Как показывает практика, организации зачастую не уделяют должного внимания оформлению документов, сопровождающих движение товарно-материальных ценностей. Между тем это может привести к негативным последствиям. Наш материал — о месте товарно-транспортной накладной в товарообороте организации.
Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Составление данного документа необходимо в случае, если для перевозки товарно-материальных ценностей организация решила воспользоваться услугами специализированной транспортной организации.
На основании указанного документа:
· организация-продавец списывает ценности с баланса в момент перехода права собственности в соответствии с условиями заключенного договора (в котором желательно подробно прописать порядок передачи товарно-материальных ценностей с описанием его документального оформления);
· организация — получатель груза приходует данные ценности;
· транспортная организация производит расчет стоимости своих услуг.
Также немаловажным моментом является то, что для водителя организации-грузоперевозчика товарно-транспортная накладная служит основанием для перевозки груза, необходимым для предъявления сотрудникам ГИБДД.
Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов. При этом в незаполненных полях ставятся прочерки.
В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю отдельно.
Обычно накладную оформляет продавец (грузоотправитель), но по согласованию сторон документ может быть оформлен совместно с перевозчиком. Так, например, при централизованном вывозе грузов со станций железных дорог, из портов, с пристаней, аэропортов перевозка оформляется товарно-транспортными накладными, составляемыми совместно с работниками организаций — владельцев автотранспорта, железнодорожных станций, пристаней, портов, аэропортов.
Сама товарно-транспортная накладная состоит из двух частей:
1) товарной — определяющей взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащей для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;
2) транспортной — определяющей взаимоотношения грузоотправителей (заказчиков автотранспорта) с организациями — владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащей для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями — владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.
Товарно-транспортную накладную заверяют печатями и подписями всех субъектов, участвующих в экономических взаимоотношениях. Также в товарно-транспортных накладных могут регистрироваться и сопроводительные документы на перевозимый груз. Например, торговая накладная (форма ТОРГ-12, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132) может прикладываться к товарно-транспортной накладной в качестве приложения, когда непосредственно в товарно-транспортной накладной не представляется возможным перечислить весь перечень перевозимых ценностей. В этом случае в накладной необходимо отметить, что без прилагаемой формы ТОРГ-12 она недействительна. Также в товарно-транспортной накладной следует указать все реквизиты соответствующей товарной накладной, а также реквизиты других прилагаемых документов.
Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах. Первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей. Второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю. Потом второй сдается водителем грузополучателю для оприходования товарно-материальных ценностей. Третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями грузополучателя, сдаются организации — владельцу автотранспорта.
При этом третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация — владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику — заказчику автотранспорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
ВНИМАНИЕ!
По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры передаются организации — владельцу автотранспорта, поскольку первый экземпляр служит основанием для расчетов организации — владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы. При этом третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.
Сама форма бланка товарно-транспортной накладной (форма № 1-Т) является унифицированной формой первичной учетной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. А это значит, что наличие каких-либо документов, подтверждающих оказание услуг по доставке товарно-материальных ценностей в произвольной форме, при отсутствии товарно-транспортных накладных установленной законодательством формы не может считаться достаточным основанием для включения расходов на транспортировку груза в состав расходов как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения прибыли, а также может привести к признанию необоснованным вычета по налогу на добавленную стоимость по поставленным ценностям. Также немаловажным аспектом является и то, что товарно-транспортная накладная позволяет идентифицировать перевезенный груз и подтвердить экономическую обоснованность произведенных организацией расходов для целей налогового учета.
СПРАВКА
Кроме общей формы товарно-транспортной накладной (форма № 1-Т) существуют иные предусмотренные законодательством формы товарно-транспортных накладных, например, товарно-транспортная накладная (зерно) (форма № СП-31) по учету движения зерна, товарно-транспортная накладная (животные) (форма № СП-32), товарно-транспортная накладная (молсырье) (форма № СП-33), товарно-транспортная накладная (овощи, плоды, ягоды, лубяные культуры) (форма № СП-34) и товарно-транспортная накладная (шерсть) (форма № СП-35) по учету реализации продукции. Порядок применения и заполнения этих документов имеет свои специфические особенности.