НДФЛ
Исчисление НДФЛ с заработной платы осуществляется по итогам работы за месяц. В пункте 2 ст. 223 НК РФ сказано, что при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения работником такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором.
Налог из заработной платы удерживает работодатель, так как он является источником выплаты физическому лицу дохода, а значит, он признается налоговым агентом по НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налоговый агент исчисляет суммы НФДЛ нарастающим итогом с начала календарного года по окончании каждого месяца по всем доходам, облагаемым по ставке 13%, начисленным физическим лицам за данный период, с зачетом ранее удержанной суммы налога (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Налоговый агент обязан удержать исчисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов физических лиц при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). А перечислить удержанную сумму налога в бюджет нужно не позднее дня, следующего за днем выплаты физическому лицу дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Порядок выдачи заработной платы работникам наличными денежными средствами из кассы организации установлен в Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указания).
В пункте 6.5 Указаний сказано, что сумма наличных денег, предназначенная для выплаты заработной платы (других выплат работникам), устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Срок выдачи денег определяется руководителем компании, но не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денежных средств в банке). В последний день выплаты заработной платы в расчетно-платежной ведомости в итоговой строке записывается сумма фактически выданных работникам наличных денег. В этот же день на фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер.
И уже на основании этого документа бухгалтер делает проводку:
Дебет 70 Кредит 50
— выплачена заработная плата работникам.
Таким образом, специфика выплаты заработной платы наличными из кассы организации состоит в том, что документ, подтверждающий фактическую выплату заработной платы, а именно расходный кассовый ордер, составляется в последний день срока выдачи заработной платы из кассы организации после закрытия расчетно-платежной ведомости.
Возникает вопрос: что в такой ситуации считать днем фактической выплаты дохода физическому лицу для целей применения п. 6 ст. 226 НК РФ — день, в который ему реально передаются денежные средства по ведомости, или день, когда составляется подтверждающий выплату зарплаты расходный кассовый ордер? К сожалению, разъяснения Минфина России и налоговой службы по данному вопросу на сегодняшний день отсутствуют. В связи с этим компания должна самостоятельно принять решение о моменте уплаты НДФЛ, оценив все возможные риски.
На наш взгляд, не будет ошибкой считать днем фактической выплаты заработной платы дату составления расходного кассового ордера и, соответственно, перечислять НДФЛ с заработной платы одним платежом на следующий день после окончания срока выдачи зарплаты. Ведь в расчетно-платежной ведомости работники только ставят свою подпись в подтверждении факта получения денег. При этом дата их получения не указывается. Поэтому определить, кто из работников в какой именно день получил заработную плату, нельзя. Это не смогут установить и контролирующие органы.
Если же компания примет решение о перечислении налога в бюджет на следующий день после реальной выплаты работникам дохода, компании придется отступить от правил, предусмотренных Указаниями. В этом случае бухгалтер каждый день выдачи заработной платы должен закрывать расходным кассовым ордером, на основании которого в бухгалтерском учете будет оформляться запись о выплате заработной плате. Фиксировать дату получения зарплаты каждым работником можно в расчетно-платежной ведомости, введя для проставления даты получения зарплаты отдельную графу.
Отчетность
Порядок заполнения раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ (утвержден приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@) будет зависеть от того, какой вариант уплаты налога выберет компания.
Если организация решит перечислять НДФЛ с заработной платы единым платежом на следующий день после того, как будет закрыта расчетно-платежная ведомость, то раздел 2 будет заполнен следующим образом:
— по строке 100 «Дата фактического получения дохода» указывается последний день месяца, за который начислена заработная плата;
— по строке 110 «Дата удержания налога» проставляется день закрытия расчетно-платежной ведомости;
— по строке 120 «Срок перечисления налога» отражается следующий за закрытием расчетно-платежной ведомости день.
Если выплата работникам дохода будет фиксироваться ежедневно, то налог с выданных сумм должен перечисляться в бюджет после каждого дня выдачи заработной платы. Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ будет заполняться точно так же, как и в первом варианте. Только блоков, состоящих из строк 100—140, будет несколько (равно количеству дней выдачи заработной платы).
С таким подходом заполнения раздела 2 соглашаются и налоговики. Так, в письме от 18.03.2016 № БС-4-11/4538@ специалисты ФНС России указали следующее. В случае если в отношении доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления НДФЛ, то строки 100—140 раздела 2 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.
День платежа — выходной
Порядок заполнения строки 120 «Срок перечисления налога» расчета по форме 6-НДФЛ в ситуации, когда срок уплаты налога в бюджет приходится на выходной день, специалисты ФНС России разъяснили в письме от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@. Они указали, что в ситуации, когда последний день срока приходится на выходной или нерабочий праздничный день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Основание — п. 7 ст. 6.1 НК РФ.