Уже несколько лет происходит усиление роли нотариуса в деятельности коммерческих компаний. 1 сентября 2014 г. вступили в действие очередные изменения в Гражданский кодекс, предусматривающие обязанность всех хозяйственных обществ документально подтверждать состав участников собрания и принятые там решения специальными способами. По общему правилу, для такого подтверждения необходимо привлекать нотариуса или регистратора (для АО) или только нотариуса (для ООО). Однако у ООО есть возможность обойтись без участия нотариуса в этом процессе, предусмотрев в уставе или решении какой-либо альтернативный способ. В этой статье представлен анализ преимуществ и недостатков различных вариантов удостоверения решений.
Недавно принятый Федеральный закон от 30.03.2015 № 67-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации <…>» значительно расширил полномочия нотариуса, предусмотрев обязательное удостоверение различных корпоративных документов, сделок с долями и т.д. (подробнее см. «ЭЖ», 2015, № 12, с. 07). В прошлом году перечень привычных действий, совершаемых у нотариуса, пополнился обязательным удостоверением решений собраний и состава присутствовавших на нем участников АО нотариусом или регистратором. Решения общего собрания ООО также требуют нотариального удостоверения, если другой способ не предусмотрен уставом или решением. Это необходимо для достоверного установления действительноcти принятия решений, общего собрания.
Норма права
Принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются в отношении:
1) публичного акционерного общества лицом, осуществляющим ведение реестра акционеров такого общества и выполняющим функции счетной комиссии (п. 4 ст. 97);
2) непубличного акционерного общества путем нотариального удостоверения или удостоверения лицом, осуществляющим ведение реестра акционеров такого общества и выполняющим функции счетной комиссии;
3) общества с ограниченной ответственностью путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно (п. 3 ст. 67. 1 ГК РФ).
Способ удостоверения зависит от организационно-правовой формы компании. Так, акционерные общества согласно подп. 1, 2 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ для выполнения этого требования должны привлекать третье независимое лицо, причем это должен быть регистратор или нотариус, публичные АО вправе привлекать только регистратора. В ином положении находятся общества с ограниченной ответственностью: они также вправе привлечь нотариуса для фиксирования решения и состава участников собрания. Однако для них законодательство предоставляет альтернативу, предусматривая иные способы, установленные участниками в решении или уставе.
С одной стороны, это прекрасное решение, которое значительно упрощает сам процесс регистрации и подтверждения решений и состава общего собрания. С другой стороны, «иные способы» требуют особой осторожности: при их использовании важно учитывать и обходить подводные камни.
Отметим, что все альтернативные способы не распространяются на общества с одним участником. В этом случае у общества вовсе отсутствует обязанность заверять принятое решение у регистратора или нотариуса, а также определяться с другим способом подтверждения оформления решений (письмо ЦБ РФ от 19.11.2014 № 31-2-6/6513).
Итак, какую альтернативу предлагает Гражданский кодекс? В качестве примера альтернативных вариантов ГК РФ приводит подписание протокола частью или всеми участниками, а также применение технических средств записи для подтверждения. На первый взгляд, все эти варианты вполне разумны и очевидны, но на практике не все так просто.
Подписи учредителей
Наличие подписей всех участников — разумный и подходящий вариант для обществ с ограниченной ответственностью, состоящих из двух-трех участников. При создании бизнеса они могут находиться в дружественных отношениях, но это часто оказывается временным явлением, а возможные в будущем раздоры могут парализовать принятие важнейших решений и повлечь постоянное их оспаривание в судах. Поэтому наличие подписей всех участников — хороший метод предотвратить подобные истории.
В обществах с большим количеством участников необходимость сбора подписей у всех из них при принятии решений носит рисковый характер по причине возможных противоречий из-за вероятного отказа от подписи одного из участников. Причина — в появлении у каждого из многочисленных участников общества (в первую очередь миноритариев) возможности навязывать собственную волю другим. В этом варианте отсутствие одной подписи ставит под сомнение реализацию принятого решения из-за его юридической несостоятельности и дает повод для обращения в судебные органы.
Технические средства
Использование технических средств для подтверждения состава участников общего собрания и принятия конкретных решений во время проведения собрания не вызывает каких-либо организационных проблем: достаточно установить видеокамеру в помещении или сделать аудиозапись на диктофон. Вопросы и трудности могут проявиться в дальнейшем — в связи с необходимостью подтверждения достоверности полученных аудио- и видеоматериалов перед третьими лицами в будущем.
Дело в том, что в дальнейшем возникнет необходимость предоставлять доказательства подтверждения согласия каждого из участников общего собрания с принятием решением, а не указывать только на сам факт подтверждения решения. Документ, заверенный нотариусом или регистратором или подписанный всеми участниками, с этой задачей прекрасно справляется. В случае же применения технических средств подтверждением присутствия участников общества на собрании и их согласия с принятым решением станет прослушивание аудиозаписи или просмотр видеоматериалов. А это автоматически влечет сложности процессуального и организационного плана. Самая очевидная из них — возможность оспаривания в судебных органах достоверности представленных аудио- или видеоматериалов. Такая ситуация чревата длительными разбирательствами и параличом принятия важнейших решений в компании.
Тем самым технический метод подтверждения присутствия и согласия с решением во время собрания участников общества с ограниченной ответственностью при всей своей простоте требует решения одной важной проблемы. Она заключается в предварительной проработке четкого алгоритма, в соответствии с которым будут использоваться результаты подобных записей при возникновении конфликтных ситуаций между участниками общества.
Если компания выберет этот способ подтверждения решения собрания и состава присутствующих, рекомендуем вести запись всего заседания, начиная с момента регистрации участников. Кроме того, надо обеспечить приемлемое качество записи. Во время заседания обязательными элементами процедуры должно стать перечисление участников, заявление о наличии кворума, сообщение о повестке дня. Необходимо также следить за ходом ведения голосования и оглашения результатов по каждому из вынесенных вопросов — они должны быть понятны при просмотре или прослушивании.
Назначение ответственных за подписание протоколов лиц
Несовершенство предлагаемых ГК РФ альтернативных способов вынуждает искать новые варианты удостоверения решений. Например, более удобным методом, по сравнению с подписанием протокола всеми участниками, является закрепление в уставе или решении участников правила о том, что протокол общего собрания подписывается секретарем и председателем собрания, исполнительным органом или другими лицами.
Но и этот способ имеет ряд недостатков. Во-первых, в небольших ООО председатель и секретарь обычно выбираются из самих участников, поэтому проставление только их подписей дает возможность усомниться в наличии свершившихся фактов. Во-вторых, законность наделения полномочиями секретаря или председателя собрания, директора общества или членов иных органов управления не всегда удается подтвердить, что создает риски для судебных разбирательств в будущем. В первую очередь это касается организаций с мажоритарным участником, который фактически самостоятельно формирует и проводит собственных ставленников на пост председателя, секретаря, оказывает решающее влияние на формирование органов управления и так далее. Значит, нет гарантий, что директор или секретарь будут отражать реальную ситуацию и подтверждать действительные факты.
В итоге оказывается, что ни один приведенный альтернативный способ подтверждения решения не позволяет полностью предотвратить фальсификацию документов по итогам собрания участников ООО. Причем формально каждый из приведенных выше способов соответствует требованиям законодательства, но превращается в своеобразную мину замедленного действия, которая может «взорваться» в самый неподходящий момент. Например, если подготовленные таким образом документы в перспективе не примет суд в качестве доказательств.
Какой способ выбрать?
Для предотвращения негативных последствий, связанных с длительными судебными разбирательствами или параличом работы общества из-за внутренних конфликтов между участниками, можно заранее определить и утвердить конкретную процедуру подтверждения состава участников и решений собрания. Процедура должна соответствовать двум главным требованиям:
1) быть безусловной, чтобы на нее не влияли «настроения» отдельных участников и прочие обстоятельства;
2) достоверно указывать на факт принятия решения участниками общества, что позволит обратиться в судебные и иные органы.
В связи с этим наиболее оптимальным на сегодняшний день вариантом с точки зрения организационных расходов и рисков, на наш взгляд, остается предоставление возможности утверждать принятые решения председателем собрания, секретарем и, при наличии, другими лицами — например, руководителем компании. При этом желательно заблаговременно достигнуть консенсуса и назначить на эти должности максимально независимых людей, против которых не будут выступать миноритарии. Кроме того, важнейшие решения общества, а также те, при обсуждении которых предположительно могут возникнуть разногласия между участниками, желательно подтверждать регистратором или нотариусом.
Выбрать метод подтверждения решения участников собрания и состава его членов можно с помощью решения собрания (принимается единогласно) или путем внесения изменений в устав. Первый вариант более удобен, так как не требуются временные и дополнительные финансовые затраты, что особенно актуально для обществ с иностранными участниками.