Мировой финансовый кризис (krisis – с греческого «решение, поворотный пункт») заставляет задуматься: хорошо ли предприятие работает и как оно будет работать дальше. Первое, что часто приходит на ум, – сократить затраты. А нужно – поднять эффективность.
В последние годы эффективности бизнеса не уделяли должного внимания. Да и в прежние советские времена – тоже: страна большая, ресурсов много, на наш век хватит. Хотя многие и понимают, что стратегически это крах страны и народа, но мало тех, кто стремится к позитивным изменениям в этом вопросе. Время пришло.
Эффективность – социально-экономическая категория, характеризующая объективные причинно-следственные связи или количественные соотношения между затратами и результатами.
Эффективность перевозочного процесса, с одной стороны, характеризует объем выполненных перевозок, а с другой – их согласованность с удовлетворением обслуживаемых предприятий, стабильностью и пропорциональностью перевозочного комплекса.
Методики измерения эффективности транспортной работы хорошо изложены в литературе. Но чтобы эффективность измерить, необходимы данные, характеризующие автотранспортное средство (технические данные), и данные о транспортной работе и обслуживаемых предприятиях. Для наглядности нужны еще графики и гистограммы.
Тогда можно будет не только измерять эффективность перевозочного процесса, делать прогнозы на будущее, рассчитать показатели работы водителей и всего автотранспортного предприятия (АТП), но и понять, как оно работает, и соответственно принимать адекватные ситуации управленческие решения.
Необходимые условия
Предоставить такие данные может специализированная информационная система. Первым необходимым условием ее успешного внедрения (построения) является желание первого руководителя предприятия. Второе условие – системность и комплексность в привлечении к этому процессу всех подразделений. И наконец, лояльность персонала к работе с информационной системой (с компьютером).
Вопрос лояльности довольно сложный, так как работа в единой информационной системе формализует работу персонала, делает ее прозрачной, а составление всевозможных отчетов и вовсе простым и рутинным. Далеко не каждому работнику понравится делиться информацией, которой он владел часто один. Информационная система несет в себе некую угрозу, она может послужить основанием для критики предыдущей деятельности, нанести ущерб авторитету или снизить значимость выполняемых функций и операций.
Правильная мотивация персонала в большей степени, чем увольнение строптивых, поможет снизить его сопротивление и повысить лояльность к процессу автоматизации и самой информационной системе. Интересы бизнеса в преодолении кризиса требуют оперативной аналитической информации, которую сегодня вручную получить нельзя.
Типовая структура
Следует понимать, что структура информационной системы и функции отдельных АРМ (автоматизированных рабочих мест) будут разными для различных типов АТП. Главное, вне зависимости от этого все рабочие места должны работать в рамках единой (не обязательно локальной) сети, с использованием единой базы данных.
Например, АРМ технического отдела производит ввод и корректировку информации о подвижном составе предприятия. Здесь заполняются необходимые справочники (марка автомобилей, нормативы технического обслуживания пр.). Персонал технического отдела отслеживает все перемещения автомобилей (получение, списание, перевод в другое подразделение), а также изменения по конкретным автомобилям (смена двигателя, закрепление за водителем и пр.) с выдачей соответствующих приказов и распоряжений.
Анализ состояния подвижного состава позволит получить оперативные данные о пробегах, возрастной структуре парка, закреплении за водителем и о многом другом. Все данные об изменениях подвижного состава мгновенно отражаются в базе данных и становятся доступными для чтения на других рабочих местах.
АРМ таксировщика предназначено для ввода и обработки путевых листов, которые обрабатываются по всем видам работ (маршрутные, заказные, хозяйственные, коммерческие и пр.).
Здесь же вводится информация о полученном водителем топливе (с ведомости раздачи топлива или с путевых листов), о выручке кондукторов. Происходит расчет отработанных часов, корректировка плановой выручки, расчет пробегов и нормативного расхода топлива. Результаты обработки путевых листов сразу же попадают в единую базу данных.
При этом главную роль играет путевой лист. Чем полнее заносимая в него информация о выполняемой транспортной работе, тем полнее и точнее будут выходные формы, отчеты, акты.
АРМ планового отдела предназначено для планирования технико-экономических показателей, убытков и доходов. Здесь выполняются расчет премий и анализ деятельности предприятия. Формы анализа должны заполняться по всем видам работ в разрезе всех подразделений бригад (отработанные часы, расход топлива, фактическая выручка и пр.).
АРМ техника по учету топлива предназначено для ввода и корректировки топливных нормативов, получения выходных форм анализа расхода топлива, ежедневного контроля правильности ввода топлива, полученного водителями, получения оперативных сведений о перерасходах.
АРМ техника учета ресурса шин предназначено для определения пробегов по каждой шине, установленной на автомобили, составления заявок, для анализа износов шин (в разрезе их моделей, шинных заводов, маршрутов, марок автомобилей и пр.). С помощью этих данных возможен анализ и причины преждевременного износа шин. Заполняются необходимые справочники (модели шин, производители шин, классификаторы причин преждевременного износа, норма износа шин и пр.).
Персонал данной службы переносит в базу данных картотеку шин, установленных на автомобили, отслеживает все перемещения шин по автомобилям (установка, снятие) с выдачей соответствующих актов, приказов и распоряжений. Модуль разноски пробегов шин позволит делать расчет пробега в автоматическом режиме.
АРМ ремонтной службы решает задачи планирования ТО, учет ремонтных воздействий на автомобили. Здесь заполняются необходимые справочники (виды ремонтных воздействий, нормативы трудоемкости и простоя в ТО и ремонте, стоимости ремонта и пр.). Персонал данной службы отслеживает все перемещения автомобилей по предприятию (постановка в ремонт, перемещение по ремонтным зонам, выход из ремонта) с формированием ремонтных листов. Анализ состояния подвижного состава позволит получить оперативные данные о местонахождении автомобилей, о готовности к выполнению транспортной работы, о простоях в ремонте и прочее.
Этапы внедрения
На первом этапе внедрения информационной системы решается задача автоматизации ведения управленческого (производственного) учета автотранспортных предприятий (АТП). Обеспечивается одноразовый ввод данных о фактах хозяйственной деятельности и хозяйственных операциях в соответствии с реализуемыми бизнес-процессами.
На следующем этапе решаются задачи автоматизации процессов среднесрочного планирования, анализа и организации работ. На выходе имеют планирование смен с автоматической выпиской путевых листов, составление графиков ТО и ремонта, планы замены резины и аккумуляторов, определение потребности в ГСМ и запчастях и т. д.
На конечном этапе решаются задачи эффективности использования парка техники, целесообразности вложения в новую технику, выбор поставщиков и тому подобное.
Главное, чтобы все данные, используемые в бизнес-процессах, своевременно попадали в информационную систему предприятия. А ее пользователи в соответствии со своими должностными обязанностями, ответственностью и правами доступа к информации, циркулирующей в системе, фиксировали фактические данные управленческого (производственного) учета, формировали плановые показатели, проводили анализ. Все это позволит судить об эффективности деятельности и принимать адекватные сложившейся ситуации меры не только по преодолению кризиса, но и по дальнейшему развитию.