В конце марта начался эксперимент Минтруда России по внедрению кадрового документооборота в электронном виде. Но пока электронные трудовые документы смогут оформлять только несколько крупнейших компаний.
Минтруд России решил провести эксперимент по вводу электронного кадрового документооборота. Для этого он издал приказ от 26.03.2018 № 194 «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений». Под действие приказа попали следующие организации:
-
ОАО «Российские железные дороги»;
-
АО «Газпромбанк»;
-
ПАО «АвтоВАЗ»;
-
ПАО «Росбанк»;
-
ПАО «Мечел»;
-
АО «Северсталь Менеджмент»;
-
ПАО «Ростелеком»;
-
ООО «Яндекс».
Например, ОАО «Российские железные дороги» будет оформлять в электронном виде служебные командировки, извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся за соответствующий период. Также компания сможет в электронном формате ознакомить работников с графиком отпусков, с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, уведомить о времени начала отпуска.
АО «Газпромбанк» будет в электронном виде заключать трудовые договоры, а также знакомить работников с графиками отпусков, графиками работ и с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Для всех перечисленных организаций установлен план-график проведения эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. Общий период реализации эксперимента — с 23 марта 2018 г. по 1 октября 2018 г. Он разделен на четыре этапа.
На первом этапе (с 23 марта по 20 апреля 2018 г.) организации должны будут подготовить проекты локальных нормативных актов, содержащих процедуры проведения эксперимента, перечень ответственных лиц по проведению эксперимента, и утвердить их.
На втором этапе (с 23 апреля по 15 мая 2018 г.) планируется подготовка корпоративных информационных систем, иная техническая подготовка, а также уточнение локальных нормативных правовых актов для проведения эксперимента (при необходимости).
Третий этап (с 16 мая по 1 сентября 2018 г.) — это непосредственно проведение самого эксперимента. По его итогам компании направят в Минтруд России информацию об оценке финансовых затрат, затрат времени, рисках, связанных с проведением эксперимента, анализ эффекта от ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность.
На четвертом этапе (с 16 сентября по 1 октября 2018 г.) планируется общее подведение и оценка итогов по результатам прошедшего эксперимента в Минтруде России.
По итогам эксперимента будут разрабатываться предложения по внесению в законодательство изменений, связанных с предоставлением возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.