Первые шаги всегда самые сложные, особенно когда идешь непроторенной дорогой. Как свой путь начнешь — к такой цели и придешь. Поэтому к выполнению проектных работ нужно тщательно подготовиться.
Итак, в компании запланировали проект, назначен его руководитель, имеющий свою проектную команду, перед которой стоит главная цель — выполнить требования заказчика в срок с надлежащим уровнем качества при минимальных затратах.
На первом совещании проектной группы полезно обсудить цели и задачи проекта. В ходе дискуссии выясняется необходимость планирования буквально всех аспектов работы — от бюджета и сроков выполнения до устранения вероятных рисков и занятости участников по завершении проекта.
Общей целью планирования является структурирование первоначальной идеи в соответствии с ресурсными ограничениями исполнителя и требованиями заказчика. Структура проекта должна содержать не только последовательность этапов реализации, но и характеристику каждого из них — потребности, организационный, финансовый планы, промежуточные результаты.
При составлении плана необходимо ответить на следующие вопросы:
- Для чего он предназначен?
- Решение каких задач описывает план?
- Кого он затрагивает?
- Кто и в каком объеме должен быть проинформирован о нем?
- С кем он должен быть согласован?
- Какие изменения в плане наиболее вероятны?
- Что потребуется для его корректировки?
С этой целью руководитель проекта или лицо, ответственное за конкретный круг работ, регулярно отчитывается о планах и результатах их выполнения перед вышестоящей инстанцией в письменной форме с приложением всей плановой документации.
Сама процедура планирования осуществляется на двух уровнях: долгосрочный план проекта и краткосрочные планы отдельных этапов.
Планы отдельных этапов составляются на основе и в соответствии с общим планом проекта и устанавливают длительность текущего этапа. Очередность выполнения можно проиллюстрировать с помощью стрелочной диаграммы, на которой отмечаются сроки и длительность реализации каждого этапа (см. диагр.).
Удобным инструментом поэтапного планирования проекта является разметка «вешками». На языке проектного менеджмента «вешки» — это промежуточные результаты, которые должны быть достигнуты на важнейших участках проекта и без которых невозможна его дальнейшая реализация.
Этот инструмент позволяет также контролировать качество выполнения работ. По завершении очередной стадии заказчик может проверить достигнутый результат на соответствие первоначальным требованиям. В некоторых случаях судьба проекта будет зависеть от того, насколько успешно очередная «вешка» прошла проверку на качество.
Однако для комплексных проектов со сложной организационной и стадиальной структурой линейное, поэтапное планирование будет неэффективным. В этом случае используют дополнительные инструменты — структурный план проекта и план процессов.
Структурный план представляет собой иерархию проектных задач. На первый уровень ставятся главные задачи, решение которых приводит к достижению цели проекта. Затем каждая из них разбивается на подзадачи до тех пор, пока не будут определены неделимые задачи (пакеты работ). Последние, как правило, выполняются одним лицом или ограниченным кругом лиц (например, позвонить Иванову Ивану Ивановичу).
План процессов — это дальнейшая детализация структурного плана, отображающая логическую последовательность и взаимосвязь отдельных действий, являющихся содержанием пакетов работ. В результате его построения можно увидеть, кто, когда и что именно должен сделать в проекте и какие отдельные работы зависят друг от друга.
Характер процедуры планирования определяется масштабами и значимостью результатов проекта. Тем не менее она должна носить гибкий и адаптивный характер, а не сковывать творческую инициативу участников. И тогда даже в самом простом и краткосрочном проекте планирование сыграет ключевую роль в успешном достижении поставленных целей.