Удаленный офис на дому

Современная техника и средства связи достигли такого уровня, что практически любые бизнес-задачи теперь можно решить дистанционно. Поэтому все больше работодателей переводят своих сотрудников на удаленную работу на дому. О том, какие расходы в связи с этим возникают и как они отразятся на налогообложении, — наша тема номера.

На сегодняшний день многие подразделения компаний имеют возможность функционировать вне стен родного офиса. Работать удаленно могут юристы, бухгалтеры, дизайнеры, специалисты ИТ, отделов продаж и даже секретари.

Выгода компании от организации такой работы очевидна: происходит экономия расходов на аренду, коммунальные услуги, оплату интернета и телефонии и т. п. Кроме того, отказ от офиса может позволить более гибко подойти к найму персонала: ведь удаленно могут работать лица, проживающие в других регионах и даже странах. А значит, появляется возможность нанять более квалифицированный персонал за меньшие деньги.

Перечень плюсов перехода на дистанционную работу можно продолжать и дальше. Но решение руководителя о переводе компании на «мобильный офис», помимо явных выгод, влечет и проблемы, связанные с необходимостью значительно изменить не только порядок взаимоотношений с работниками, но и подход к учету текущих хозяйственных операций организации, что также может затронуть и налоговую составляющую. Остановимся на этих нюансах организации «мобильного офиса» подробнее.

Две модели

Известная поговорка гласит: «Дьявол кроется в деталях». Это в полной мере применимо к рассматриваемой нами ситуации с организацией «мобильного офиса». Начать с того, что сам по себе такой офис может строиться по двум принципиально разным моделям. Первая предполагает, что работодатель (как и в случае с обычным офисом) берет на себя заботу об обеспечении сотрудников необходимым для работы оборудованием. Проще говоря, компания за свой счет покупает компьютеры, телефоны, принтеры и т. п., а также необходимое для работы программное обеспечение и расходные материалы. И передает эти ТМЦ по мере необходимости удаленным работникам.

Вторая модель строится по обратному принципу: работники для выполнения должностных обязанностей используют личное имущество — собственные компьютеры, телефоны, принтеры, программное обеспечение и расходные материалы.

В зависимости от выбранной модели организации «мобильного офиса» перед компанией встают разные проблемы.

За счет работодателя

Начнем с первой модели — все необходимое для «мобильного офиса» оборудование закупается компанией за свой счет, и оно числится на ее балансе. Соответственно, работники получают технику, расходные материалы и программное обеспечение от работодателя в пользование. И основной вопрос здесь — это учет переданной техники, а также обеспечение ее сохранности и своевременного возврата по требованию работодателя (в том числе при увольнении сотрудника).

Учет бухгалтерский

Если имущество, приобретенное для работы сотрудников на удаленке, соответствует критериям п. 4 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», то оно в бухгалтерском учете признается основным средством. Соответственно, такие объекты учитываются на счете 01 «Основные средства».

В момент передачи имущества работникам оно не списывается с баланса, так как продолжает оставаться собственностью компании (п. 29 ПБУ 6/01).

Согласно п. 5 ПБУ 6/01 в целях обеспечения сохранности объектов имущества в производстве или при эксплуатации в компании должен быть организован надлежащий контроль за их движением. Конкретный порядок не установлен. Поэтому организации, решившей перейти на «мобильный офис», придется самостоятельно его разработать и закрепить в учетной политике, утвердив попутно и необходимые для этого формы документов.

На практике для контроля за сохранностью имущества обычно вводятся специальные документы, фиксирующие следующие сведения:

• вид, наименование и прочие отличительные свойства (номер, инвентарный номер, IMEI, ISN и т. п.) имущества;

• стоимость имущества;

• ФИО и должность лица, получившего имущество;

• сроки и цели передачи имущества;

• подпись лица, получившего и передавшего имущество.

Поскольку законодательство не устанавливает обратного, по форме это может быть как отдельный документ (расписка, акт и т. п.), так и сводный (ведомость, журнал и т. п.).

Для аналитического учета объектов основных средств, переданных удаленным работникам, к счету 01 можно открыть соответствующие субсчета.

Аналогичным образом можно поступить и с учетом малоценного оборудования, программного обеспечения, отразив их стоимость на отдельных субсчетах к счету 10 «Материалы», 04 «Нематериальные активы».

Учет кадровый

Цель организации контроля за переданным работникам имуществом — это обеспечение его сохранности. Значит, работодателю требуются механизмы, позволяющие при необходимости вернуть имущество в целости и сохранности либо компенсировать его стоимость, если работник по своей вине утратил такое имущество. И тут, к сожалению, законодательство играет, что называется, не на стороне работодателя.

По общему правилу, установленному ст. 241 ТК РФ, за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего заработка. Соответственно, если стоимость передаваемого сотруднику имущества не превышает его средний заработок, то вроде бы все просто: для возложения на работника ответственности за имущество достаточно зафиксировать факт и дату передачи имущества конкретному сотруднику и иметь документы, подтверждающие стоимость вверенных ценностей. И если работник имущество повредит или потеряет, то стоимость будет компенсирована путем удержания из его зарплаты.

Но на самом деле все не так просто. Дело в том, что по правилам ст. 239 ТК РФ материальная ответственность работника не может наступить, если работодатель не обеспечил надлежащие условия для хранения имущества, вверенного работнику. Очевидно, что в случае, когда имущество выдается сотруднику для использования вне офиса, обеспечить такие условия работодатель просто не может. А значит, шансы на взыскание с работника стоимости техники значительно снижаются, поскольку в случае спора судам прямо предписано выяснять, нет ли обстоятельств, исключающих ответственность работника (см. п. 4 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»).

Аналогичным образом обстоит ситуация и с передачей в пользование оборудования, стоимость которого превышает средний заработок сотрудника. Казалось бы, тут самый простой способ обеспечить сохранность вверенного сотруднику имущества — это установить для работников — получателей дорогостоящего оборудования полную материальную ответственность. И действительно, такую возможность работодателю Трудовой кодекс предоставляет: п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ указывает, что материальная ответственность в полном размере возлагается на работника в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу. Но тут же ее и ограничивает.

Так, согласно ст. 244 ТК РФ письменный договор о полной материальной ответственности, указанный в п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ, может быть заключен только с работниками, указанными в соответствующих перечнях, утвержденных Минтрудом России. И хотя перечни эти достаточно объемные (см. постановление от 31.12.2002 № 85), в них содержатся лишь категории работников, занимающих должности или выполняющих работы, связанные с обслуживанием денежных или материальных ценностей. Проще говоря, на основании перечня договор о полной материальной ответственности можно заключить с завскладом, который будет выдавать компьютеры работникам, но не с самими работниками, которые на этих компьютерах будут работать. При этом перечни являются исчерпывающими и расширительному толкованию не подлежат (письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1).

Поскольку договор в рассматриваемом случае отпадает, то можно было бы попробовать сделать так, чтобы за вверенное имущество работник отвечал в полном размере, а не в размере среднего заработка, передав имущество сотруднику по разовому документу, о котором также говорится в п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ. Но тут на пути работодателя, решившего таким способом обеспечить сохранность имущества, переданного сотрудникам, работающим удаленно, вновь встает уже упоминавшееся правило ст. 239 ТК РФ об освобождении работника от ответственности, если работодатель не обеспечил условия для хранения имущества.

Так что с сожалением приходится констатировать, что законных механизмов обеспечить сохранность имущества, вверенного удаленным сотрудникам, не существует. Хотя надо отметить, что есть случаи, когда материальная ответственность в полном размере наступает вне зависимости от того, обеспечил работодатель условия для хранения вверенного сотруднику имущества или нет. Речь идет о ситуациях, когда вверенное работнику имущество утрачено не при исполнении трудовых обязанностей либо в результате административного проступка или преступления, совершенного сотрудником (п. 5, 6 и 8 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).

Учет налоговый

Но на этом проблемы с учетом имущества не заканчиваются. Ведь «мобильный» сотрудник по окончании рабочего дня не уходит домой, оставляя вверенную ему технику на рабочем месте. А значит, он может использовать эту технику в личных целях. Что уже может вызвать претензии со стороны налоговых органов в части учета работодателем соответствующих затрат. Ведь в такой ситуации не будут выполняться требования ст. 252 НК РФ, предусматривающие признание только тех расходов, которые непосредственно связаны с производственной деятельностью организации.

И в этой части работодатель в полной мере может применить данные ему трудовым законодательством полномочия по ограничению использования имущества в личных целях. Во-первых, такой запрет необходимо прямо предусмотреть в соответствующих кадровых документах — Правилах внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции или непосредственно в трудовом договоре с сотрудником. Это даст возможность применять к нарушителям соответствующие дисциплинарные взыскания, а также при необходимости взыскивать ущерб в полном размере. Ведь, как уже отмечалось, за ущерб, причиненный имуществу работодателя не при исполнении трудовых обязанностей, работник отвечает в полном размере (п. 8 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).

Во-вторых, если речь идет об использовании компьютерной техники, то современные способы администрирования вполне позволяют установить запрет на использование компьютера в определенное время. А значит, работодатель может настроить компьютеры сотрудников таким образом, чтобы ресурсы компании (расходные материалы, программное обеспечение и т. п.) могли использоваться только в рабочее время. Одновременно можно установить порядок разблокировки данных функций при необходимости сверхурочной работы (например, на основании служебной записки работника, завизированной его непосредственным руководителем).

Эти меры, подтвержденные соответствующими распорядительными документами, позволят снять возможные претензии со стороны налоговых органов в части учета расходов, которые могут быть квалифицированы как непроизводственные.

Личное имущество сотрудников

Практически всех проблем, о которых мы говорили выше, можно избежать, если организовать «мобильный офис» с использованием имущества, принадлежащего сотрудникам. В таком случае перед работодателем уже не стоит вопрос учета техники, расходных материалов, программного обеспечения, используемых сотрудниками. А значит, снимается и вопрос материальной ответственности за их сохранность. Наконец, уходит и потребность в том, чтобы ограничивать сотрудников в использовании имущества в нерабочее время.

Учет компенсации

При этом такое переложение груза технического обеспечения деятельности на плечи сотрудников носит вполне законный характер. Ведь ст. 188 ТК РФ прямо предусматривает возможность использования сотрудниками личного имущества (в том числе технических средств и материалов) в интересах работодателя. На работодателя при этом возлагается обязанность по выплате сотруднику компенсации за износ (амортизацию) данного имущества и возмещение расходов, связанных с его использованием, размер которой определяется по соглашению с работником.

Причем данная компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письма Минфина России от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, Минтруда России от 27.07.2016 № 17-3/В-291, от 13.11.2015 № 17-3/В-542, ФСС России от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615) и полностью учитывается в расходах (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 15.08.2005 № 03-03-02/61).

Не обременит работодателя в данном случае и документальное обеспечение. Потребуется лишь подтверждение факта использования сотрудником личного имущества с ведома работодателя и согласование размера компенсации. Другими словами, достаточно будет завизированной уполномоченным сотрудником компании служебной записки работника с указанием, какое именно имущество и в каких именно целях используется сотрудником при выполнении своих трудовых обязанностей, и соглашения, подписанного работником и работодателем, фиксирующего размер и порядок выплаты компенсации и возмещения расходов. Одновременно этим же соглашением можно зафиксировать состав используемого сотрудником для работы имущества, что позволит отказаться и от оформления служебных записок.

Учет расходов

Но и у этой медали есть оборотная сторона. Так, использование сотрудниками личного имущества и программного обеспечения для выполнения трудовых обязанностей таит в себе множество нюансов, связанных с компенсацией работодателем различных расходов сотрудников. В частности, в случае с «мобильным офисом» это могут быть затраты на оплату доступа в интернет (в том числе для выхода с мобильных устройств), на покупку тех или иных программ, ремонт используемого сотрудником оборудования и т. п. Всегда ли организация может учесть подобное возмещение в расходах? Какие документы нужны для обоснования выплаты? И нужно ли удерживать при этом НДФЛ и начислять страховые взносы?

Начнем с последнего вопроса. Поскольку в данном случае речь идет о компенсации фактически произведенных расходов сотрудников, а обязанность по такой компенсации установлена Трудовым кодексом, то можно говорить о том, что в данном случае у сотрудника в принципе отсутствует доход, под которым ст. 41 НК РФ понимает экономическую выгоду. Однако судебная практика в данном случае пошла по пути освобождения данных выплат от НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ как компенсационных, под которыми согласно п. 3 Обзора судебной практики Верховного суда РФ № 1 (2016), утвержденного Президиумом ВС РФ 13.04.2016, понимаются доходы работника, получаемые в качестве возмещения тех затрат, которые понесены им в связи с выполнением трудовых обязанностей. Отметим, что такое толкование законодательства даже на руку работодателям, так как позволяет без лишних вопросов не начислять на эти выплаты страховые взносы на основании подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.

Что же касается налогового учета компенсации расходов работникам, то основной момент, с которым нужно определиться в данном случае, — это основание выплаты сумм, возмещающих расходы сотрудников. От этого напрямую будет зависеть как набор документов, которыми нужно обосновать данные выплаты для целей учета при налогообложении, так и, собственно, основание учета таких затрат.

Статья 188 ТК РФ, как уже упоминалось, требует не только выплатить компенсацию сотрудникам, использующим в работе личное имущество, но и возместить понесенные при этом расходы. Аналогичная по сути норма в отношении работников, с которыми заключен трудовой договор на условиях дистанционной работы, установлена в ст. 312.3 ТК РФ. При этом данная статья (в отличие от ст. 188 ТК РФ) прямо указывает, что порядок возмещения расходов, связанных с исполнением дистанционной работы, определяется трудовым договором. Также в ст. 312.3 ТК РФ сказано, что компенсироваться должны в том числе расходы на программно-технические средства, используемые работником. А основанием для компенсации является отчет о выполненной работе.

Таким образом, в отношении сотрудников, с которыми заключен трудовой договор о дистанционной работе, законодательство содержит четкие нормы, позволяющие отнести суммы возмещения расходов сотрудника к затратам на оплату труда. А значит, данные расходы могут учесть организации, находящиеся как на общем режиме налогообложения, так и на упрощенной системе (п. 2 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК РФ).

Заметим, что такой подход к учету расходов на возмещение затрат сотрудников выгоднее для организации по сравнению с учетом подобных выплат не в качестве расходов на оплату труда, а по соответствующему основанию, в зависимости от вида компенсируемых затрат (например, как расходы на оплату услуг связи при компенсации затрат на телефонию и интернет по подп. 25 п. 1 ст. 264 или подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ для УСН). Связано это с порядком документального оформления расхода и подтверждения его экономической обоснованности.

Так, если мы говорим об учете расходов на телефонию и интернет по соответствующему основанию (подп. 25 п. 1 ст. 264 или подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), то контролирующие органы требуют наличия достаточно объемного пакета документов (см., к примеру, письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178). В него входят утвержденный руководителем перечень должностей работников, использующих сотовую связь в служебных целях; должностная инструкция, где сказано, что при исполнении определенных трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью; трудовой договор или другое письменное соглашение с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации; копия договора работника с оператором связи, подтверждающая, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником, и, наконец, копия счета оператора связи.

В случае же учета данных затрат как расходов на оплату труда все гораздо проще. Вопрос экономической обоснованности и документальной подтвержденности расходов решен фактически на законодательном уровне в ТК РФ. Для этого необходимо заранее зафиксировать порядок и условия возмещения затрат сотрудника в трудовом договоре с ним. При этом желательно привести как можно более полный перечень возмещаемых расходов, не забыв при этом указать на возможность возмещения и иных обоснованных расходов, понесенных работником при выполнении трудовой функции.

Документом же, на основании которого фактически будут возмещаться расходы, является отчет сотрудника, работающего дистанционно, при наличии оригиналов документов, подтверждающих размер расходов. Утверждение работодателем данного отчета согласно ст. 312.3 ТК РФ влечет обязанность по возмещению расходов сотруднику.

Полагаем, что такой же механизм бухгалтеру следует принять на вооружение и при возмещении расходов, выплачиваемых на основании ст. 188 ТК РФ сотрудникам «мобильного офиса», у которых в трудовых договорах нет условия о дистанционной работе. С такими работниками нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором зафиксировать обязанность работодателя по возмещению расходов сотрудника (со ссылкой на ст. 188 ТК РФ) при условии утверждения работодателем отчета работника о понесенных расходах, к которому в обязательном порядке должны быть приложены оригиналы подтверждающих эти затраты документов, а также привести примерный перечень возмещаемых расходов.

Такое оформление позволит компании относить суммы возмещения практически любых обоснованных расходов сотрудников на затраты в качестве расходов на оплату труда, а также будет подтверждать обоснованность данных расходов. А право выбора основания для учета расходов прямо предоставлено налогоплательщику п. 4 ст. 252 НК РФ. Это положение, по мнению Минфина России, применимо и при УСН (письма Минфина России от 07.03.2006 № 03-11-04/2/57 и от 24.12.2004 № 03-03-02-04/1/98).

Отметим, что в указанном порядке можно учесть не только компенсацию текущих расходов сотрудника (оплата интернета, связи, программного обеспечения, расходных материалов), но и возмещение форс-мажорных затрат, связанных, например, с необходимостью ремонта используемого оборудования (см. письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186). При этом работодателю лучше запросить у сотрудника дополнительные документы (например, объяснительную записку), подтверждающие причины и обстоятельства поломки, чтобы подтвердить их производственный характер.