Для перемещения в месте командировки работник может арендовать автомобиль. Облагается ли выплачиваемая работнику компенсация расходов на аренду страховыми взносами? Ответ на этот вопрос Минтруд России дал в письме от 13.05.2016 № 17-3/ООГ-764.
Расходы на командировку
Трудовой кодекс обязывает работодателя при направлении работника в командировку возмещать ему расходы на проезд. При этом порядок и размеры такого возмещения устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 168 ТК РФ).
Перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами, приведен в ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон № 212-ФЗ). Так, в ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ сказано, какие конкретно выплаты не подлежат обложению страховыми взносами при оплате расходов на командировки. Расходы на аренду автомобиля в этой норме не названы. В связи с этим возникает вопрос: нужно ли облагать страховыми взносами компенсацию расходов работника на аренду автомобиля для переездов в месте нахождения его в служебной командировке? Минтруд России считает, что не нужно, но при выполнении определенных условий.
Аргументы чиновников
Подпункт «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ позволяет не облагать страховыми взносами установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Трудовое законодательство под компенсациями понимает денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). К таким затратам относятся, в частности, командировочные расходы. Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать командированному работнику не только расходы на проезд, найм жилого помещения и дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), но и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Исходя из этого, Минтруд России пришел к выводу, что выплаты, направленные на возмещение (компенсацию) работодателем расходов, связанных со служебными поездками (командировками), не облагаются страховыми взносами при документальном подтверждении таких расходов. В случае отсутствия подтверждающих документов выплаты в пользу работника не могут считаться компенсационными и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке. Этот вывод вполне очевиден и согласуется с вышеприведенными нормами законодательства.
Однако для признания компенсационными расходов по оплате аренды автомобиля в командировке чиновники, видимо, посчитали недостаточным выполнение условия об их документальном подтверждении и предъявили еще одно требование — экономическая обоснованность расходов. По их мнению, компенсационными такие расходы могут считаться в случае, если они обусловлены технологическими особенностями производства, то есть отсутствием возможности добираться до территории организации, в которую командирован работник, транспортом общего пользования.
Но насколько справедливо требование об экономическом обосновании? И определяется ли такое обоснование исключительно технологическими особенностями производства?
Экономическая обоснованность
Прежде всего отметим, что в Законе № 212-ФЗ не сказано, что для признания выплат компенсационными и не облагаемыми страховыми взносами необходимо их экономическое обоснование. Единственное требование, выдвигаемое в подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, — компенсационные выплаты должны быть предусмотрены законодательством. Из положений ст. 164 и 168 ТК РФ следует, что если расходы в командировке произведены с разрешения (ведома) работодателя, их возмещение является компенсацией.
Согласие работодателя на возмещение тех или иных расходов может быть выражено путем установления такой компенсации в коллективном договоре или в локальном акте организации. Так, например, Верховный суд РФ в Определении от 12.05.2016 № 309-КГ16-3829 поддержал выводы судов о том, что поскольку компенсация расходов на оплату услуг VIP-залов аэропортов при направлении в командировку предусмотрена локальным нормативным актом организации, она в соответствии с ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ не подлежит обложению страховыми взносами.
По нашему мнению, это документально выраженное согласие работодателя на компенсацию расходов фактически и будет означать их экономическую обоснованность. Ведь экономическую обоснованность понесенных расходов определяют сами организации (Определение Конституционного суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П, письма Минфина России от 25.04.2016 № 03-03-06/1/23681, от 29.07.2013 № 03-03-06/2/30016).
В связи с этим отсутствие возможности добираться до территории организации, в которую командирован работник, транспортом общего пользования не является единственным основанием для признания расходов на аренду транспорта экономически обоснованными. Так, например, необходимость аренды автомобиля может быть вызвана дешевизной такого способа передвижения. В письме от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742 Минфин России рассмотрел ситуацию, когда для передвижения нескольких работников в командировке арендовался автомобиль, поскольку поездки на поезде обошлись бы компании дороже. Финансисты указали, что Трудовой кодекс не содержит ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда. Поэтому суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в командировке относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением трудовых обязанностей, установленных законодательством. В этом письме финансисты также указали, что документальным подтверждением расходов на аренду автомобиля могут являться договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду, документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при наличии).
Итак, если компенсация расходов на аренду автомобиля предусмотрена коллективным договором или локальным актом, она не облагается страховыми взносами на основании подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ. При этом наличие возможности добираться до территории организации, в которую командирован работник, транспортом общего пользования значения не имеет.