Минфин России в письме от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183 подтвердил свою позицию по поводу учета расходов командированного работника по проезду на такси для целей налога на прибыль. Финансисты также рассказали, какими документами можно подтвердить проезд на такси.
Условия для учета расходов на такси
Минфин России не возражает против учета затрат на проезд командированного работника в такси в составе командировочных расходов (письма от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720, от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621). Логика его рассуждений следующая. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются любые экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. В состав расходов на командировки включаются в том числе расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Исходя из этого финансисты приходят к выводу, что уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов по проезду командированного работника на такси возможно при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности. При этом финансисты допускают возможность учета расходов на такси как при проезде работника на данном виде транспорта до вокзала (аэропорта) при следовании к месту командирования и обратно (письмо от 11.07.2012 № 03-03-07/33), так и при поездках на такси в месте нахождения в командировке, например, от гостиницы до офиса клиента (от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).
В комментируемом письме Минфин России также отметил, что расходы работника в командировке на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в случае оформления их документами, соответствующими требованиям действующего законодательства, и при условии их обоснованности.
Рассмотрим, какие же документы нужны для этого и что является подтверждением обоснованности поездок на такси.
Документальное подтверждение
Ранее в своих письмах финансисты говорили, что подтвердить расходы по проезду на такси можно заказом-нарядом на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа и квитанцией на оплату пользования легковым такси (письма от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621). Обязательные реквизиты этих документов приведены в приложениях 4 и 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 (далее — Правила).
В комментируемом письме Минфин России указал, что подтвердить расходы по проезду на такси можно или квитанцией, или кассовым чеком. Обосновали финансисты свой вывод следующим образом. В соответствии с п. 5.1 Положения о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359, документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Правилами. Пунктом 111 Правил предусмотрено, что в подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. При этом квитанция должна содержать обязательные реквизиты, которые представлены в приложении 5 Правил. В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси. Специалисты финансового ведомства также отметили, что невыдача водителем легкового такси пассажиру по окончании поездки кассового чека, отпечатанного ККТ, либо квитанции в форме бланка строгой отчетности влечет административную ответственность, установленную ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ.
Таким образом, если командированный работник приложит к авансовому отчету по командировке кассовый чек, выданный водителем такси, этого будет достаточно для документального подтверждения расходов на проезд.
Экономическая обоснованность
Экономическую обоснованность понесенных расходов определяют сами организации (Определение Конституционного суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П, письма Минфина России от 25.04.2016 № 03-03-06/1/23681, от 29.07.2013 № 03-03-06/2/30016).
Так, отвергая довод налоговиков о необоснованности расходов на оплату такси при нахождении работников в командировке, ФАС Московского округа в постановлении от 05.07.2010 № КА-А40/6676-10 привел следующие доводы. В статье 168 ТК РФ сказано, что при направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Следовательно, если работник воспользовался услугами такси с ведома работодателя, данные затраты являются обоснованными и подлежащими возмещению работнику работодателем. Действующее законодательство (в том числе и налоговое) не конкретизирует, каким именно транспортом командированный сотрудник вправе добираться к месту командировки и обратно. Таким образом, расходы на проезд командированного работника на такси, в том числе и в месте нахождения в командировке, могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций. Из представленных материалов суд установил, что использование такси было обусловлено необходимостью решения рабочих и производственных вопросов предприятия в максимально короткие сроки, ограниченным числом авиарейсов, некруглосуточным движением общественного транспорта, в движении которого возможны сбои, плотностью графика работы командированного сотрудника, который может не успеть выполнить поставленные задачи. Так как связь понесенных предприятием расходов с командировками ее работников инспекцией не оспаривается, спорные расходы являются обоснованными и документально подтвержденными, и предприятие имеет полное право учесть их в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.
Таким образом, если командировка работника связана с производственной деятельностью компании и поездки на такси осуществлялись с ведома работодателя (возможность использования такси прописана в коллективном договоре или ином локальном акте организации), то расходы на такси являются экономически обоснованными и компания может учесть их в составе расходов по налогу на прибыль.