46% — доля крупного бизнеса на потребительском рынке систем электронного документооборота
Многие предприятия осуществляют переход от бумажного документооборота к электронному, но при этом далеко не все знают, как оценить эффективность и качество внедрения такой системы. Ведь именно эта оценка показывает, будет ли система электронного документооборота экономить ресурсы предприятия или вести к дополнительным издержкам.
Участники ежегодной Международной конференции-выставки по электронному документообороту и автоматизации управления DOCFLOW-2006 отметили тот факт, что основным условием получения эффекта от использования систем электронного документооборота (СЭД) является высокое качество их внедрения.
По мнению специалистов, качественно внедренная СЭД обладает следующими характеристиками:
-
для принятия решений руководство использует данные из СЭД;
-
контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных СЭД;
-
работа с документами внутри организации ведется только в электронном виде;
-
в системе работают все структурные подразделения компании, включая рядовых сотрудников;
-
СЭД успешно интегрирована с другими системами управления предприятием;
-
большинство пользователей системы используют электронную цифровую подпись;
-
системой охвачены все основные этапы документооборота компании — от регистрации входящих документов до согласования приказов.
Если реальная СЭД соответствует этим требованиям, руководство предприятия может рассчитывать на значимый эффект от ее использования.
Когда качество переходит в количество
Успешно внедренную СЭД характеризуют такие качественные показатели эффективности, как:
-
накопление корпоративных знаний в системе;
-
упрощение создания и поддержки системы менеджмента качества;
-
высокая корпоративная культура;
-
повышение качества принятия решений;
-
повышение управляемости предприятия;
-
создание и непрерывное улучшение имиджа организации;
-
информационная безопасность;
-
оптимальное распределение загруженности персонала.
Следствием каждого из этих показателей является определенный количественный результат, который можно измерить.
Высокая корпоративная культура и позитивный имидж современной организации приводят к повышению лояльности и росту числа клиентов, а также уважению со стороны поставщиков. Кроме того, снижаются текучесть кадров и неэффективные затраты рабочего времени.
Оптимальное распределение загруженности персонала ускоряет время обработки документов и соответственно увеличивает число обслуживаемых клиентов.
В любом случае самым главным показателем эффективности СЭД является то, в какую сторону изменилось соотношение между издержками и доходами предприятия после ее внедрения.
Расчеты и оценки
Однако не всегда количественный эффект от внедрения СЭД можно выразить в рублях. Зачастую его определяют путем прямых измерений либо с помощью экспертных оценок.
Константин Чермак, руководитель проекта компании Directum отметил, что сокращение времени на согласование документов можно рассчитать следующим образом: по каждому виду документа (приказ, служебная записка) посчитать время на создание/приемку задачи с данным типовым маршрутом и сравнить его с прежними затратами времени (по отзыву канцелярии/сотрудников).
А сокращение длительности поиска документов можно оценить так: вначале определить число документов, к которым обращались за последние 10 дней и которые найдены системой поиска, а затем посчитать количество времени, необходимого для того, чтобы найти соответствующие документы вручную, и сравнить оба результата.
Экспертная оценка эффективности может быть организована либо высококвалифицированными специалистами самой организации, либо с привлечением внешних экспертов. Сам процесс экспертизы проходит в рамках индивидуальных опросов (анкетирования) либо в форме открытых обсуждений в два этапа.
В начале внедрения определяются наиболее проблемные участки цикла документооборота, оценивается текущая ситуация и формулируются цели внедрения СЭД.
В конце внедрения оценивается, насколько эффективно были решены выявленные проблемы, анализируется, как изменилась ситуация, и определяется степень достижения поставленных целей внедрения. При этом, как правило, используются методы ранжирования (приоритеты целей) или баллов (оценка процесса до и после).
Таким образом, оценивая эффективность внедрения СЭД, руководство предприятия получает не просто отчет о результатах автоматизации документооборота, а четкое и ясное руководство к действию. В зависимости от оценки эффективности внедрения СЭД планируется дальнейшая политика увеличения эффективности бизнеса в целом.
Цели и результаты
Цель Эффект от внедрения
Сокращение времени на создание, поиск, Уменьшение затрат рабочего времени
согласование, ознакомление с документом
Уменьшение объема рутинных операций
Ускорение документооборота % ускорения
и бизнес-процессов Имидж современной организации
Улучшение качества обслуживания клиентов
Улучшение качества обслуживания клиентов Увеличение оборотов (доходов)
Оптимизация взаимодействия сотрудников Имидж современной организации
по нетиповым вопросам Уменьшение затрат рабочего времени
Повышение исполнительской дисциплины Уменьшение затрат рабочего времени
Снижение рисков невыполнения или
несвоевременного выполнения работ
Сокращение расходов на бумагу и оргтехнику Сокращение материальных затрат
Повышение экономической отдачи от % повышения использования техники
использования вычислительной и оргтехники % снижения простоев
ИСТОЧНИК: DIRECTUM