Процессное управление рассматривается как метод выявления в деятельности избыточных, дублирующих или недостающих функций с тем, чтобы оптимизировать издержки, увеличить производительность труда сотрудников и, как следствие, повысить эффективность деятельности компании.
По мнению многих аналитиков, управление бизнеспроцессами (Business Process Management) — это управленческая концепция организации деятельности компании. Ее появление потребовало создания соответствующих информационных технологий (ИТ), помогающих определить бизнеспроцессы, автоматизировать их и наладить управление ими. Кроме того, использование методов, технологий, правил и инструментария описания бизнеспроцессов и управления ими позволяет эволюционно проводить изменения, направленные на совершенствование бизнеса и повышение его эффективности.
Существует несколько видов бизнеспроцессов. Кроме простейшей классификации на основные и вспомогательные, с точки зрения создания модели можно выделить управленческие, технологические, процедурные и исполняемые («ЭЖ», № 23, с. 19).
Каждый вид процесса отличается от другого, используется различными категориями работников, которые получают при этом «свои» функционал, автоматизацию и информацию из бизнеспроцессов.
Главная задача в проекте BPM — найти и правильно выстроить те составляющие бизнеспроцесса, которые помогут выстроить модель организации, архитектуру ее бизнеса.
По словам Виталия Елиферова, директора по качеству и организационному развитию ООО «ФОРС — Центр разработки», архитектура организации состоит из разных видов бизнеспроцессов, наложенных на организационную структуру. Одним из наиболее распространенных подходов к построению архитектуры системы управления является матрица Захмана (см. схему).
Любой бизнес начинается с целей. Они реализовывают бизнеспроцессы. Далее создается организационная структура — кто выполняет бизнеспроцессы по достижению поставленных целей. Результатом достижения поставленных целей являются данные.
Разработка целей начинается с определения миссии компании, ее видения.
Для каждого уровня иерархии в организации разрабатываются и определяются свои цели, процессы, ответственные и данные для управления.
Стратегический уровень
Цели последовательно декомпозируются сверху вниз по уровням иерархии. На стратегическом уровне разрабатывается дерево целей, выделяются процессы верхнего уровня как объекты для управления, планирования, бюджетирования. Проводится привязка объектов к целям и планам, распределяется ответственность за достижение плановых целей, осуществляются контроль и анализ исполнения.
Автоматизация процесов на этом уровне может включать создание у руководителя панели, которая отражает ход и результаты бизнеспроцессов.
Выстраивание архитектуры с помощью матрицы Захмана происходит по правилам: от целей к процессам, далее к целям нижнего уровня. То есть слева направо и сверху вниз (см. схему).
Технологические процессы
На следующем, технологическом, уровне сотрудники должны знать технологию работы и выполнения каждой операции процесса.
Для этого нужно задокументировать технологию, выделить этапы для разнесения затрат по переделам, согласовать операции с «функциями» и «задачами» в должностных инструкциях исполнителей, согласовать бизнеспроцессы по входам и выходам между собой. Важно также определить владельца процесса и ответственных за каждый участок, предусмотреть координацию их работ.
Процессы — процедуры
Исполнителями этих бизнеспроцессов могут быть разные люди в различных подразделениях компании и на разных уровнях иерархии. Отличие от уникальных технологических процессов заключается в распределении ответственности по ролям. Поэтому возникает потребность в универсальных про
цедурах выполнения однотипных операций в различных подразделениях.
Например, заключение договоров состоит из нескольких действий: его инициация, два или три согласования, утверждение. В зависимости от того, в какой структуре заключается договор инициатором, согласующими и утверждающими могут быть разные должностные лица.
Отличительной особенностью такого рода бизнеспроцессов является отсутствие у них владельца. Можно только определить владельца универсальной процедуры — ответственного за ее правильность и актуальность.
Необходимость существования нескольких экземпляров одной и той же процедуры в различных местах организации предъявляет повышенные требования к правилам их разработки и отражения в модели.
Исполняемые бизнеспроцессы
Исполняемые бизнеспроцессы — это процессы самого нижнего уровня. Они используются в системах документооборота и требуют детального описания для последующей автоматизации.
Чтобы настроить WorkFlow (DocFlow), необходимо подробное документирование и атрибутирование всех объектов и связей модели, импорта/экспорта данных из других информационных систем.
У этих процессов нет владельцев, и в разных информационных системах могут быть разные, несовпадающие бизнеспроцессы (ERP, управление кадрами, рисками, документооборот и т.д.).
Интеграция в ИТинфраструктуру
Следование этой схеме, по мнению В. Елиферова, позволяет реализовать комплексный подход к построению архитектуры бизнеса, совершенствованию бизнеспроцессов и их интеграции в ИТинфраструктуру. Она должна обеспечивать: хранение и доступ к информации и атрибутам бизнеспроцессов, планирование, отчетность и учет по бизнеспроцессам, связь бизнеспроцессов с перечнем должностей и ролей и, наконец, автоматизировать исполняемые бизнеспроцессы.
Использование ИТ помогает управлять эффективностью бизнеспроцессов и конфигурацией ИТинфраструктуры. При этом надо помнить, что ИТинфраструктура призвана поддерживать архитектуру бизнеса, а не перестраивать бизнес под архитектуру программных продуктов.
Следуя заповедям
О необходимости руководствоваться правилами при реализации управления бизнеспроцессами говорит и Михаил Терлецкий, менеджер по работе с ключевыми заказчиками компании Software AG в России и СНГ.
Соблюдение правил (см. 15 заповедей), разработанных специалистами компании, позволит руководителям максимально быстро и безболезненно провес
ти изменения в компании, научит грамотно управлять сотрудниками, мотивируя их деятельность и правильно распределяя роли в процессе.
Эти составляющие успеха, по словам М. Терлецкого, нужно постоянно повторять себе, чтобы не совершить одну из тех ошибок, которые губят даже самые благие начинания.
Если научиться трезво оценивать ситуацию в компании и смотреть на бизнеспроцессы с совершенно новой точки зрения, открыв в себе способность к «другому» мышлению, можно сильно преуспеть в своем деле.
Методы, технологии, правила и инструментарий создания бизнеспроцессов и управления ими уже давно разработаны и проверены временем.
15 заповедей успешного управления бизнеспроцессами
1. Составьте план изменений.
2. Развивайте культуру «другого» мышления.
3. Не списывайте сокращение кадров на ВРМ.
4. Фокусируйтесь на потребителе.
5. Фокусируйтесь на сотрудниках, участвующих в процессе.
6. Определите роли, ответственность и вознаграждения.
7. Осознавайте реалии и обращайтесь к ответственным за ВРМ.
8. Найдите надежного спонсора.
9. Выбирайте правильный проект.
10. Управляйте ожиданиями.
11. Выберите методологию процесса.
12. Обеспечьте сбалансированный подход к технологии.
13. Активно используйте возможности обучения.
14. Не взваливайте все на свои плечи.
15. Получайте прибыль от опыта.
Источник: Software AG
Однако некоторые руководители, приступая к внедрению информационных систем или пытаясь перейти к процессному управлению, полностью их игнорируют, что затягивает работы и увеличивает затраты.
Тезис — сначала автоматизируем, а по ходу дела разберемся в бизнеспроцессах — приводит к нерациональным затратам. Юридической ответственности за нарушение правил построения бизнеспроцессов нет. Но пренебрежение ими сегодня похоже на экзерсис по натягиванию штанов через голову.
При изощренном умении, говорят, цели можно достичь.
В принципе и дом можно построить без фундамента, а фундамент подвести под готовый дом. Правда, это чревато известными, но часто не принимаемыми во внимание печальными последствиями и для архитектуры дома, и для его обитателей.