В нижнюю палату парламента поступил законопроект, в котором предлагается разрешить организациям сократить сроки хранения некоторых бумажных документов, заменив их электронными дубликатами. Предполагается, что в случае принятия закон позволит организациям, осуществляющим операции с денежными средствами, полностью перейти на электронный документооборот. Это должно сократить их расходы на хранение и обработку документов.
Архивы, многие годы хранящие тонны документов на бумажных носителях, возможно, скоро уйдут в прошлое. Депутаты Госдумы предлагают заменить часть из них электронными дубликатами. Авторы законодательной инициативы (проект размещен в электронной базе Госдумы под № 657361-7) предлагают внести соответствующие изменения в целый ряд законов: о противодействии легализации доходов, полученных преступным путем, об акционерных обществах, о рекламе, о персональных данных и др.
Документ предусматривает механизм создания электронного дубликата, к примеру, путем сканирования бумажной версии документа. Не возбраняются и другие технологические решения. Если содержание электронного дубликата отличается от содержания оригинала, который находится у физического лица, то приоритет будет отдаваться оригиналу.
Электронные документы можно будет конвертировать, то есть преобразовывать из одного формата в другой — например, в случае устаревания формата. Содержимое документа при этом должно полностью сохраняться, также нужно будет фиксировать реквизиты и метаданные и подписывать новый вариант квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на проведение конвертации. После создания нового варианта срок хранения исходного документа не должен составлять менее одного года. Это положение призвано защитить дубликаты от потери содержимого. В случае необходимости электронные документы можно уничтожать, но метаданные при этом сохраняются.
Требования к порядку создания электронного дубликата и проведения конвертации устанавливает Правительство. Профильные государственные органы или Центробанк смогут выдвигать дополнительные требования или менять сроки хранения оригиналов.
Наличие электронного дубликата позволит сократить срок хранения бумажного документа до одного года. Этот срок вполне обоснован, поскольку, согласно данным экспертов, оспаривание документов чаще всего происходит в течение года с момента их создания. Зарубежное законодательство при регулировании аналогичных процедур также исходит из сопоставимого времени (от шести месяцев до одного года). Отличать документы друг от друга можно будет по реквизитам, а управлять ими и отслеживать использование — с помощью метаданных.
Кто может создавать электронные дубликаты? Согласно законопроекту рекламораспространитель может создавать электронный дубликат предварительного согласия абонента или адресата на получение рекламы. Оператор может создавать электронные дубликаты согласия в письменной форме на обработку персональных данных и отзыва такого согласия, оператор связи — договора об оказании услуг связи, оператор подвижной радиотелефонной связи — согласия на получение рассылки. После регистрации письменного обращения орган местного самоуправления или должностное лицо может создать электронный дубликат такого обращения. Экономические субъекты вправе создавать электронные дубликаты первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности и аудиторских заключений о ней. В случае заключения сторонами договора на бумажном носителе любая из сторон вправе создать электронный дубликат такого договора.
Виды документов, которые разрешат переводить в электронный формат, будут устанавливаться законодательством во избежание несанкционированного уничтожения бумажных документов, подлежащих обязательному хранению.