Отчеты сотрудников как дисциплинарный инструмент контроля их деятельности малоэффективен, а порой и вреден. Только тогда, когда руководство использует отчетные сведения в качестве обратной связи в управлении достижением поставленных целей, необходимость отчетов понятна персоналу, а они сами становятся средством фиксирования вклада каждого в общее дело.
Тотальная отчетность персонала сегодня сродни модному поветрию. Сведения о том, что сотрудники той или иной компании переходят к регулярному составлению отчетов о своей занятости на работе, попадают иногда даже в информационные ленты.
Из желания проконтролировать сотрудников руководители заставляют их фиксировать все, что они делают, полагая, что такие меры укрепят дисциплину и повысят управляемость.
Обычно в отчете необходимо представить сведения о выполнении плана, количестве сделанных звонков, проведенных встречах, их результатах, времени на повышение квалификации, на обсуждение производственных вопросов и так далее.
Однако далеко не всегда результат оправдывает ожидания. Как показывает практика, если отчетность сотрудников вводится только для острастки, то производительность труда падает, картина бизнеса преднамеренно искажается и увеличивается текучесть кадров.
В этих условиях большинство сотрудников считают отчеты ненужными тратами времени, инструментом недоверия и контроля, который их ущемляет. На составление отчетов уходит подчас почти половина рабочего времени, а в итоге руководитель успевает лишь бегло их просмотреть.
Но есть компании, в которых люди относятся к отчетам с пониманием, считают их полезными, особенно когда ритм работы напряженный. В таких организациях система отчетности напрямую связана с системой мотивации работников, направлена на предупреждение и ликвидацию возникающих проблем и на создание со стороны руководства более комфортных условий для реализации возможностей персонала.
Система отчетности сотрудников должна служить интересам бизнеса и, как следствие, интересам всех сотрудников. Ее основная задача не должна сводиться только к дисциплинарному контролю. Она должна поставлять в систему управления информацию, которая поможет своевременно диагностировать состояние бизнеса и принять адекватные управленческие решения.
В каждой компании в той или иной форме отчетность сотрудников существует. Где-то она более формализована и составляется с помощью ИТ-инструментов, где-то она представляет собой разговор руководителя и подчиненного о состоянии дел, планах на будущее, методах их реализации, сроках и критериях оценки.
Главное, выбрать такой вариант отчетности и ее структуру, чтобы она содержала лишь необходимую и достаточную информацию о достижениях поставленных целей и служила повышению управляемости.
Чем проще и понятнее сотрудникам система отчетности, тем легче с ней работать руководителям: определять нормы выработки, распределять задания и нагрузку на одного работника, следить за его профессиональным ростом.
По словам директора управления персоналом группы компаний «Спортмастер» Александра Алексеева, отчетность напрямую зависит от эффективности планов. Если планы прописаны хорошо, четко определены цели, все показатели понятны, то и отчеты по достижению поставленных целей пишутся быстро и дают хорошее представление о том, что и как в действительности было сделано.
Однако следует заметить, что отчеты об использовании рабочего времени полезно составлять каждому сотруднику, так как они помогают самому оценить затраты и оптимизировать выполнение тех или иных рабочих процедур.
Для этих целей можно воспользоваться таблицей, в которую вносится перечень наиболее значительных работ. Их регистрируют по мере выполнения. При этом важно указывать, завершена ли работа. Если завершена, то время на ее выполнение может служить своего рода нормой.
Для учета рабочего времени можно использовать и карточку А. Гастева, которую еще в 20-х годах прошлого столетия называли «хронокартой». Пометки в ней следует делать каждый час или каждые полчаса.
Содержание работы записывается кратко, рядом делаются отметки: П — подготовительная работа, Р — работа по должности, О — растраты времени (ожидание приема).
Составляя отчеты, учитывающие время, нужно помнить об основной цели — получить наилучший эффект с наименьшими затратами. Выбор метода учета всегда должен сопоставляться с целями учета, затраты времени на учет и составление отчетов — с ожидаемым эффектом. Очень важно проанализировать потери времени и выяснить их причины.
Главное, чтобы отчеты не стали самоцелью.
Опыт предприятий
ВЛАДИМИР САПУНЦОВ, ДИРЕКТОР ЦЕНТРА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ IBS:
— Деятельность компании — проектно-ориентированная. Отчетность по проекту ведется по 5 формам:
1. Общий отчет, в котором отражается информация о состоянии содержания проекта, его исполнении по контрольным точкам.
2. Отчет о загрузке персонала: каждый сотрудник производственного подразделения еженедельно отчитывается в своей работе, и его трудозатраты списываются на конкретные коммерческие проекты.
3. Блок отчетов по финансовым показателям в разрезе план — факт — прогноз.
4. Отчеты о движении денежных средств: деньги, поступившие от заказчика проекта, выплаты субподрядчикам и так далее.
5. Отчет о затратах — информация о трудозатратах из отчета о загрузке персонала, затраты на закупки, командировочные, другие затраты по проекту.
Отчеты по финансам актуализируются ежемесячно. После закрытия проекта составляется отчет о его выполнении, который дополняется описанием проекта для корпоративной базы знаний. Наша система качества предусматривает также финальный отчет аудитора по проекту.
Вся основная отчетность по проекту стандартизована, что позволяет ее легко консолидировать. В компании ведется общая база проектов, а сами процессы сбора отчетности автоматизированы.
ДМИТРИЙ КАЗАЧКОВ, УПРАВЛЯЮЩИЙ КОМПАНИИ «1С-РАРУС»:
— Отчеты — это один из способов измерения результатов работы сотрудников, поэтому в нашей компании их сдают все. Если руководство компании не учитывает, не анализирует деятельность персонала в рабочее время, оно хуже управляет.
Отчетность, разумеется, разная. Есть та, которую менеджеры сдают ежедневно, например о работе с дебиторами компании — что было сделано для получения задолженности.
Есть ежемесячные отчеты, в которых сотрудники отражают, на какие виды деятельности сколько времени потрачено, какие результаты достигнуты, как они коррелируются с заявленными планами, что намечено на следующей период. Эти документы содержат также информацию о состоянии дел с ведущими клиентами и сотрудниками.
Работники еженедельно сдают отчеты о том, как они используют рабочее время. Часть из них, работающих по проектам, предоставляют информацию о своей предполагаемой загрузке, чтобы руководители могли более тщательно распределять работы и планировать новые проекты.
На подготовку отчета у менеджера в зависимости от тщательности, с которой он к этому подходит, уходит обычно от 1 до 3 часов. Но если невозможно что-то измерить, то не получится этим управлять.
СЕРГЕЙ ЦОДИКОВ, ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ГРУППЫ КОМПАНИЙ «ФОРУС» (Г. ИРКУТСК):
— Отчеты — это свидетельство движения компании к цели, показатель того, как выполняются работы, каков результат. В принципе это система зарплаты, так как люди получают ее на основании отчетов.
Эти документы являются и средством дисциплинарного воздействия на сотрудника, кроме того, из них руководитель может увидеть проблемы, возникающие в процессе работы.
В компании разработан внутренний стандарт заработной платы, содержащий ключевые показатели деятельности. За оклад человек должен показать, что он сделал, сколько провел встреч, переговоров, мероприятий с потенциальными клиентами и так далее. Такую деятельность характеризует показатель активности.
Премиальная часть зарплаты связана с объемом продаж, заключенных контрактов. Это отражает показатель результативности.
Через ключевые показатели я пытаюсь управлять деятельностью. Плановые значения показателей фокусируют на ту или иную работу, а фактические из отчетов предоставляют обратную связь для принятия решений или корректировки значений самих показателей.
Система отчетов позволяет наиболее точно определить вклад каждого сотрудника в общее дело.
АЛЕКСЕЙ ТИМАШОВ, ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР КОМПАНИИ AXЕLOT:
— У нас кроме внешней отчетности существуют еще производственная и административная, для составления которых используется MS Project.
Производственные отчеты требуются для того, чтобы отслеживать ход выполнения проекта, оценивать и предупреждать возникающие риски, контролировать бюджет проекта и управлять им. Они используются также и для более тщательного планирования ресурсов, когда в компании выполняется одновременно несколько проектов. Механизм отчетности в рамках каждого проекта позволяет в итоге получить целостную картину деятельности всей организации.
Производственные отчеты не имеют жесткого календарного графика. Их частота определяется регламентом проекта, обычно они составляются ежедневно или не реже одного раза в неделю.
Административные отчеты все сотрудники независимо от должности сдают своему руководителю и мне. В последний рабочий день недели перед уходом сотрудник должен сформировать укрупненный краткий отчет о произведенной деятельности (трудился на таком-то объекте) и достижениях — нечто, выходящее за рамки стандартной работы. Это то, что показывает увлеченность сотрудника, его желание развиваться, его предложения.
Работа с отчетами сотрудников выливается в непосредственные управленческие решения. Если вижу из отчетов, что по проекту идет перерасход средств, то либо воздействую на руководителя проекта, чтобы он выравнивал ситуацию, либо на клиента. Благодаря отчетам каждый последующий проект планируется более точно.