Каждая пятая компания, снижая затраты, делает это ради быстрого финансового эффекта, то есть ставит его на первое место. Большинство же компаний, управляя затратами, стремятся к достижению долгосрочных результатов, и связанные с этим усилия стоят того — более 90% компаний улучшают или, по крайней мере, стабилизируют свои затраты относительно продаж. С помощью каких подходов и методов они добиваются таких результатов? Расскажем на практических примерах.
Существует много различных методов и подходов к управлению затратами.
Один из них состоит в систематическом управлении затратами, причем в последнее время все больше речь идет о повышении эффективности затрат.
Данный подход вытекает из стратегии бизнеса и предполагает в первую очередь рациональное использование всех ресурсов предприятия. Поэтому этим вопросам все чаще внимание уделяет топ-менеджмент компаний.
Как показывают исследования, большинство компаний, особенно использующие лучшие практики, достигнув определенных успехов, не останавливаются. Они пытаются найти возможности улучшить менеджмент затрат и тем самым финансовое положение компании (см. «ЭЖ», № 23).
Они продолжают оптимизировать процессы, а также активно укреплять сознание эффективности издержек своих руководителей и сотрудников. Развивают методы и инструменты управления затратами, вносят изменения в отчетность или используют новые инструменты и методы. Последние считаются самым мощным рычагом в повышении эффективности затрат.
Наконец, наряду с оперативной функцией возрастает значение стратегической составляющей в управлении затратами. Речь идет о стратегических компонентах в закупаемых сырье и материалах для производства.
Структура затрат определяет конкурентоспособность
Другой подход состоит в управлении структурой затрат.
Для понимания ситуации и управления затратами величины различных издержек и их чуть ли не ежедневные изменения ничего не дают. Эту информацию первого порядка можно сравнить с вершиной айсберга или симптомами. Чтобы управлять затратами, нужно видеть причины их появления, что их порождает, увидеть подводную часть айсберга. Возникают же издержки и затраты в связи с использованием определенных количеств ресурсов (сырья и материалов, энергии, персонала, оборудования, заемных финансовых ресурсов для производства продуктов/услуг).
Для управленческих целей нужно получить информацию второго порядка:
■ структуру затрат;
■ динамику, тенденции изменения в поведении различных видов затрат.
Например, соотношение косвенных (накладных) расходов и прямых затрат в целом по предприятию и по продуктам либо расходов на маркетинг и сбыт продукции и затрат на ее производство. Такие показатели служат простыми, понятными и удобными индикаторами (особенно для топ-менеджеров) и инструментом получения конкурентных преимуществ.
При этом решается как аналитическая, так и управленческая задача. Аналитика помогает измерить, сравнить и оценить структуру затрат, их носители и факторы, влияющие на их динамику. А выявленные при этом закономерности в изменении затрат и доходов помогают решать управленческую задачу — найти пути их рационального использования, смоделировать оптимальный уровень затрат и их эффективное соотношение. И затем разработать конкретные меры по достижению целевых затрат, например, где купить и как скомбинировать между собой ресурсы.
Ориентиром же для управления структурой затрат могут быть следующие тенденции:
■ снижение доли затрат на сырье и материалы (до 20—30%) в результате использования новых материалов;
■ снижение затрат на изготовление продукции в результате автоматизации производства и использования новых технологий;
■ рост косвенных затрат на продвижение продукции на рынки.
Использование ноу-хау экспертов
Компании, работающие в некоторых отраслях, имеющих особую специфику, например таких, как утилизация отходов нефтехимического производства, для получения долгосрочных и надежных результатов при сокращении затрат прибегают к услугам сторонних экспертов, использующих наработанные ноу-хау и практический опыт сокращения затрат в конкретной отрасли. Тем более что квалифицированного персонала для этих целей в компаниях практически нет.
Чаще всего консультантов привлекают компании транспорта/логистики, химпрома, фармацевтики для решения следующих вопросов:
■ организации процесса оптимизации эффективности затрат;
■ разработки мероприятий по управлению затратами;
■ проведения систематической ревизии структуры затрат.
Сами эксперты оценивают положение дел в компаниях следующим образом. По их мнению, сильную ценовую конкуренцию и конкуренцию в области инноваций и качества испытывает каждое второе предприятие. Почти у половины компаний отсутствует ясная и четкая стратегия закупок. При этом специалисты по закупкам лишь иногда участвуют в принятии стратегических решений, а в некоторых компаниях такие специалисты вообще отсутствуют. Выгоду от ноу-хау поставщиков компании получают иногда лишь в 30% случаев, а 9% вообще не знают таких выгод. Каждая четвертая компания анализирует свои затраты поверхностно, 12% вообще их не анализирует. Прозрачную калькуляцию поставщиков имеют только 19% компаний, 49% спрашивают ее иногда или в редких случаях, а 18% вообще не запрашивают.
Каждое второе предприятие не использует автоматизированные системы калькуляции затрат с целью сделать затраты собственного продукта и поставщиков прозрачными.
Большинство предприятий, по оценкам экспертов, лишь частично контролируют затраты своих продуктов, и это несмотря на сильную конкуренцию цен и качества.
Проиллюстрируем подходы к снижению затрат на практических примерах.
Альтернативные поставщики позволили сэкономить на закупках
Крупный производитель и переработчик материала из мягкой пены полиуретана, производящий большой ассортимент продукции различного качества, принял решение оптимизировать затраты в двух подразделениях — упаковки и утилизации отходов.
Производство упаковки и оказание соответствующих услуг производится по следующим направлениям: фольга, поддоны и бумага. А ежегодные затраты, составляющие 130 000 евро, распределены соответственно на трех подрядчиков. Причем большую долю затрат (50%) составляют расходы на закупки и утилизацию отходов.
С целью контроля и улучшения структуры затрат в подразделении упаковки руководство компании пригласило внешних экспертов-консультантов. Эксперты организовали и провели тендер по качеству закупаемых материалов и пригласили для участия в нем различных поставщиков. В результате такого конкурса были проведены некоторые изменения в структуре поставщиков, а компания сэкономила на закупках 11% расходов, или 14 300 евро.
По утилизации отходов компания работает с двумя фирмами, оказывающими услуги в этой области. Одна из них работает с опасными отходами, другая — с безопасными. И ежегодные расходы в данном подразделении достигли 44 000 евро. Здесь приглашенные эксперты также провели открытый тендер фирм, занимающихся такими услугами. Проанализировав результаты конкурса и сложившуюся ситуацию в данной отрасли, нашли несколько решений устойчивого снижения затрат в подразделении.
Среди предложенных решений самый большой потенциал снижения затрат (около 32%, или 14 080 евро), связанный с мерами и условиями по частичной сортировке мусора, был у одного из поставщиков. Однако компания выбрала другой вариант — поставщика без сортировки мусора, сократив при этом 24% (10 560 евро).
Оптимизировали договорные отношения с поставщиками
Компания среднего бизнеса производит контейнеры (емкости) различного вида и продает их на национальном и международном рынках.
В номенклатуру производимых продуктов входят также металлические емкости для бизнес-подразделения подготовки воды, воздуха и сжатого воздуха, а также для регенерированной (восстановительной) энергии.
Компания ежегодно определяет принципы своей успешной деятельности. Один из важнейших состоит в «целенаправленной совместной работе сотрудников» и «решении проблем клиентов и выполнении их желаний».
Для снижения затрат в некоторых категориях было принято решение о совместной работе с экспертами по управлению затратами в следующих сегментах:
■ упаковка контейнеров (емкостей);
■ утилизации отходов и металлолома;
■ закупки технического газа.
Приглашенный эксперт организовал команду — сеть экспертов по выбранным категориям затрат.
На первом этапе провели анализ для общего (совместного) понимания проблем с целью формирования запроса на определенные услуги. Его разослали имеющимся и альтернативным поставщикам, и в ответ были получены от них специальные предложения.
В результате изучения присланных предложений были предложены следующие решения:
■ по закупкам технического газа затраты по основным поставщикам сократили более чем на 35%, и это несмотря на существующий договор о поставке газа;
■ затраты на утилизацию отходов и металлолома на основании пересмотра договоров об утилизации снизили на 20%;
■ для оптимизации потребляемого материала на упаковку в области упаковочных материалов изучили альтернативные поставки фольги. В результате принятого решения о переходе на альтернативных поставщиков при сохранении качества закупаемого материала, по меньшей мере, на том же уровне достигли более 25% экономии.
Оценивая результаты работы экспертов, руководитель компании отметил, что для достижения таких же финансовых улучшений нужно было бы значительно увеличить объемы продаж.
Многократно увеличили выручку от утилизации отходов
Компания разрабатывает, производит и продает лабораторное оборудование из искусственного материала. При этом она является технологическим партнером ряда университетов, НИИ, а также диагностической, фармакологической и биотехнологической индустрии.
По утилизации отходов сложилась экономически невыгодная ситуация. Отходы продавались по фиксированной цене таких материалов, как искусственные материалы, картон и бумага. При этом затраты на утилизацию отходов достигали 36 200 евро, а их продажа обходилась в 26 650 евро.
Для оценки структуры своих затрат и оптимизации расходов по утилизации искусственных материалов и отходов руководитель компании пригласил экспертов в области искусственных материалов.
Основные усилия эксперты направили на поиск вариантов ухода от фиксированной цены отходов и нашли такое решение. Они предложили изменить подход к ценообразованию на отходы и привязать цену продаж отходов различных материалов к соответствующему отраслевому и продуктовому индексу цен. В результате осуществления такого решения на практике выручка от продаж искусственных материалов, РЕ-фольги, картона и бумаги постепенно выросла на 100%.
Кроме того, нашли дополнительный потенциал снижения затрат в оптимизации размеров производимых емкостей и частоты сбора отходов.
Эксперты порекомендовали также ряд мероприятий по проведению сбора отходов различных видов искусственных материалов по сортам.
В целом благодаря предложенным экспертами и реализованным с их помощью изменениям результат от продажи отходов увеличился на 100 000 евро, что соответствовало 1000% улучшения. И это даже без использования методов разделения отходов по сортам.
По признанию руководителя компании, он даже не мог предположить, что снижение затрат в этой области может так существенно увеличить доходы.