Привлечение сторонних специалистов для организации и ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета может быть обусловлено как желанием руководителя компании иметь более квалифицированно составленную отчетность или нежеланием это делать самостоятельно, так и необходимостью усиления контроля хозяйственной деятельности и улучшения показателей эффективности.
Считается, что в нашей стране рынок аутсорсинга только развивается, однако прогнозируемые в
За рубежом услуги по ведению полного цикла бухгалтерского учета широкого распространения не получили. Там на аутсорсинг часто передаются расчет зарплаты, проверка счетов, их выставление и т.д. В России же предпочитают отдавать всю бухгалтерию.
Крупный бизнес все чаще выделяет в своей среде централизованную бухгалтерию (см. «ЭЖ» № 18, стр. 35), что называется, передает на инсорсинг.
Малый и средний бизнес обращается во внешние специализированные компании, то есть аутсорсинг.
Используют аутсорсинг и некоторые холдинги либо средние компании, в том числе имеющие территориально распределенную структуру.
Аутсорсинг, или передача ряда функций внешнему провайдеру, обеспечивает:
· снижение затрат;
· возможность сконцентрироваться на решении стратегических задач;
· улучшение контроля;
· рост показателей.
Последний фактор, к примеру выработка на одного сотрудника, важен для публичных компаний и организаций, работающих на внешнем рынке. Чем он выше, чем выше эффективность основного производства, тем выше капитализация компании. Вывод части функций и сотрудников из собственного предприятия делает его инвестиционно более привлекательным.
Проект для распределенной компании
Аутсорсер, принимая от компании, имеющей распределенную структуру, функции по ведению учета и составлению отчетности, организует на собственной методологической и ресурсной базе центр бухгалтерского обслуживания. Перед ним обычно ставят задачи сделать учет более эффективным за счет унификации и введения единообразных учетных процедур во всех структурах, усилить операционный контроль и сократить расходы. При этом в обязанности аутсорсера вменяется формирование отчетности, и не только бухгалтерской и налоговой, но и подчас управленческой.
Справиться с этими задачами можно при наличии информационной системы. К ней у компании тоже существует ряд требований. Так, она должна позволять вести учет нескольких балансовых единиц по различным видам деятельности и подключать их новые виды, интегрироваться с уже имеющимися на предприятиях системами.
Приступая к работе, аутсорсер обычно проводит аудит системы бухгалтерского и управленческого учета, разрабатывает унифицированные порядок и регламенты учетной работы.
При этом осуществляется оптимизация количества персонала. Некоторых сотрудников специализированная компания принимает к себе на работу, проводит их аттестацию, обучение.
Насущные вопросы малого бизнеса
Даже самой маленькой компании нужно решать задачу постановки и ведения учета. Но либо у ее руководителя не хватает знаний для этого, либо нет возможности нанять квалифицированного специалиста или дорого держать штатного главного бухгалтера. Причины могут быть разными. Приходится заниматься всем самому, вести записи в тетради, что отражается на качестве учета. Время, потраченное на отражение финансово-хозяйственной деятельности, бывает соизмеримо со временем, необходимым непосредственно для управления ею.
Покупка информационной бухгалтерской системы привлекает далеко не каждого руководителя малой компании и предпринимателя. Отчасти это зависит от понимания проблемы вообще, отчасти от способности разобраться на рынке программных продуктов. И это еще один из аргументов, почему руководители обращают свой взор на организации, оказывающие услуги по ведению учета.
На рынке как на рынке
Однако справедливости ради следует отметить, что не все предприятия, «попробовав аутсорсинг на вкус», остались им довольны (см. «ЭЖ» № 37, стр. 33). Он требует тщательного выбора компании, способной обеспечить качество услуг. И тут помимо необходимого профессионализма не последнюю роль играет человеческий фактор: небрежное, формальное отношение к делу, ведение учета нескольких компаний, высокая загруженность специалистов, нарушение сроков предоставления информации и сдачи отчетов.
К тому же никто не застрахован от совершения ошибок, к сожалению, методологических. Все это риски компании, решившей передать бухгалтерию на аутсорсинг.
Развитие рынка аутсорсинга в значительной степени также сдерживают несовершенство законодательной базы (см. «ЭЖ» № 18, стр. 31) и боязнь руководителей предприятий утраты конфиденциальности. Отношения между компаниями строятся на основе договора на оказание услуг. Тщательно прописанные его положения и доверительные отношения между заказчиком и исполнителем помогут снизить риски и повысить прозрачность деятельности компании, что, в свою очередь, способствует развитию бизнеса.
КОММЕНТАРИЙ СПЕЦИАЛИСТОВ
ТАТЬЯНА РУМЯНЦЕВА, КОМПАНИЯ ENERGY CONSULTING/BUSINESS SERVISE:
— Два год назад взяли на аутсорсинг организацию и последующее оказание на регулярной основе услуг по ведению бухгалтерского и кадрового учета в крупном холдинге, состоящем из управляющей компании и 15 управляемых организаций. Через четыре месяца после начала проекта реально выпустили первый комплект отчетности. Общая численность персонала (бухгалтеров и кадровиков) сокращена на 20%. Сегодня мы обслуживаем три холдинга, а это уже более 30 организаций, и постоянно принимаем новых клиентов.
Перевод учетных функций во внешнюю компанию сопряжен с изменением деятельности сотрудников. Людям сложно объяснять проблемы переходного периода, это требует различного рода затрат: финансовых, временных, эмоциональных.
Были описаны соответствующие бизнес-процессы «как есть» и «как должно быть», что позволило масштабировать систему и принимать новых клиентов.
Пожалуй, самая серьезная проблема — это территориальная распределенность компаний. Решили ее следующим образом: установили на местах терминалы. Все необходимые документы сканируются в компаниях, а их электронный формат передается для обработки аутсорсеру. «Первичка» остается на предприятии, руководство за нее не беспокоится, а учет ведется по электронным копиям документов. База данных видна как в компаниях, так и в центре обработки.
Это один из возможных способов оказания аутсорсинговых услуг. Использование информационных технологий позволяет минимизировать время на передачу и обработку информации.
ВИКТОРИЯ КАРМАНОВА, К. Э. Н., КОМПАНИЯ «ТАКТИКА-АУДИТ»:
— Передавая на аутсорсинг ведение бухгалтерского и налогового учета, руководитель зачастую не совсем представляет себе, каким образом будут решаться процедурные вопросы взаимодействия между двумя компаниями.
К примеру, при проведении налоговой проверки могут возникнуть спорные ситуации, которые повлекут штрафные санкции. Разрешение споров, связанных с методологией бухгалтерского и налогового учета, должна брать на себя специализированная компания, вопросы, касающиеся деятельности заказчика, не являются ее компетенцией.
Возникают и принципиальные вопросы, обусловленные действующим законодательством. Так, например, разработка учетной политики или наличие подписи главного бухгалтера на денежных и расчетных документах, когда главным бухгалтером выступает специализированная компания.
Также требует ответа вопрос, кто должен создавать первичные документы, исходящие из компании. Поэтому при заключении договора на аутсорсинг важным условием является перечень услуг, которые желает получить заказчик. От этого зависит и стоимость услуг по ведению бухгалтерского учета, а также от количества видов деятельности, объема документации, оборотов заказчика.
Проблема самой специализированной компании по ведению бухгалтерского учета связана с персоналом, точнее с записью в трудовой книжке сотрудников. Представить, что в одной организации трудятся несколько главных бухгалтеров, трудно, тем более что в трудовой книжке невозможно указать, какого именно предприятия, так как печать будет стоять только компании аутсорсера.
ЛЮДМИЛА ЛЕБЕДЕВА, КОМПАНИЯ «ГЛОРИ-ЭККАУНТ»:
— Чтобы получить необходимую руководителю информацию, нужно построить систему управленческого учета, который предназначен не только для оперативного управления, но и для построения перспективы в будущее.
Поэтому организации, которые приходят к нам на аутсорсинг бухгалтерских услуг, нередко обращаются с проблемами управленческого учета. Это происходит после установления между нами дружественных, доверительных отношений.
В итоге:
· Обращаясь к профессионалу, компания приобретает знания, которые кто-то уже получил. Нет необходимости в обучении собственных сотрудников или себя самого для того, чтобы как минимум понять, «что же я хочу».
· Нет зависимости от сотрудника, что нередко приводит к шантажу руководителя. Я, мол, много знаю, куда ты денешься, дашь все, что я хочу. Специализированная компания в этом смысле выглядит лучше, поскольку проблемы со своими сотрудниками решает самостоятельно да и заработную плату платит им сама, а не заказчики непосредственно.
· Это дешевле. За счет совместного использования на разных проектах одних и тех же сотрудников, техники, офисных помещений, обслуживающего персонала достигается экономия, которая позволяет предложить конкурентную цену. Если к этому добавить то, что в штате предприятия-заказчика будет отсутствовать дополнительный работник, то, как следствие, не возникнет обязательство по уплате налогов на заработную плату.