Трудно отыскать два одинаковых проекта, но все же есть у них у всех одна общая черта — свойство заканчиваться. И это вовсе не прихоть идеологов концепции проектного менеджмента — это прямая необходимость. Причем так же, как и перед стартом, к финишу важно подготовиться.
Целью любого проектного начинания служит создание уникальных продуктов — как правило, с последующей их реализацией. Соответственно в итоге проектная команда должна достичь конкретного результата, который обладал бы совокупностью характеристик, необходимых и достаточных для такой реализации с запланированной величиной рентабельности.
Тем не менее в жизни случается по-разному. Так, согласно руководству PMBOK завершение (закрытие) проекта наступает, когда достигнуты его цели, либо когда становится очевидным, что они не будут или не могут быть достигнуты, либо в том случае, если попросту исчезла необходимость в выполнении.
Каковы бы ни были причины, от действий участников проекта на стадии его завершения во многом зависит качество результатов работы.
Процедурный аспект
Процесс закрытия представляет собой окончание всех операций во всех группах управленческих процессов. Он происходит с целью формальной ликвидации проектной фазы или проекта в целом и последующей передачи завершенного или приостановленного проекта для дальнейших работ. В многофазных проектах процесс закрытия завершает часть содержания проекта и операций, относящихся к данной фазе.
Кроме того, в процессе закрытия проекта также определяются процедуры координации операций, необходимых для проверки и документирования результатов, приемки этих результатов заказчиком или спонсором, а также исследования и документирования причин предпринятых действий при закрытии.
Для обеспечения необходимого взаимодействия участников проекта при выполнении операций закрытия разрабатываются две основные процедуры.
Первая из них — процедура административного закрытия, которая детализирует все операции, взаимодействия и обязанности участников проекта и иных лиц, вовлеченных в процедуру. Она также включает в себя операции, необходимые для сбора отчетных материалов, анализа результатов и обобщения накопленных знаний по проекту для использования в будущем.
На данной стадии оформляется закрывающая проектная документация, в том числе расчет оценки рентабельности проекта на основе итоговой сметы затрат и прогнозируемых выгод, отчеты для руководителей проекта со стороны заказчика и исполнителя, акт о приеме выполненных работ и т. д. Точно такие же документы могут потребоваться и на всех промежуточных фазах реализации.
Другая процедура связана с закрытием контракта. Она включает в себя все операции и взаимодействия, требуемые для урегулирования и завершения контрактных соглашений по проекту. Процесс закрытия контракта поддерживает завершение проекта в целом, поскольку содержит подтверждение того, что все работы и результаты выполнены в надлежащем виде и могут быть приняты заказчиком.
Эта процедура предназначена не только для проверки качества проектного продукта, но и для внесения в письменное соглашение изменений, отражающих окончательные результаты, а также в целях архивирования этой информации для дальнейшего использования.
Условия контракта могут оговаривать спецификации для его закрытия, которые должны быть выполнены в рамках этой процедуры. Особым случаем закрытия контракта является его досрочное расторжение, например, из-за отсутствия конкретного продукта как результата проектных работ, перерасхода бюджета или нехватки необходимых ресурсов.
Права и обязанности сторон в случае преждевременного расторжения договора определяются самим договором.
Если по контракту покупатель имеет право в любое время прервать действие всего договора или его части в определенных обстоятельствах или по своему усмотрению, целесообразно включить в контракт дополнительное условие, согласно которому заказчик обязан компенсировать исполнителю расходы на подготовительные мероприятия и оплатить все выполненные и принятые работы по проекту, относящиеся к той части соглашения, действие которой прекращается.
Постпроектная поддержка
После того как процедура закрытия контрактных соглашений и самого проекта завершена, происходит передача ответственности за реализацию проектной продукции. Если роли заказчика и исполнителя играют разные подразделения одной организации, то дальнейшими постпроектными операциями, как правило, занимаются отделы, связанные с реализацией проектной продукции, причем не только на рынке, но и в рамках самой компании в зависимости от специфики проекта.
В противном случае, если заказчик и исполнитель представляют различные компании, сферы ответственности должны быть определены еще при составлении контракта на реализацию проекта, а также описаны в паспорте проекта.
Для выполнения постпроектных работ может быть назначен новый руководитель, пересмотрен состав рабочей группы, подготовлен план поддержки и т. д. Фактически процедура запуска проекта производится вновь, но теперь уже на уровне жизненного цикла продукта, полученного в результате его выполнения.
Здесь важно вовремя поставить в известность о завершении проекта всех его участников с тем, чтобы обеспечить корректное выполнение условий контрактов. Иными словами, необходимо уведомить заинтересованных лиц о прекращении:
· аренды оборудования, транспорта, помещений и т. п.;
· действия договоров по выполнению работ временно нанятым персоналом;
· размещения заказов на расходуемые материалы и т. д.
Направляя подобные извещения, нужно по возможности заранее освободить арендуемое имущество, занятый в проекте персонал и иные ресурсы во избежание проволочек и конфликтов.
Вся накопленная документация систематизируется и архивируется, второстепенные и неактуальные документы уничтожаются, накопленный опыт анализируется и может быть оформлен в виде корпоративной базы знаний по менеджменту проектов (см. «ЭЖ» № 13, 2007 г., стр. 33).
В ситуации, когда закрываемый проект входит в состав проектного портфеля компании, в ходе процедуры завершения нужно проанализировать ее влияние на весь портфель в целом, а также возможности полезного использования результатов реализации данного проекта в процессе выполнения всех остальных.
Разумеется, недопустимо возникновение инцидентов, связанных с превышением должностных полномочий и использования административных ресурсов для привлечения в команду необходимых сотрудников с целью осуществления постпроектных работ. Это приведет лишь к одному результату — снижению показателей рентабельности, превышению сроков и бюджета и, как следствие, низкому качеству продукта.
Гораздо лучше складывается судьба тех проектов, которые были закрыты с честью и достоинством — с полной ответственностью руководства исполнителя перед заказчиком и проектной командой. Конец — это всегда начало чего-то нового, удачное завершение одного проекта служит предпосылкой успешного старта последующих. Главное — помнить, что все в наших руках.
