить письменное подтверждение, что работник не возражает против указанного для него в графике отпусков периода отдыха.
Льготные категории работников
Существуют категории работников, письменное подтверждение пожеланий которых относительно отпуска необходимо кадровой службе. Речь идет о тех работниках, в отношении которых работодатель, руководствуясь ч. 3 ст. 123 ТК РФ, обязан предоставить отпуск в удобное для них время:
- работниках в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
-
лицах, работающих по совместительству; им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
-
Героях Социалистического Труда и полных кавалерах ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.97 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);
-
Героях Советского Союза, Героях Российской Федерации и полных кавалерах ордена Славы (ст. 8 Закон РФ от 15.01.93 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);
-
инвалидах войны (ст. 14 Федерального закона от 12.01.95 № 5-ФЗ «О ветеранах», далее — Закон о ветеранах);
-
участниках Великой Отечественной войны (ст. 15 Закона о ветеранах);
-
ветеранах боевых действий (ст. 16 Закона о ветеранах);
-
военнослужащих, проходивших военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 г. по 3 сентября 1945 г. не менее шести месяцев, военнослужащих, награжденных орденами или медалями СССР за службу в указанный период (ст. 17 Закона о ветеранах);
-
лицах, награжденных знаком «Жителю блокадного Ленинграда» (ст. 18 Закона о ветеранах);
-
лицах, работавших в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст. 19 Закона о ветеранах);
-
супругах военнослужащих; им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.98 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
-
гражданах, подвергшихся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»);
-
гражданах, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закон РФ от 15.05.91 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
-
лицах, награжденных знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закон РФ от 09.06.93 № 5142-1 «О донорстве крови и ее компонентов»);
-
женщинах, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.81 № 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей»).
Кроме того, в некоторых случаях работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск по требованию работников, даже если в графике они указали другой период:
-
муж просит предоставить ему ежегодный отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
-
сотрудница пожелала уйти в отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
-
лицо, работающее по совместительству, уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ);
-
работник, являющийся родителем (опекуном, попечителем) ребенка в возрасте до 18 лет, просит предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения несовершеннолетнего ребенка, поступающего в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности (ст. 322 ТК РФ).
Извещение работника о начале отпуска
Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель должен извещать под роспись каждого работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Причем Кодекс предусматривает обязательный письменный порядок такого извещения. Поэтому данную обязанность лучше возложить либо на кадровую службу, либо на уполномоченного сотрудника.
В Трудовом кодексе РФ не установлены требования к форме извещения. На наш взгляд, удобнее ввести унифицированную форму и указывать в ней фамилию, имя, отчество и должность сотрудника, даты начала и окончания отпуска (части отпуска), количество календарных дней, дату направления уведомления. Обязательно должна быть дата, когда сотрудник получил это уведомление, причем заверенная его подписью.