Расчет численности служащих («Ваш партнер-консультант», № 09, 2009 г.)

В данной публикации показано, как рассчитать численность служащих малого предприятия на примере дочерней компании Сибирской ГЭС. Она занимается ремонтно-строительной деятельностью, а также обеспечивает организации энергетического комплекса необходимыми материально-техническими ресурсами, топливом и другим.

 

Выбор метода

Всего на предприятии работают 29 служащих. Это высшее руководство, начальники участков, мастера и сотрудники бухгалтерии, отдела управления персоналом, производственно-технического и транспортно-хозяйственного отделов. Главная функция предприятия — организация строительства. Она включает в себя поиск заказов, их экономический расчет, заключение договоров, снабжение необходимыми ресурсами и организацию ремонтно-строительных работ на площадке. Часть служащих занята в обеспечении других организаций ресурсами, топливом и др. Для эффективной работы предприятия нужно определить необходимую численность служащих. Она зависит от трудоемкости выполняемых работ и фонда рабочего времени сотрудника за определенный календарный период.

Численность служащих определяется по формуле:

 

Чс = Тр : Фрв,

 

где Чс — численность служащих по данной функции или работе;

Тр — трудоемкость основной функции или работы;

Фрв — фонд рабочего времени работника.

Трудоемкость функции предприятия включает в себя трудоемкость всех работ по ней, выполняемых в течение определенного календарного периода (месяц, квартал, год), и рассчитывается по формуле:

 

Тр = SТд х N + То + Тн + Тдр,

 

где Тр — трудоемкость функции;

Тд — трудоемкость работ по подготовке, заключению и ведению договора;

N — количество договоров;

То — трудоемкость текущей оперативной плановой работы;

Тн — трудоемкость дополнительной неплановой работы;

Тдр — трудоемкость других видов работ.

Необходимо помнить, что месячная квартальная и годовая трудоемкость может состоять не только из регулярно выполняемых работ. Численность персонала этого предприятия рассчитывалась для 2005 г. Фонд рабочего времени работника при 40-часовой рабочей неделе в 2005 г. составил 1981 ч.

Нормативы по труду (времени, численности, управляемости) устарели или отсутствуют. Изучение фактических затрат времени требует большого количества фотографий рабочего времени и хронометражей, что очень трудоемко и затратно. В результате для расчета необходимой численности служащих был выбран метод экспертной оценки трудоемкости работ.

Оценку трудоемкости работ каждого отдела проводили его служащие и руководитель. Ответственность за достоверность оценки несли руководитель отдела и его непосредственный начальник. Трудоемкость работ оценивалась в целом по отделу без разбивки по конкретным исполнителям.

Приведем пример подобной оценки по производственно-техническому отделу, в штате которого шесть человек (см. табл. 1). Рассчитаем годовую трудоемкость работ и необходимую для ее выполнения численность сотрудников (табл. 2). Подобные расчеты выполним для всех отделов и служб предприятия (табл. 3). Таким образом, на предприятии не хватает двух служащих.

Дополнительное обследование

В процессе работы было проведено анкетное обследование профессиональной деятельности руководителей, специалистов и служащих предприятия. Результаты расчетов и обследования показали следующее. 

1. Затраты рабочего времени

Основная часть сотрудников (97%) отмечают, что им созданы комфортные условия для работы. Составляются четкие месячные и годовые планы. Общий объем работы в 2005 г. заметно увеличился. Это отмечают 19 человек (66%). 72% опрошенных говорят, что им не хватает рабочего времени для выполнения своих обязанностей. Дополнительная загрузка большинства служащих составляет от 16 до 84 ч в месяц (начальник производственно-технического отдела — 84 ч, главный бухгалтер — 60 ч, бухгалтеры — от 30 до 40 ч). Также перегрузку отмечают мастера, которые вынуждены перерабатывать от 8 до 40 ч ежемесячно. 22 работникам (76%) приходится выполнять задачи, не относящиеся к закрепленной за ними сфере деятельности. Но процент времени, затрачиваемого на выполнение этих обязанностей, невысокий — до 10%. 

2. Распределение труда

Большинство работников считают, что объем работы в их подразделениях распределяется равномерно. Нет признаков завышения или занижения требований к служащим. Передавать некоторые трудовые обязанности другим сотрудникам не требуется. Это свидетельствует о том, что работа в большинстве подразделений организована нормально. 

3. Содержание работы

По мнению большинства сотрудников, возложенные на них задачи соответствуют их профессиональному уровню, содержание и сложность их труда соответствует представлению о нем, степень самостоятельности при решении порученных задач их устраивает. Но некоторые служащие (инженеры производственно-технического отдела, начальник отдела материально-технического обеспечения, инженер-программист) считают, что порученные им задачи не в полной мере позволяют использовать их профессиональный и творческий потенциал. Они также не согласны с предоставленной руководством степенью самостоятельности. В результате эти работники не довольны возложенной на них работой и претендуют либо на более высокую должность, либо на изменение организации труда в пределах существующей должности. 

Результаты проведенной работы

Расчеты показали, что необходимая численность служащих малого предприятия, определенная на основе экспертной оценки трудоемкости работ, обеспечивает подготовку, заключение и исполнение договоров, а также ведение текущей оперативной работы. Кроме того, стало ясно, что не хватает работников в производственно-техническом отделе и отделе по управлению персоналом.

Анкетное обследование показало, что необходимо проанализировать и изменить организацию труда в некоторых отделах, начальники и сотрудники которых отмечают большую перегрузку, в том числе несвойственными работами.

В заключение отметим, что, с одной стороны, метод экспертных оценок менее точен, чем расчет по нормативам или фактическим затратам времени, полученным при помощи фотографий рабочего времени. С другой — он заметно менее трудоемок и позволяет обойтись меньшим количеством расчетов, средств для оплаты специалистов-консультантов и времени. Для малых предприятий это имеет существенное значение. Кроме того, практика показывает, что иметь приблизительную оценку лучше, чем не иметь никакой.

На малом предприятии, где работают 10—20 человек, можно обходиться и без нормирования труда и определения численности: все работники на виду. Но при повременной оплате это неизбежно приводит к меньшей заинтересованности работников, снижению темпов работы и производительности труда. Поэтому в автосервисах и центрах продажи и ремонта автомобилей продавцов заинтересовывают бонусами, а ремонтникам устанавливают разные расценки на разные виды ремонта.

Если на малом предприятии работает 40—50 или даже 100 человек, расчет численности практически неизбежен. Возникает эффект большого коллектива, когда некоторые работники уходят в тень и начинают выполнять минимальный объем работы, чтобы их не уволили. Это снижает производительность труда работников, а в результате и эффективность работы предприятия.

Таблица 1

Работа по подготовке, заключению и ведению договоров
№ п/п	Перечень работ				Средняя трудоемкость на один договор, ч
1	Поиск заказчиков				10
2	Переговоры с заказчиками				24
3	Подготовка расчетов и смет к договорам				270
4	Оформление и подписание договоров				40
5	Контроль за выполнением работ по договорам				40
6	Подготовка финансовых документов				16
7	Подготовка актов сдачи работ				40
8	Подписание актов сдачи работ				40
9	Выставление финансовых документов				16
10	Контроль поступления средств				16
Итого					512
Текущая оперативная плановая работа
№ п/п	Перечень работ	Средняя трудоемкость за период, ч
		за смену	за месяц	за квартал	за год
1	Общее руководство	1	22	70	360
2	Конструкторская подготовка производства	4	100	300	1200
3	Изучение рынка и реклама продуктов	3	70	210	840
4	Технологическая подготовка производства	4	88	264	1060
5	Общее делопроизводство и хозяйственная деятельность	2	44	132	528
6	Материально-техническое снабжение	6	132	400	1600
7	Технико-экономическое планирование	2	44	132	528
8	Управление запасами и транспортом	1	22	70	280
9	Финансовая деятельность	1	22	66	264
10	Охрана труда и техника безопасности	4	88	264	1060
11	Разработка и ведение организационных документов ОАО	1	22	66	264
Итого					7984
Дополнительная неплановая работа
№ п/п	Перечень работ		Средняя трудоемкость за период, ч
			за смену	за месяц	за год
1	Разные работы		2	44	528

 

Таблица 2

№ п/п	Подразделение	Виды работ	Трудоемкость на договор, ч	Кол-во договоров, 2004 г.	Кол-во договоров, 2005 г.	Годовая трудоемкость, 2004 г., ч	Годовая трудоемкость, 2005 г., ч	Численность, чел.
1	Производственно-технический отдел, 6 чел.	Работа по подготовке, заключению и ведению договоров	512	9	10	4608	5120	—
		Текущая оперативная плановая работа	—	—	—	7984	7984	—
		Дополнительная неплановая работа	—	—	—	528	528	—
		Другие виды работ	—	—	—	—	—	—
		Итого				13 120	13 632	6,9

Таблица 3

№ п/п	Подразделение	Численность штатная	Численность расчетная	Расчетная избыточность (+) и нехватка (–) персонала
1	Высшее руководство	3	3	0
2	Бухгалтерия	4	3,8	+ 0,2
3	Отдел по управлению персоналом	2	2,9	–0,9
4	Производственно-технический отдел	6	6,9	–0,9
4.1	Производственно-технический отдел, инженеры-сметчики	2	2,3	–0,3
5	Транспортно-хозяйственный отдел	6	6	0
6	Начальники участков и мастера	6	6,2	–0,2
Итого		29	31,1	–2,1