Организация работы по разработке новых или экспертизе входящих договоров является важной составляющей комплекса мер по обеспечению защиты интересов компании как участника гражданского оборота. Однако нередко на практике данной части юридической функции уделяется недостаточно внимания. Зачастую такая проблема характерна для субъектов малого и среднего предпринимательства, где собственник бизнеса в целях снижения постоянных издержек экономит на юристе и возлагает ответственность за работу с договорной документацией на бухгалтера, для которого выполнение такого рода функции, безусловно, нехарактерно. На крупных предприятиях существует другая проблема: сложившаяся годами система малоэластична и с трудом подвергается реформированию. В то же время, пренебрегая мониторингом тенденций и изменений в области разработки/согласования договоров, собственники подвергают предприятия рискам наступления неблагоприятных последствий не только в связи с нарушением контрагентом условий сделки (риски в области гражданско-правовых отношений), но и в связи с нарушением действующего налогового законодательства.
Деятельность по разработке или согласованию договоров является ярким примером «процессинговой работы», которая характеризуется глубокой погруженностью в производственные процессы, высокой степенью вовлечения и режимом работы day-by-day. Именно по этой причине даже при организации, структурировании юридической функции компании сторонней организацией консультанты, как правило, рекомендуют аккумулировать необходимые для выполнения этой работы ресурсы непосредственно на предприятии, не передавая их на аутсорс. Это объясняется тем, что наибольший эффект предварительная юридическая экспертиза текущих (повседневных) сделок, совершаемых при осуществлении предпринимательской деятельности, обеспечивается при постоянном и непосредственном контакте с производственными подразделениями предприятия.
На практике применяется множество форм организации договорной работы на предприятии, но наибольшее распространение получили две из них.
В первой модели юристы выступают организаторами и основными участниками согласования, принимают на себя обязанности по непосредственному взаимодействию с контрагентами и производственными подразделениями предприятия. То есть, выступая носителем знаний в области юриспруденции и определяя возможные направления возникновения правовых рисков, замыкают на себя весь процесс согласования, являются центром обработки любой информации и принятия ключевых решений.
Вторая модель ограничивает роль юристов исключительно правовой экспертизой сделки, условия которой (финансовые, технические и т. д.) определяются соответствующими профильными подразделениями компании. В таком случае юристы редко самостоятельно инициируют какие-либо предложения относительно условий сделки, а лишь дают мотивированное заключение относительно возможных рисков совершения сделки на предложенных условиях.
Обстоятельствами, оказывающими влияние на выбор той или иной модели, выступают особенности организационной структуры предприятия, штатная численность, территориальная разобщенность подразделений и пр.
В любом случае важнейшими задачами организации договорной работы (с точки зрения юриста) являются:
-
обеспечение соблюдения процедур compliance;
-
снижение рисков наступления неблагоприятных экономических и правовых последствий совершения сделки;
-
систематизация, учет и хранение договоров, их унификация и стандартизация.
При этом не стоит забывать и о том, что не меньшее значение для бизнеса имеет финансовый аспект: целеполагание совершения сделки, определение наиболее целесообразных способов и форм ее совершения, оценка ожиданий и экономического эффекта ее совершения. Данные обстоятельства обуславливают необходимость вовлечения в процедуру согласования экономистов, финансистов и производственников, учитывая, что каждый в пределах своей компетенции оценивает инициативу заключения договора и может дать ценные замечания/предложения.
Совершение сделки без учета и предварительной экспертизы финансового аспекта может повлечь за собой непрогнозируемые последствия.
Пример
В целях снижения рисков недостатков при сборке оборудования в месте эксплуатации (в Сибири) крупным производственным центром было принято решение осуществить сборку изделия в месте производства (г. Москва) с последующей транспортировкой железнодорожным транспортом в место эксплуатации в собранном виде. Однако отдельные узлы транспортной системы железнодорожного транспорта (туннели) были не в состоянии обеспечить транспортировку изделия по техническим причинам (габариты изделия превышают пропускные характеристики). Данное обстоятельство не было учтено на этапе принятия решения, результатом чего стали колоссальные финансовые потери (оплата безрезультатных транспортных услуг, компенсация за нарушение сроков передачи товара и т. д.).
Стандартные формы упрощают процесс согласования договоров
Возвращаясь к правовой экспертизе договоров, стоит отметить, что одна из основных задач юриста — снижение риска наступления неблагоприятных экономических и правовых последствий совершения сделки. Речь идет о согласовании условий сделки, отвечающих интересам предпринимателя, нивелирующих риски, связанные с ее совершением. Решению этой задачи способствуют технологии «конструкторов договоров». Данный инструмент зарождался в условиях ограниченных технических и программных ресурсов путем формирования базы типовых формулировок существенных условий сделок, наиболее распространенных или оптимальных для конкретного предприятия, а также регламентов отдельных процедур (приемка исполнения по договору, порядок оплаты, урегулирование споров и пр.). В дальнейшем такие наработки использовались блоками при подготовке соответствующих документов. Отсюда и возник термин «конструктор договоров», который предполагает сборку итогового документа из заранее подготовленных элементов. Создание системы таких стандартизированных инструментов позволяет упростить и облегчить работу инхаус-юриста, исключить технические ошибки и т. д.
Одним из способов унификации договорной документации в компании выступает объединение стандартных условий в формы типовых для конкретной организации форм договоров, которые нередко утверждаются распорядительными документами. Наличие типовой формы договора снимает необходимость при совершении каждой новой сделки «придумывать велосипед» и сводит работу соответствующих подразделений компании к заполнению готовой формы. Это особенно упрощает работу компаний по исходящим договорам, часто заключаемым в ходе обычной хозяйственной деятельности (например, договоры реализации продукции предприятия).
На сегодняшний день в условиях развивающихся технологий «конструкторы договоров» и типовые формы поименованных в Гражданском кодексе РФ договоров получили новое развитие в различных программных продуктах. Такие продукты объединяют устоявшиеся формулировки отдельных элементов документа и позволяют пользователю в значительно упрощенном порядке оперативно составлять необходимую основу, форму. Наличие специальных познаний или высшего юридического образования при этом не требуется. Безусловно, подготовленный таким образом проект позволяет обеспечить минимальный уровень гарантий защиты интересов предпринимателя, но не учитывает детали, особенности конкретной сделки, которые могут быть внесены уже в порядке доработки документа при необходимости.
Специализированное ПО позволяет контролировать сделку на различных этапах
Благодаря программным продуктам, представленным сегодня на рынке в изобилии, существенно упрощается и функция систематизации, учета и хранения договоров. Автоматизация производственных процессов, позволяющая в разы снизить трудозатраты по администрированию деятельности организации и повысить ее эффективность, по праву привлекает повышенное внимание собственников бизнеса. Такие программные продукты и решения позволяют объединить в одном информационном пространстве сведения из различных областей жизнедеятельности компании, кроме того, по результатам обработки этой информации, посредством применения различных фильтров подготовить свод, срез данных. Причем многие производители в рамках комплексных решений по автоматизации производственных процессов предлагают опциональные, модульные решения, оптимизированные под конкретные виды деятельности. В частности, при необходимости можно приобрести специализированное программное обеспечение, разработанное для предприятий общественного питания, гостиничного сектора и т. д.
В числе прочего современные программные продукты позволяют осуществлять разработку проекта уникального договора в режиме онлайн или внедрить типовую форму договора, проводить согласование входящего договора, определив состав согласующих подразделений. После заключения договора так же через программные продукты можно осуществлять контроль исполнения сделки, сбор и оформление закрывающих документов, а также систематизацию и последующее хранение комплектов договорной документации, тем самым обеспечивая возможность в максимально сжатые сроки получать доступ к информации о жизненном цикле сделки. Также это позволяет получать сводные данные о том, сколько текущих сделок находится на каком этапе (согласование, заключение, исполнение), какие ключевые решения принимались при совершении сделки и к каким они привели последствиям.
В числе прочего объединение в одном информационном пространстве сведений о продажах продукции, согласовании и исполнении договоров в комплекс позволяют сформировать ценную для развития бизнеса информацию. Например, представление о «воронке продаж», конвертации и сложностях, возникающих при реализации продукта, и т. д.
Compliance — отдельное направление в договорной работе юрдепартамента
Compliance — заимствованное слово, наиболее полно и точно отражающее совокупность мероприятий, осуществление которых обеспечивает в том числе надлежащее выполнение налогоплательщиком своих обязанностей по проверке контрагентов.
В последнее время проблема обеспечения качественной проверки контрагента стала особенно актуальной в свете активизации деятельности госорганов по противодействию легализации доходов, полученных преступным путем, а также пресечению получения недобросовестными налогоплательщиками необоснованной налоговой выгоды. Дополнительным подтверждением повышенного внимания налоговых органов в этом направлении являются внесенные в действующее законодательство изменения. Например, Федеральным законом от 18.07.2017 № 163-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации» Налоговый кодекс дополнен такой категорией, как «пределы осуществления прав по исчислению налоговой базы и (или) суммы налога, сбора, страховых взносов». Посредством применения приведенной категории, по сути, вновь определены критерии оценки добросовестности налогоплательщика (ранее они основывались на разъяснениях, данных в постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды»).
Учитывая изложенное, в целях исключения или снижения вероятности наступления негативных последствий, связанных с борьбой против фирм-однодневок, а также с иными проявлениями злоупотреблений со стороны налогоплательщиков, задачи предпринимателя дополняются пунктом «построить эффективную систему процедур compliance». Не погружаясь в детали этих процедур, отметим лишь ключевые обстоятельства, подлежащие проверке добросовестным налогоплательщиком:
-
существует ли в действительности организация;
-
является ли организация самостоятельным участником гражданского оборота (или используется для противоправных целей третьими лицами);
-
действительно ли организация способна исполнить обязательства по предполагаемой сделке (обладает необходимыми ресурсами).
Инструменты, используемые в ходе проверки, общеизвестны: это сведения из Единого государственного реестра юридических лиц (https://egrul.nalog.ru/), база данных арбитражных судов (https://kad.arbitr.ru/) и общий информационный портал судебной системы (https://sudrf.ru/), база данных судебных приставов (http://fssprus.ru/) и т. д. Кроме того, на рынке существует множество специализированных программных продуктов, позволяющих оперативно проанализировать в том числе финансовые результаты деятельности компании.
Все предпринятые действия в рамках проверочных мероприятий налогоплательщику следует фиксировать, а их результаты хранить на случай предъявления налоговыми органами претензий по каким-либо сделкам. Важно отметить, что такого рода претензии могут быть предъявлены налогоплательщику как в рамках мероприятий налогового контроля, проводимых в отношении налогоплательщика, так и в отношении его контрагентов (в рамках встречной проверки), что увеличивает вероятность наступления риска.
Какие вопросы должен раскрывать регламент по договорной работе в компании
Безусловно, важнейшим этапом организации работы по разработке новых или экспертизе входящих договоров в целях решения вышеописанных задач является утверждение регламента. Содержание такого документа должно раскрывать сроки, этапы и иные условия реализации соответствующих процедур, в частности, отвечать на следующие вопросы:
-
кто инициирует согласование и сопровождает проект на всех этапах (в том числе контролирует соблюдение в ходе согласования установленных сроков);
-
что является предметом согласования. В данном случае речь идет об определении комплекта документов, поступающих на согласование в соответствующее структурное подразделение (например, вряд ли экономист сможет дать рекомендации к заключению договора, не имея на руках пояснительной записки об источниках его финансирования, равно как юрист не сможет сформировать мнение относительно соблюдения закона при заключении договора в случае, если полномочия подписанта контрагента не подтверждены документально, и т. д.);
-
кто участвует в согласовании. Здесь важно отметить, что для разных категорий договоров может быть предусмотрен разный состав согласующих подразделений (например, договоры, подготовленные по типовым утвержденным формам, нет необходимости передавать на согласование юристам, а содержащиеся в плане закупок, могут не направляться на согласование экономистам и т. д.);
-
как распределены между участниками согласования зоны ответственности. Как правило, они определяются функционально (и это логично), но при этом необходимо распределить между участниками все возможные зоны наступления гипотетического риска, не оставив при этом пробелов и неучтенных риск-факторов;
-
какова последовательность согласования документации. Отвечая на этот вопрос и выстраивая цепочку из участников согласования, следует руководствоваться логической последовательностью принимаемых решений, начиная от фактической возможности исполнения сделки (мнение производственного подразделения) и заканчивая обобщенным мнением юриста о возможности и целесообразности совершения сделки с учетом высказанных другими подразделениями компании мнений. Стоит отметить, что структурное подразделение, которое является звеном, завершающим процедуру, волей-неволей аккумулирует все высказанные ранее замечания (в том числе и от других участников согласования) и подводит некую черту под результатами согласования, формируя итоговое мнение относительно предложенной на согласование сделки.
***
Обобщая вышеизложенное, хочется еще раз подчеркнуть, что в современных условиях развития информационных технологий предпринимателям предоставляется возможность применения широкого круга инструментов для решения задач администрирования предпринимательской деятельности. Это касается и процедур осуществления правовой экспертизы договорной документации. Несмотря на то что тенденции изменения действующего законодательства сводятся к возложению на участников гражданского оборота все большего круга обязанностей и большей ответственности, выполнение такого рода требований представляется вполне реальным и возможным при условии своевременной и грамотной организации юридической функции.