Цифровой документооборот в кадровом учете: завтра, которое должно было наступить вчера

Цифровизация, захватывая все новые и новые сферы деятельности российских компаний, добралась и до кадрового до­кумен­тооборота. Активно разрабатываются новые решения для автоматизации HR-процессов, обещающие множество бенефитов (как в плане управленческих решений, так и в плане экономии денежных средств). Системы, которая идеально подошла бы для любого предприятия, не существует, что является неким тормозом на пути процесса. Кроме того, многие компании опасаются рисков электронного до­кумен­тооборота в условиях, когда трудовое законодательство отнюдь не дружелюбно к новым технологиям, например, к электронным цифровым подписям. Однако даже уже судебная практика показывает: при соблюдении разумных мер предосторожности никаких препятствий для электронного оборота до­кумен­тов в кадровой службе нет. Об этом говорилось на вебинаре «Цифровизация HR-процессов: внедрять нельзя откладывать», организованном компанией ­DIRECTUM.

Возможны ли вообще электронные кадровые процессы в ситуации, когда вопросы юридической значимости до­кумен­тов окончательно не разрешены текущим законодательством? Как вовлекать работников в электронный кадровый до­кумен­тооборот? Что нужно делать, чтобы все сотрудники, в том числе не закрепленные за автоматизированными рабочими местами, могли пользоваться электронными кадровыми процессами? На эти и многие другие вопросы в ходе вебинара отвечали Артем Пермяков, директор по перспективному развитию компании ­DIRECTUM, и Гузель Муллахметова, руководитель проектов развития бизнеса той же компании.

Отношение к «цифре» как показатель уровня компании

Кадровое делопроизводство остается той областью, которая наименее всего автоматизируется современными компания­ми. Почему так происходит? До определенного момента существовали законодательные барьеры для автоматизации кадровых процессов. Для наглядности выделим несколько уровней степеней автоматизации в компаниях (см. табл. 1).

Первый уровень — точка отсчета. Это такой уровень, на котором все до­кумен­ты подписываются и хранятся в бумажном виде. Следующие уровни, которые мы назовем «Классический» и «Частичный», подразумевают, что бизнес-процессы автоматизируются, до­кумен­ты создаются в электронном виде, но на финальном этапе они полностью или частично распечатываются и хранятся на бумаге. В компаниях, достигших этих уровней, большое количество участников вовлечено в информационные системы. В основном это те участники, у которых есть автоматизированное рабочее место, и они, соответственно, могут выполнять определенные действия в информационной системе.

На самом продвинутом уровне («Инновационный») практически все процессы автоматизированы, все участники вовлекаются в процесс посредством альтернативных вариантов доступа. Но что здесь наиболее важно? То, что контент на уровне «Частичный» сохраняется в электронном виде. Это принципиальный момент: документ не только создается, но и подписывается электронной подписью, хранится в «цифре» без дублирования на бумажном носителе.

Сегодня у российских компаний есть все основания для того, чтобы переходить на новую степень цифровизации. Одним из таких оснований является экономическая целесообразность. Благодаря использованию безбумажных технологий процессы в компании ускоряются, становятся прозрачными, более конт­ролируемыми, и уже только за счет этого компания получает ощутимый бизнес-эффект. Немаловажным фактором становится то, что сокращаются издержки на хранение бумажных до­кумен­тов. Сюда входят затраты и на печать, и на транспортировку, и на аренду складских площадей.

Говоря о финансовой составляющей бумажного до­кумен­тооборота, надо учитывать, что речь идет не просто о расходах на бумагу и не только о закупке расходных материалов для принтера. Традиционный до­кумен­тооборот подразумевает большое количество логистических операций, требующих времени, трудозатрат, складских площадей.

Приведем пример. Сбербанк не так давно огласил, что в год на хранение бумажных до­кумен­тов тратит 2,5 млрд руб. Совокупный объем бумажной до­кумен­тации, лежащей в архивах, — 12 млрд листов.

Как отметили эксперты, кадровые до­кумен­ты могут составлять до 15—20% от всего объема до­кумен­тов в организации.

Ведомственный эксперимент: регулирование будет развиваться

Своеобразным толчком для ускорения внедрения электронного до­кумен­тооборота стали, конечно, законодательные инициативы, которые активно обсуждаются сообществом. Зачин сделал Минтруд России, ставший идейным вдохновителем и организатором эксперимента, начавшегося в 2018 г.

В октябре Минфин России подвел итоги эксперимента. Участники обратили внимание на некоторые недостатки и высказали ряд замечаний, которые легли в основу дальнейшей работы по внедрению электронного до­кумен­тооборота.

Эксперимент решено продолжить и в 2020 г. Компании, которые захотят принимать участие в этом эксперименте, с 2020 г. смогут по определенному перечню, который утвердит правительство, участвовать в эксперименте и не вести бумажное делопроизводство вообще, дублирование на бумажном носителе не предполагается. Соответствующий законопроект находится на рассмотрении в Правительстве РФ.

Одним из основополагающих вопросов, на который в ходе эксперимента должен быть найден ответ, — вид применяемой работником электронной подписи. Законопроект на данный вопрос отвечает так: электронная подпись может быть выбрана на «вкус» работодателя. А вот сам работодатель может применять исключительно усиленную квалифицированную электронную подпись. Также законопроект определяет специальные виды до­кумен­тов, для которых с обеих сторон предусматривается применение усиленной квалифицированной электронной подписи. Это так называемые высокорисковые до­кумен­ты, такие как трудовой до­гово­р, дополнительное соглашение к ТД, до­гово­р о материальной ответственности и т.д.

Законопроект раскрывает и вопросы выдачи электронных до­кумен­тов работнику и третьим лицам по запросам. Для работника пре­ду­смот­рен постоянный доступ к электронным до­кумен­там в режиме 24/7. Ему предоставляется возможность просмотра и печати до­кумен­тов. Запланированы два варианта выдачи до­кумен­тов на основании заявления: в бумажном виде, заверенные надлежащим образом, и в электронной форме. В по­следнем случае до­кумен­ты должны быть подписаны усиленной квалифицированной подписью. Аналогичный порядок закрепляется и для до­кумен­тов, предоставляемых третьим лицам.

Вопросы хранения до­кумен­тов проект Минтруда затрагивает лишь частично, указывая, что работодатели обязаны обеспечивать сохранность до­кумен­тов в соответствии с законодательством об архивном деле. Более детально порядок хранения прописан в других законопроектах.

Трудовой кодекс подвергнут цифровой трансформации

Следующей законодательной инициативой, значимой для цифровизации кадровых процессов, является законопроект об изменениях в Трудовом кодексе РФ (зарегистрирован в электронной базе нижней палаты парламента под № 736455-7). Инициаторами данного до­кумен­та выступила группа депутатов Госдумы во главе с П. Крашенинниковым. Проектом предлагается ввести понятие юридически значимых сообщений.

принять к сведению

С 23.03.2018 по 01.10.2018 Министерство труда и соцзащиты РФ проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения были определены Приказом Минтруда от 26.03.2018 №194. В эксперименте приняли участия ряд крупнейших компаний страны – ОАО «Российский железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

Основными задачами эксперимента являлись:

• апробация механизма  возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;

• оценка затрат и выявление проблем от ведения кадровых документов в электронном виде;

• подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;

• подготовка предложений по внесению законодательства РФ.

По замыслу законодателей, таковыми должны считаться заявления, уведомления, обращения — до­кумен­тированные формы взаимодействия двух сторон трудового до­гово­ра. Любопытный момент: если ранее и сейчас ТК РФ предусматривает обращение с такими, юридически значимыми, сообщениями лично, то в будущем, предполагают авторы проекта, они будут передаваться с помощью разного рода информационных средств. Причем планируется, что юридические пос­ледствия таких сообщений будут наступать с ­момента доставки. Если, допустим, работник не прочитал по каким-то своим причинам адресованный ему до­кумен­т, но система зафиксировала факт доставки, то он уже не сможет ссылаться на то, что не был уведомлен. Работодатель признается выполнившим все формальные требования. А следовательно, и правовые пос­ледствия, вытекаю­щие из данного сообщения, уже возникают. Да что там говорить, если законопроект разрешает даже заключение трудового до­гово­ра в электронном виде путем обмена соответствующими цифровыми до­кумен­тами.

С чего начать переход на «цифру»

По данным, собранным и проанализированным специалистами ­DIRECTUM, большинство компаний на российском рынке сейчас находятся на средних уровнях («Классический» и «Частичный») развития кад­рового электронного до­кумен­тооборота. Бизнес-процессы автоматизированы, а финальный этап фиксируется и заверяется в бумаге. Но движение к все­охватной «цифре» уже заметно. Что характерно, этот тренд задают большие компании, например ­МТС и Obi. Они уже сейчас переходят к электронному до­кумен­тообороту, стремясь окончательно убрать бумагу как артефакт из своих офисов, оставляя ее на заключительном этапе до­гово­рных отношений. Но даже такой подход ведет к оптимизации HR-процессов, как в сфере организации труда, так и в финансовой области.

Перед теми организациями, которые решили следовать тренду на цифровизацию, прежде всего встает вопрос: что, какие до­кумен­ты стоит переводить в электронный вид в первую очередь? Эксперты ­DIRECTUM уверяют, что в первоочередном порядке переводу подлежат, если так можно сказать, «массовые» до­кумен­ты: заявления, объяснительные, до­кумен­ты об ознакомлении с приказом. То есть цифровизацию надо начинать с тех до­кумен­тов, которые дают основной вал бумаги, но при этом их отсутствие или неправильное оформление несут для работодателя наименьший риск.

Эксперты предостерегают от попыток сразу же перевести в электронный вид трудовые до­гово­ры. В конце концов, до­гово­р подписывается один раз. Может быть, при развитии карьеры работника к нему будет заключено некоторое количество дополнительных соглашений. Это несколько до­кумен­тов в год. Капля в море! А, к примеру, «массовые до­кумен­ты» — это большой поток до­кумен­тов на каждого человека.

Электронные подписи: используйте возможности каждой

Теперь что касается электронных подписей, задействованных в цифровом до­кумен­тообороте. Каким из них отдать предпочтение? В ходе дискуссий в Экспертном клубе ­DIRECTUM участники пришли к выводу, что не надо ограничиваться одним-двумя видами. Идеальным вариантом является использование целого микса подписей. Объясним по­дробнее.

Российское законодательство знает несколько видов цифровой подписи.

цитируем до­кумен­т

Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — квалифицированная электронная подпись).

Пункт 1 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ)

У каждого из видов цифровой подписи есть свои плюсы и минусы. Усиленная квалифицированная электронная подпись — самый надежный вариант. Ее можно проверить «снаружи», она обеспечивает неизменность до­кумен­та, при ее наличии не нужно подписывать никаких соглашений участников электронного взаимодействия, но она и обходится недешево, особенно учитывая, что каждый год ­УКЭП надо перевыпускать. А если компания использует не «облачную» ­УКЭП, возникают логистические сложности: каждый раз требуется выдавать соответствующие токены большому количеству сотрудников.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись дешевле в обращении, компания использует свой собственный удостоверяющий центр, но и она требует ежегодного перевыпуска. Кроме того, использование ­УНЭП подразумевает заключение соглашения участников электронного взаимодействия. Как говорит Закон № 63-ФЗ, все сотрудники должны с ним ознакомиться и его принять. Проверить такую подпись «снаружи», поскольку она выпускается неаккредитованным удостоверяющим центром, нельзя.

Простая электронная подпись по цене выгоднее двух предыдущих, не нуждается в перевыпуске, затраты на логистику минимальны. Но она не обеспечивает возможности проверки, не обес­печивает неизменность, целостность до­кумен­та. Для того чтобы максимально соединить плюсы от разных видов подписей, идеальным решением является комбинированное их применение. При таком подходе работники получают доступ к простой электронной подписи, менеджмент в зависимости от функционала — к ­УНЭП и ­УКЭП.

Судебная практика в тренде цифровизации

Надо отметить, что эффект от перевода до­кумен­тооборота в электронный выше тех издержек, которые, как многие опасаются, можно понести при рассмотрении споров, вызванных применением Закона № 63-ФЗ, в судах и государственной инспекции по охране труда. Основные нововведения, связанные с внед­рением цифровых технологий в кадровой сфере, существуют пока лишь на уровне законопроектов, у многих компаний остается доля скептицизма в отношении того, примут ли суды доказательства в виде электронных до­кумен­тов. Действительно, законодательство не успевает за темпами развития технологий, но справедливости ради скажем, что и суды это понимают. Судебная практика свидетельствует: ориентироваться исключительно на Трудовой кодекс РФ нельзя, поскольку он был принят еще в 2002 г. и, по сути, никак в части перевода до­кумен­тов в электронный вид не развивался. Законодатель в Законе № ­63-ФЗ продемонстрировал более современный подход, и судьи этот сигнал услышали.

Так, суды указывают, что специальное законодательство в сфере электронной подписи допускает использование электронной подписи наравне с обычной подписью в бумажном виде.

цитируем документ

...Из обстоятельств дела следует, что в Банке принят электронный до­кумен­тооборот, посредством которого осуществляется ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно касающимися их трудовой дея­тельности. Принятая в Банке система построена таким образом, что работник входит в систему электронного до­кумен­тооборота под своим индивидуальным паролем, знакомится с локальным нормативным актом, посредством своей электронной подписи подтверждает факт ознакомления, при этом система электронного до­кумен­тооборота позволяет зафиксировать, что работник ознакомился с до­кумен­том.

Учитывая установленные обстоятельства, суд приходит к выводу, что Банк требование трудового законодательства об обязательном ознакомлении работников с локальными нормативными актами, непосредственно касающимися их трудовой деятельности, не нарушил.

Ссылку представителя Государственной инспекции труда в <...> о том, что роспись работников с принимаемыми локальными нормативными актами обязательно должна быть в бумажном виде, суд находит необоснованной.

Действительно, положения ст. 22 Трудового кодекса РФ предписывают работодателю знакомить работников под рос­пись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Однако следует учесть, что Трудовой кодекс РФ был принят в 2001 г., когда еще не существовало законодательства об электронной подписи.

С принятием в 2011 г. Федерального закона «Об электронной подписи» введена возможность использования электронной подписи, при этом, как уже было отмечено, в соответствии с положениями п. 2 ст. 6 данного федерального закона при наличии соглашения между участниками электронного взаимодействия информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью, признается равнозначной до­кумен­ту на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Из решения Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16.01.2014 по делу № 2-1091/2014

Как видим, суд придерживается прогрессивной позиции. При наличии в компании системы электронного до­кумен­тооборота, если она функцио­нирует при соблюдении всех необходимых усло­вий, апеллировать к буквальному соблюдению норм ТК РФ о собственноручной подписи работника не обязательно.

Но что же это за необходимые условия?

Эксперты ­DIRECTUM рекомендуют своеобразный чек-лист готовности участников электронного до­кумен­тооборота к судебным спорам:

1. В организации должен быть сформирован регламент, определяющий применяемый вид электронной подписи и основные положения электронного взаимодействия.

2. Сотрудник должен быть присоединен к данному регламенту, что должно подтверждаться, например, заявлением о присоединении, а такое заявление должно быть подписано работником собственноручно.

3. Дополнительно порядок обмена можно указать в трудовом до­гово­ре.

4. При использовании в организации ­ПЭП/­УНЭП должны быть установлены правила их применения.

5. При применении ­УНЭП, согласно требованиям Закона № 63-ФЗ, организация обязана разработать положение об удостоверяющем центре.

6. Следует обеспечить установление лица, подписавшего электронный до­кумен­т или ознакомившегося с ним. В усиленной электронной подписи информация о ее владельце содержится в сертификате, в простой — в ее реквизитах. В правилах применения необходимо закрепить невозможность передачи конфиденциальных ключей электронной подписи. Дополнительно, хотя бы с точки зрения информационной безопасности, необходимо разработать и применять доменную политику паролей. Это позволит идентифицировать конкретного сотрудника, который трудился на конкретном автоматизированном рабочем месте за определенным компьютером. В правилах нужно указать, что пароли от домена учетной записи есть только у работника, что у него есть обязанность соблюдать их конфиденциальность и не передавать третьим лицам.

7. Опционально эксперты советуют пре­ду­смот­реть возможность предоставления логов электронной системы (специальные файлы, в которых протоколируются определенные действия пользователя или программы на сервере) для проведения технической экспертизы.

Передаем до­кумен­ты работнику: как и что учесть?

Есть несколько вариантов решения проблемы доступа сотрудников, у которых нет автоматизированного рабочего места, к ИС. Наиболее простой и распространенный — обеспечение удаленного доступа через систему личных кабинетов. Зная пароль и логин, работник легко может войти в систему хоть из дома, хоть из интернет-кафе. Есть и более прогрессивные решения. Функционал корпоративной ИС может быть доступен через мобильные устройства (смартфон), оборудованные соответствующими программными продуктами. Разработчики ПО предлагают также для кадровых процессов использовать чат-боты. Особенностью чат-ботов является то, что они в целом ориентированы на выполнение конкретных действий. При такой организации информационного взаимодействия у работника на устройстве имеется определенный набор кнопок, нажимая на которые по подсказкам робота работник так или иначе выражает свою волю.

Одним из вариантов является использование терминалов самообслуживания. Эта сфера сейчас активно развивается, представляет все новые формы модели терминалов под разные задачи и с разными степенями защиты. Так, пользователь может по разовому паролю, по ключу доступа, с помощью штрих-кода попасть в корпоративную систему и выполнять там необходимые действия.

Если с техническим обеспечением кадрового до­кумен­тооборота никаких сложностей на сегодняшний день нет, то в плане доказательственной базы, ввиду недоурегулированности «цифры» в законах, для работодателя существует риск того, что работник откажется признать факт получения электронного до­кумен­та. Чтобы свести опасность такого развития событий к минимуму, эксперты советуют следующее. Можно выгружать до­кумен­ты на съемный носитель (на флешку, на личное устройство), можно отправлять их на личную электронную почту работника (адрес которой нелишним будет прописать в трудовом до­гово­ре). Есть и возможность использования различных облачных сервисов. Также ­DIRECTUM рекомендует при передаче до­кумен­тов формировать акт выгрузки и подписывать его усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя.

Выбираем систему для кадрового ­докумен­тооборота

В какой информационной системе можно реализовывать кад­ровый до­кумен­тооборот? Существует большое количество систем, даже классов систем. При всем многообразии выбора компания, размышляющая над тем, на какой из ИС остановиться, должна учитывать следую­щее. Информационная система, которая тем или иным образом затрагивает кадровые процессы, должна консолидировать данные о сотрудниках и обеспечивать их взаимодействие не только по горизонтали (между собой), но и по вертикали — вплоть до кадровой и IT-служб, генерального директора. Поскольку в кадровых процессах участвуют все сотрудники организации, не только офисные, следует обес­печить удаленный доступ к ИС.

Система должна уметь формировать до­кумен­ты. В идеале видится такая ситуация, когда до­кумен­ты будут автоматически создаваться и дополняться из информационной системы. ИС должна обеспечивать длительное хранение до­кумен­тов, в особенности кадровых, как того требует законодательство.

Эксперты ­DIRECTUM проанализировали наиболее распространенные ИС на предмет соответствия указанным критериям. Идеальных не нашлось, но определенные выводы сделать можно. С результатами можно ознакомиться на схеме 2.

Идеальное решение для автоматизации HR-процессов должно максимально удовлетворять потребности рынка. Как его видят в ­DIRECTUM? ИС закрывает почти все области работы с сотрудниками на различных этапах, начиная с рекрутинга. ИС позволяет вести базу кандидатов, назначать встречи с наиболее успешными из них, согласовывать необходимость проведения собеседований с кандидатом, формировать отчет о собеседовании. Далее следует прием сотрудников на работу. Здесь мы говорим не только о подписании необходимых до­кумен­тов, а создаем четко выстроенный процесс выхода на работу: готовим учетную запись, пропуска, пароли. Далее система отслеживает и сопровождает всю трудовую деятельность в компании: приказ о приеме на работу, перемещения по сетке штатного расписания, обучение и переобучение работника, отпуска и больничные, командировки и т.д.