Продолжая тему управления автотранспортным предприятием (см. «ЭЖ»№36, 41, 42), рассмотрим его информатизацию.
Реализовать потенциал, заложенный в информационной системе, можно только в том случае, если удастся избежать большинства «подводных камней», ожидающих автопредприятие в ходе ее внедрения. Опыт первых месяцев эксплуатации сетевой автоматизированной информационной системы на основе программного комплекса «Автобаза» в строительной фирме ЗАО «АК «Геострой» позволяет провести анализ основных факторов и причин, снижающих результативность внедрения информационной системы.
Анализируемые факторы и причины представлены схематически в виде диаграммы Исикавы , больше известной как «рыбий скелет». На ней в блоки заключены основные группы факторов, обусловливающих низкую результативность внедрения информационной системы (ИС). К стрелкам, их представляющим, примыкают стрелки самих факторов, относящихся к данной группе, а к ним, в свою очередь, — стрелки причин, обусловливающих активность факторов. Рассмотрим представленную схему.
Видение высшего руководства
Часто первые руководители фирмы придерживаются точки зрения, согласно которой все и так внедрится, а им достаточно разбить о борт корабля шампанское. Это крайне опасное заблуждение, поскольку ИС — аналог нервной системы человека, а построение механизма, который будет в дальнейшем управлять ногами и руками, не может быть отдано им откуп, так как они не знают, в чем нуждается организм в целом.
Кроме того, внедрение ИС направлено на развитие инфраструктуры управления, и ее состояние оказывает лишь опосредованное влияние на текущие финансовые результаты. А вследствие практически полного отсутствия знаний в области методологии и технологии создания информационных систем первый руководитель нередко ошибочно полагает, что можно сразу приступать к внедрению функций, интересующих его лично, что сильно сокращает допустимые сроки окончания проекта.
Видение исполнителей
Сотрудники, непосредственно работающие с базой данных, через некоторое время начинают испытывать острое разочарование, поскольку возможность автоматического формирования отчетности уже не кажется им справедливой платой за необходимость аккуратно и методично фиксировать события хозяйственной жизни. Нередко можно наблюдать и недовольство переносом акцента в оценке эффективности деятельности с отдельных рабочих мест на бизнес-процессы в целом. Кроме того, для ряда работников, занимающих промежуточное положение между исполнителями и специалистами, появляется возможность профессионального роста, но не все могут и хотят принять этот вызов и перестроиться.
Дефекты «регулярного» менеджмента
Одна из самых больших проблем современных систем управления автотранспортом — незначительное внимание к вопросам организации как основных процессов, так и процессов управления. Причины данного явления состоят в том, что, во-первых, организационная компонента деятельности начальника не может быть адекватно измерена и поэтому мало влияет на величину оплаты его труда, а, во-вторых, администрирование и распорядительство как виды деятельности гораздо более заметны, чем организация и управление.
Определенные сложности для внедрения создает и отсутствие традиций оценки персонала на основе степени достижения четких и конкретных целей. В результате частные цели, стоящие перед отдельными сотрудниками во время внедрения, никак не влияют на оценку эффективности их деятельности.
Нельзя недооценивать и известный консерватизм в использовании традиционных инструментов управления, например проектного управления, когда речь идет не о совершенствовании производственного процесса, а о совершенствовании системы управления в целом. Особенно парадоксальна подобная ситуация для строительных фирм, вся основная деятельность которых как раз организована в форме сменяющих друг друга проектов.
Особенности применяемых технологий управления
Самым важным фактором данной группы является, пожалуй, наличие разрывов в цепи подготовки и принятия решений.
Один из них вызван тем, что руководители среднего звена лишены свободы маневра. В результате информационные потоки замыкаются на первых руководителей, которые, как правило, не способны перерабатывать их в режиме реального времени.
Другой разрыв обусловлен тем, что специалисты и исполнители не знают тех целей, ответственность за достижение которых все-таки передана руководителям среднего звена, а они очень слабо представляют устройство и возможности информационной системы. В результате специалисты и исполнители не могут помочь руководителям, а руководители не могут организовать получение адекватной обратной связи о принятых решениях.
Все остальные факторы так или иначе связаны с особенностями управления персоналом. При мотивации часто преобладает метод кнута, что сильно снижает инициативность и, что более важно, вероятность принятия верных управленческих решений, поскольку создаются препятствия для реализации неформальных сетевых связей между сотрудниками из разных функциональных областей и разных уровней управления.
Кроме того, любая формализованная система настроена на довольно четкое распределение обязанностей между основными структурными подразделениями и отдельными специалистами. Однако подбор кадров на конкурсной основе проводится крайне редко. Как правило, принимается не тот специалист, который требуется, а тот, который есть на рынке труда. В результате замещение одной и той же должности разными сотрудниками способно сильно влиять на фактическое исполнение бизнес-процессов, на которые настроена ИС.
Следует также отметить низкую управленческую квалификацию сотрудников, замещающих ключевые руководящие должности, и отсутствие их понимания, что ее обязательно нужно повышать.
Специфика транспортной отрасли
Еще один немаловажный фактор, оказывающий влияние на результативность внедрения ИС, связан с наличием у большинства средних и крупных перевозчиков своей ремонтной базы, которая может быть расположена в разных населенных пунктах.
Развертывание распределенных вычислительных сетей, создающих предпосылки создания единого информационного пространства фирмы, тоже вызывает определенные сложности при внедрении, поскольку требует дополнительного времени на экспериментальную проверку работоспособности различных технологических решений. Более того, неудачные решения способны сильно нервировать пользователей и подрывать их доверие к ИС в целом.
Таким образом, автотранспортным фирмам, решившимся на внедрение сетевой автоматизированной информационной системы, надо быть готовыми к трудностям и заранее разработать меры по предупреждению возможного негативного влияния рассмотренных факторов и причин. В этом случае результаты не заставят себя долго ждать, и предприятие получит серьезный аргумент в конкурентной борьбе.