Работодатель обязан обеспечивать сотрудникам безопасные условия работы. На мероприятия по улучшению условий и охраны труда компания должна направлять не менее 0,2% суммы затрат на производство продукции (работ, услуг) (ст. 212, 226 ТК РФ). Обсудим, как списать затраты на такие мероприятия, когда нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы и как получить возмещение из ФСС.
Перечень мероприятий, которые должен проводить работодатель, утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 № 181н. В частности, в него входят:
— проведение специальной оценки условий труда;
— обучение безопасным методам выполнения работ, проведение инструктажа по охране труда;
— проведение предварительных и периодических медицинских осмотров;
— выдача специальной одежды, обуви и других средств индивидуальной защиты (СИЗ);
— предоставление лечебно-профилактического питания;
— обеспечение безопасности работников при эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, осуществлении технологических процессов, а также применяемых в производстве инструментов, сырья и материалов;
— создание и функционирование системы управления охраной труда;
— приобретение и монтаж установок (автоматов) для обеспечения работников питьевой водой;
— иные, в том числе специализированные по отраслям и видам деятельности, а также и в меньшем объеме в силу отдельных видов трудовой деятельности.
Расскажем о некоторых мероприятиях подробнее, а также выясним, как они отражаются в налоговом учете.
Специальная оценка условий труда1
Общие правила
С 1 января 2014 г. организации обязаны проводить специальную оценку условий труда (вместо аттестации рабочих мест по условиям труда) (Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», далее — Закон № 426- ФЗ).
Специальная оценка проводится в отношении условий труда всех сотрудников. Исключение составляют только надомники и дистанционные работники (п. 3 ст. 3 Закона № 426-ФЗ, ст. 19.1, 310, 312.1 ТК РФ). Проводить ее нужно не реже одного раза в пять лет, если нет оснований для внеплановой оценки (ч. 4 ст. 8, ст. 17 ФЗ № 426-ФЗ).
По результатам оценки устанавливается класс условий труда по степени вредности и опасности (ст. 14 ФЗ № 426-ФЗ):
— оптимальные условия (1 класс);
— допустимые (2 класс);
— вредные (3 класс, подразделяются на четыре подкласса);
— опасные (4-й класс).
От определенного специальной оценкой класса (подкласса) условий труда, в частности, зависит (ст. 7 ФЗ № 426-ФЗ):
— продолжительность рабочей недели и дополнительного отпуска;
— применение дополнительных тарифов страховых взносов на обязательное пенсионное страхование;
— разработка и реализация мероприятий, направленных на улучшение условий труда работников, обеспечение работников СИЗ, организация медосмотров, предоставление лечебно-профилактического питания и санаторно-курортного лечения;
— расчет скидок (надбавок) к страховому тарифу на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Согласно ч. 2 ст. 8 ФЗ от 28.12.2013 № 426-ФЗ специальная оценка условий труда проводится работодателем совместно со специализированной организацией, которая должна соответствовать требованиям ст. 19 Закона № 426-ФЗ. В частности, в уставе такой организации среди видов деятельности должна быть указана специальная оценка условий труда, а в штате должно быть не менее пяти экспертов с сертификатом на право выполнения работ по спецоценке.
К сведению
В разъяснении от 7 марта 2014 г. Минтруд отметил, что органы государственного надзора не вправе требовать от работодателей, которые проводили аттестацию рабочих мест, немедленного проведения специальной оценки условий труда. Результаты аттестации рабочих мест действительны в течение пяти лет с момента ее завершения, но не более чем до 31 декабря 2018 г. Они могут быть использованы работодателями в целях, установленных Законом № 426-ФЗ, за исключением освобождения от уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд РФ по дополнительному тарифу.
Отметим, что с 2014 г. все трудовые договоры — как уже заключенные, так и вновь заключаемые — должны оговаривать условия труда на рабочем месте (ст. 57 ТК РФ).
Учет затрат на спецоценку
В налоговом учете затраты на проведение специальной оценки условий труда относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией — как расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, установленных законодательством РФ (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Понятно, что в расходах такие затраты учитываются только при их экономической обоснованности и документальном подтверждении (письма Минфина России от 09.08.2011 № 03-03-06/4/95, Минздравсоцразвития России от 25.05.2012 № ТЗ/3159-3-5).
Спецодежда и другие средства индивидуальной защиты
Работодатель обязан обеспечить работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, а также на работах, производимых в особых температурных и климатических условиях или связанных с загрязнением, специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами. При этом использовать можно только сертифицированные СИЗ (ст. 212 ТК РФ, Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н, далее — приказ № 290н).
Внимание!
Работодатели обязаны контролировать правильность применения работниками средств индивидуальной и коллективной защиты и уходом за ними (ст. 212, 219, 221 ТК РФ).
Документы, регламентирующие нормы выдачи СИЗ
Нормы и порядок выдачи средств индивидуальной защиты регламентируют следующие документы:
- межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (утв. приказом № 290н);
- типовые нормы бесплатной выдачи сертифицированных специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 01.10.2008 № 541н);
- нормы бесплатной выдачи работникам теплой специальной одежды и теплой специальной обуви по климатическим поясам, единым для всех отраслей экономики (кроме климатических районов, предусмотренных особо в Типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам морского транспорта; работникам гражданской авиации; работникам, осуществляющим наблюдения и работы по гидрометеорологическому режиму окружающей среды; постоянному и переменному составу учебных и спортивных организаций Российской оборонной спортивно-технической организации (РОСТО)), утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.97 № 70;
- типовые нормы бесплатной выдачи сертифицированной специальной сигнальной одежды повышенной видимости работникам всех отраслей экономики (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 20.04.2006 № 297);
- типовые нормы бесплатной выдачи работникам смывающих и (или) обезвреживающих средств (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 17.12.2010 № 1122н, далее — приказ № 1122н). Эти средства выдаются один раз в месяц в соответствующем количестве в зависимости от вида выполняемых работ и производственных факторов.
При выдаче СИЗ работодатели должны руководствоваться Типовыми нормами. Вместе с тем в коллективном или трудовом договоре компания вправе предусмотреть повышенные нормы (ст. 221 ТК РФ, п. 6 приложения к приказу № 290н). А вот изменять их в сторону понижения нельзя, потому что такие условия договора ухудшают положение работника по сравнению с законодательно установленными условиями.
Налог на прибыль
Стоимость спецодежды, не относящейся к основным средствам (цена которой менее 40 000 руб.) и других средств индивидуальной защиты включается в материальные расходы в момент передачи СИЗ в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Списать эти затраты можно при одновременном выполнении следующих условий:
- проведена специальная оценка условий труда (или аттестация рабочих мест), и ее результаты подтверждают необходимость выдачи спецодежды (письма Минфина России от 16.02.2012 № 03-03-06/4/8, от 11.12.2012 № 03-03-06/1/645);
- спецодежда выдается в пределах Типовых норм, указанных выше. Бывает, что в трудовом договоре предусмотрены повышенные нормы выдачи СИЗ. Позиция контролирующих органов по вопросу списания сверхнормативной спецодежды, предусмотренной коллективным или трудовым договором, неоднозначна. Так, в письмах 16.02.2012 № 03-03-06/4/8, от 11.12.2012 № 03-03-06/1/645 Минфин разрешает включать в расходы СИЗ по «договорным» нормам. А из разъяснения финансистов от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20172 следует, что в расходах можно учесть только СИЗ, выданные по законодательно установленным нормам. Против включения в расходы сверхнормативных СИЗ высказались и московские налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 15.01.2009 № 19-12/001813). И даже ФАС Северо-Кавказского округа указал, что налогоплательщик неправомерно завысил расходы на спецодежду и средства индивидуальной защиты, так как передавал их в производство сверх утвержденных норм (постановление от 04.06.2008 № Ф08-2581/2008).
НДФЛ со стоимости спецодежды
Налогообложение НДФЛ зависит от того, переходит ли спецодежда в собственность работника.
Ситуация 1. Спецодежда выдается работнику во временное пользование для производственных целей и в собственность работника не переходит.
В этом случае стоимость спецодежды НДФЛ не облагается. Обязанность работодателя за свой счет обеспечить работника спецодеждой и другими СИЗ установлена трудовым законодательством (ст. 212, 221 ТК РФ). При получении спецодежды во временное пользование у работника не возникает дохода в натуральной форме, предусмотренного ст. 209, 210, 211 НК РФ. И он не получает никакой экономической выгоды, о которой говорится в ст. 41 НК РФ (письмо Минфина России от 23.04.2007 № 03-04-06-01/128). При этом не важно, выдана ли ему спецодежда по нормативам, установленным законодательством, или по нормам, предусмотренным трудовым договором.
Ситуация 2. Работник самостоятельно приобретает спецодежду, а работодатель возмещает работнику ее стоимость. При этом спецодежда не переходит в собственность работника.
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ суммы законодательно установленных компенсаций. По мнению Минфина, возмещение стоимости спецодежды не облагается НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ — при условии, что компенсационная выплата не превышает Типовых норм, установленных законодательством (письмо Минфина России от 31.08.2009 № 03-04-06-01/226).
Ситуация 3. Спецодежда передается работнику в собственность.
Минфин в своих разъяснениях подчеркивает, что стоимость спецодежды не облагается НДФЛ только в случае, когда она передается работнику во временное пользование (письма Минфина России от 23.04.2007 № 03-04-06-01/128, от 04.04.2007 № 03-03-06/1/214). Поэтому, вероятнее всего, проверяющие сочтут, что стоимость спецодежды в данном случае является доходом работника, полученным в натуральной форме (ст. 210, 211 НК РФ).
Страховые взносы и СИЗ
Начисление страховых взносов на стоимость спецодежды также зависит от того, передается ли она в собственность работника.
Ситуация 1. Спецодежда не передается в собственность работника.
В этом случае стоимость спецодежды не облагается страховыми взносами — ни в пределах законодательно установленных норм, ни в суммах, превышающих эти нормы. Об этом сообщил Минздравсоцразвития России (п. 3 письма от 05.08.2010 № 2519-19). Чиновники напомнили, что законодательно установленные компенсации не облагаются страховыми взносами (п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», далее — Закон № 212-ФЗ). К таким компенсациям можно отнести и выдачу спецодежды и других СИЗ (ст. 212 ТК РФ).
Ситуация 2. Спецодежда передается в собственность работника.
Из п. 3 письма Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19 можно сделать вывод, что при передаче спецодежды в собственность работника организации придется начислить на стоимость спецодежды страховые взносы.
К сведению
Минздравсоцразвития разъяснил, что при выдаче работнику различных смывающих и обезвреживающих средств страховые взносы не начисляются только на сумму, не превышающую законодательно установленных Типовых норм. Стоимость смывающих и обезвреживающих средств, выданных работнику сверх норм, подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 05.08.2010 № 2519-19). Другими словами, если работнику в соответствии с трудовым договором будет выдаваться повышенная (по сравнению с законодательно установленной) норма таких СИЗ, то на сумму превышения придется начислить взносы.
Бесплатное молоко
Работодатель обязан выдавать молоко работникам, занятым на работах с вредными условиями труда (ч. 1 ст. 222 ТК РФ). Порядок и условия выдачи бесплатного молока или других равноценных продуктов установлены приказом Минздравсоцразвития России от 16.02.2009 № 45н (далее — приказ № 45н). Этим же документом определены вредные факторы, из-за воздействия которых и выдается молоко (приложение 3 к приказу № 45н).
Норма бесплатной выдачи молока составляет 0,5 л за смену независимо от продолжительности смены. Если время работы во вредных условиях труда меньше установленной продолжительности рабочей смены, молоко выдается при выполнении работ в указанных условиях в течение не менее чем половины рабочей смены (п. 4 приложения 1 к приказу № 45н).
Вместо выдачи молока или других равноценных пищевых продуктов работнику на основании его заявления может выплачиваться компенсационная выплата (ст. 222 ТК РФ, п. 10 приложения 1 к приказу № 45н). Ее размер принимается эквивалентным стоимости молока жирностью не менее 2,5% или равноценных пищевых продуктов в розничной торговле по месту расположения работодателя на территории административной единицы субъекта РФ (п. 2 приложения 2 к приказу № 45н). Конкретный размер компенсационной выплаты и порядок ее индексации прописывается в коллективном или трудовом договоре (п. 4 приложения 2 к приказу № 45н).
Налог на прибыль
К расходам на оплату труда относится в том числе стоимость бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с законодательством РФ питания и продуктов (п. 4 ст. 255 НК РФ).
Как уже было отмечено, в приказе № 45н приведен перечень вредных производственных факторов, при воздействии которых в профилактических целях рекомендуется употребление молока или других равноценных пищевых продуктов.
Наличие указанных факторов и их величина устанавливаются в результате аттестации рабочих мест (письмо УФНС России по г. Москве от 29.12.2010 № 16-15/137682@).
Контролирующие органы подчеркивают, что затраты на молоко, которое выдается работникам, можно учесть в расходах по налогу на прибыль только в случае, когда «вредность» подтверждена специальной оценкой условий труда (или аттестацией) и выдача молока производится в дни фактической занятости работника на вредном производстве (письма Минфина России от 27.08.2009 № 03-03-06/1/550, УФНС России по г. Москве от 29.12.2010 № 16-15/137682@).
ФАС Уральского округа указал, что само по себе отсутствие аттестации не может явиться основанием для лишения работников права на получение в профилактических целях молока при выполнении работ с вредными условиями труда. Главное — наличие вредных факторов. А доказать его можно не только при помощи аттестации. Поэтому включение стоимости «неаттестованного» молока в расходы правомерно (постановление от 18.01.2011 № Ф09-11222/10-С3).
НДФЛ на молоко
Работодатель обязан работникам с вредными условиями труда выдавать бесплатное молоко по нормам, предусмотренным законодательством (ст. 222 ТК РФ). Законодательно установленные компенсации не облагаются НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. По нашему мнению, от НДФЛ освобождается только стоимость молока, выдаваемого в пределах законодательно установленных норм. Суммы, превышающие нормы, являются доходом работника в натуральной форме, облагаемым НДФЛ.
Внимание!
Если по результатам спецоценки (аттестации) условия труда не были признаны вредными, бесплатная выдача молока не относится к компенсациям и облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 01.08.2007 № 03-03-06/4/104).
Вместо молока работодатель по письменному заявлению работника может выдавать ему денежную компенсацию (ст. 222 ТК РФ). Такие компенсации также не облагаются НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. ФНС России не ставит обязательным условием применения п. 3 ст. 217 НК РФ проведение спецоценки. Однако настаивает, что для освобождения от НДФЛ необходимо, чтобы компенсационная выплата одновременно (письма от 14.02.2012 № ЕД-3-3/433@, от 14.02.2012 № ЕД-3-3/433@):
- была предусмотрена коллективным или трудовым договором;
- выплачивалась работникам с вредными условиями труда;
- выплачивалась в размере, определенном в соответствии с порядком осуществления компенсационной выплаты, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 16.02.2009 № 45н. То есть в размере, эквивалентном стоимости молока или других пищевых продуктов исходя из нормы 0,5 л молока в смену.
Страховые взносы
Стоимость выданного молока (равноценных продуктов) страховыми взносами на обязательное социальное страхование не облагается. Равно как и денежная компенсация, выдаваемая взамен молока. При этом и стоимость молока, и денежные компенсации, выплачиваемые вместо молока, не облагаются страховыми взносами в пределах законодательно установленных норм (абз. 2 подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). В данном случае имеются в виду нормы, установленные приказом № 45н (п. 3 письма Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19).
Бесплатное лечебно-профилактическое питание
Бесплатное лечебно-профилактическое питание предоставляется работникам, занятым на работах с особо вредными условиями труда, независимо от вида экономической деятельности и организационно-правовых форм и форм собственности работодателей (ч. 2 ст. 222 ТК РФ). Порядок его выдачи регулируется приказом Минздравсоцразвития России от 16.02.2009 № 46н (далее — приказ № 46н). В частности, этим документом утверждены:
— правила бесплатной выдачи лечебно-профилактического питания (приложение 4 к приказу № 46н);
— перечень производств, профессий и должностей, работа в которых дает право на бесплатное получение лечебно-профилактического питания в связи с особо вредными условиями труда (приложение 1 к приказу № 46н).
Правила выдачи бесплатного питания
Перечислим основные правила выдачи бесплатного лечебно-профилактического питания, которые следуют из приказа № 46н.
Правило 1. Работники, которым предоставляется лечебно-профилактическое питание, не имеют права на получение молока или других равноценных пищевых продуктов (п. 16 приложения 4 к приказу № 46н, п. 11 приложения 1 к приказу № 45н).
Правило 2. Нельзя неполученное вовремя питание заменять денежной компенсацией. Исключение составляет ситуация, когда питание работник не получил по вине работодателя (п. 11 приложения 4 к приказу № 46н).
Правило 3. Лечебно-профилактическое питание выдается бесплатно только тем работникам, для которых это питание предусмотрено Перечнем, приведенном в приложении 1 к приказу № 46н, независимо от вида экономической деятельности и организационно-правовых форм и форм собственности работодателей (п. 3 приложения 4 к приказу № 46н).
Правило 4. Лечебно-профилактическое питание выдается работникам в дни фактического выполнения ими работы в производствах, профессиях и должностях, предусмотренных Перечнем, при условии занятости на такой работе не менее половины рабочего дня, а также в период профессионального заболевания указанных работников с временной утратой трудоспособности без госпитализации (п. 5 приложения 4 к приказу № 46н).
К сведению
Лечебно-профилактическое питание выдается также (п. 6 приложения 4 к приказу № 46н):
— работникам, привлекаемым к выполнению предусмотренных Перечнем работ на полный рабочий день, и работникам, занятым на строительных и пусконаладочных работах полный рабочий день в предусмотренных Перечнем производствах, в которых лечебно-профилактическое питание выдается основным работникам и ремонтному персоналу;
— работникам, имеющим право на бесплатное получение лечебно-профилактического питания и выполняющим работу вахтовым методом;
— работникам, производящим чистку и подготовку оборудования к ремонту или консервации в цехе (на участке) организации, для работников которого Перечнем предусмотрена выдача лечебно-профилактического питания;
— работникам, имеющим право на бесплатное получение лечебно-профилактического питания и признанным инвалидами вследствие профессионального заболевания, вызванного характером выполняемой работы, в течение срока инвалидности, но не более одного года со дня ее установления;
— работникам, имеющим право на бесплатное получение лечебно-профилактического питания и на срок не более одного года временно переведенным на другую работу в связи с установлением признаков профессионального заболевания, связанного с характером работы;
— женщинам на период отпусков по беременности и родам, а также по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет, имевшим до наступления указанного отпуска право на бесплатное получение лечебно-профилактического питания.
Правило 5. Лечебно-профилактическое питание не выдается (п. 8 приложения 4 к приказу № 46н):
— в нерабочие дни;
— в дни отпуска. Исключение составляет предоставляемый женщинам отпуск по беременности и родам и по уходу за ребенком до полутора лет — если женщина до этого отпуска имела право на бесплатное питание;
— в дни служебных командировок;
— в дни учебы с отрывом от производства;
— в дни выполнения работ на участках, где бесплатная выдача лечебно-профилактического питания не установлена;
— в дни выполнения работ, связанных с исполнением общественных и государственных поручений;
— в период временной нетрудоспособности при заболеваниях общего характера;
— в дни пребывания на лечении в медицинском учреждении, в том числе санаторного типа.
Налог на прибыль, НДФЛ и взносы
Стоимость бесплатного питания, предоставляемого в соответствии с законодательством РФ, относится к расходам на оплату труда (п. 4 ст. 255 НК РФ).
Выдаваемое по установленным нормам питание является компенсацией, установленной трудовым законодательством, и не облагается НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.
Также стоимость питания в пределах норм не облагается страховыми взносами (абз. 2 подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).
Медицинские осмотры
Работодатели за свой счет обязаны проводить предварительные и периодические медицинские осмотры (ч. 2 ст. 212, ч. 6 ст. 213 ТК РФ, приказ Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н).
Обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) при заключении трудового договора должны проходить (ст. 69, 266 ТК РФ):
— лица, не достигшие возраста 18 лет;
— в случаях, предусмотренных ТК РФ;
— иные лица, предусмотренные иными федеральными законами (например, в соответствии с п. 1.7.2 постановления Госгортехнадзора России от 05.06.2003 № 56 «Об утверждении правил безопасности в нефтяной и газовой промышленности»);
— работники, занятые на работах с опасными и вредными условиями труда.
К сведению
По решению местных органов самоуправления для отдельных работодателей могут вводиться дополнительные условия и показания к проведению обязательных медицинских осмотров (ст. 213 ТК РФ).
Перечни вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и порядок проведения этих осмотров (обследований) утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н (далее — приказ № 302н). Этим документом утверждены также порядок и сроки проведения медицинских осмотров.
Для работников некоторых профессий предусмотрены обязательные медицинские осмотры в начале, в течение и (или) конце рабочего дня (смены). К таким работникам относятся, например:
- работники железнодорожного транспорта, осуществляющие деятельность, непосредственно связанную с движением поездов и маневровой работой (п. 3 ст. 25 Федерального закона от 10.01.2003 № 17-ФЗ). Порядок проведения осмотров утвержден приказом Минтранса России от 16.07.2010 № 154;
- работники, занятые на подземных работах (ст. 330.3 ТК РФ). Порядок проведения ежедневных осмотров устанавливает Минздрав России (ч. 5 ст. 330.3 ТК РФ, п. 5.2.54 Положения о Министерстве здравоохранения РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 19.06.2012 № 608);
- члены экипажей гражданских воздушных судов, диспетчеры управления воздушным движением (приказ Минтранса России от 22.04.2002 № 50).
- Время, затраченное на такие медицинские осмотры, включается в рабочее время (ч. 3 ст. 213 ТК РФ).
Налогообложение и взносы
Затраты на проведение обязательных медосмотров относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, учитываемым на основании подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, — как расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности (письмо Минфина России от 21.11.2008 № 03-03-06/4/84).
Стоимость медосмотра не облагается НДФЛ. Как указал Минфин, «оплата работодателем проведения медицинских осмотров работников и оформления медицинских книжек, обусловленных требованиями ТК РФ, не может быть признана экономической выгодой (доходом) работников, поскольку указанная оплата необходима для обеспечения деятельности организации» (письмо от 21.11.2008 № 03-03-06/4/84). Такой же позиции придерживаются суды (постановления ФАС Московского округа от 21.03.2011 № КА-А40/1449-11, ФАС Северо-Западного округа от 08.02.2011 № А56-12834/2010).
Страховыми взносами стоимость медосмотра также не облагается, поскольку, по нашему мнению, является законодательно установленной компенсацией (подп «и» п. абз. 2 подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).
Внимание!
На время прохождения медосмотров за работником сохраняется сумма среднего заработка (ст. 185, 212 ТК РФ). Эта сумма облагается НДФЛ (ст. 209, 210 НК РФ) и страховыми взносами (ст. 7 Закона № 212-ФЗ).
Как получить возмещение от ФСС
Часть средств, потраченных на мероприятия по охране труда, работодатель может возместить за счет ФСС России.
Размер возмещения
Правила финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санаторно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами на 2014 г. утверждены приказом Минтруда России от 10.12.2012 № 580н (далее — приказ № 580н).
Собственно говоря, речь идет не о прямом финансировании, а о зачете расходов страхователя на финансирование предупредительных мер в счет уплаты взносов на страхование от производственного травматизма в ФСС. При этом размер возмещения не может превышать 20% суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, которую работодатель начислил за предыдущий год, за вычетом сумм страхового обеспечения по страхованию от производственного травматизма, выплаченного работникам в указанном году (абз. 3 п. 2 приказа № 580н).
Пример
ООО «Фактор» в 2014 г. закупил средства индивидуальной защиты на сумму 33 000 руб. За 2013 г. компания начислила и уплатила в бюджет ФСС РФ взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний в размере 110 000 руб. При этом трем работникам в 2013 г. были выплачены пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве в размере 35 000 руб.
ООО «Фактор» может получить от ФСС сумму возмещения в размере 13 000 руб. [(110 000 руб. — 35 000 руб.) x 20%].
Если страхователи с численностью работающих до 100 человек не осуществляли два последовательных календарных года, предшествующие 2014 г., финансовое обеспечение предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санаторно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, объем средств на финансовое обеспечение указанных мер рассчитывается исходя из отчетных данных за три последовательных календарных года, предшествующие текущему финансовому году.
Какие затраты компенсирует ФСС
Перечень затрат, которые работодатель вправе возместить за счет уплаченных взносов, приведен в п. 3 приказа № 580н. Это расходы:
а) на проведение специальной оценки условий труда;
б) на обеспечение соответствия уровня запыленности и загазованности воздуха, а также уровня шума, вибрации и излучений нормам охраны труда;
в) на обучение по охране труда определенных категорий работников;
г) на приобретение средств индивидуальной защиты, смывающих или обезвреживающих средств для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением;
д) на санаторно-курортное лечение, а также на проведение медицинских осмотров работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
е) на лечебно-профилактическое питание работников (в соответствии с Приказом № 46н);
ж) на приобретение приборов для определения наличия и уровня алкоголя при проведении обязательных предрейсовых и предсменных медицинских осмотров работников;
з) на приобретение тахографов страхователями, осуществляющими пассажирские и грузовые перевозки.
Причины, по которым фсс может отказать в возмещении
Территориальный орган Фонда принимает решение об отказе в финансовом обеспечении предупредительных мер в следующих случаях (п. 9 приказа № 580н):
а) если у страхователя имеются недоимка по уплате страховых взносов, пени и штрафы, не погашенные на день подачи страхователем заявления в территориальный орган Фонда по месту своей регистрации;
б) представленные документы содержат недостоверную информацию;
в) если предусмотренные бюджетом Фонда средства на финансовое обеспечение предупредительных мер на текущий год полностью распределены.
Отказать в возмещении расходов орган ФСС РФ может только перечисленным выше основаниям. Отказ по другим причинам организация вправе обжаловать в вышестоящий орган ФСС или в суд (п. 10 Приказа № 580н).
Подаем заявление в ФСС
Чтобы получить от ФСС возмещение затрат на профилактику несчастных случаев на производстве, необходимо собрать пакет документов и представить их в территориальный орган ФСС по месту регистрации компании. Потребуются следующие документы (п. 4 приказа № 580н):
— заявление о финансовом обеспечении предупредительных мер (образец заявления см. в приложении 1 на с. 80);
— план финансового обеспечения предупредительных мер (см. приложение 2 на с. 81);
— копия (выписка из) коллективного договора (соглашения по охране труда между работодателем и представительным органом работников) и (или) копию плана мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда в организации;
— документы (их копии), которые подтверждают необходимость финансового обеспечения предупредительных мер. Перечень таких документов зависит от вида расходов, которые страхователь предполагает возместить за счет страховых взносов.
К сведению
Мы привели неполный перечень документов, перечисленных в п. 4 приказа № 580н. Во-первых, состав документов зависит от того, какие мероприятия были осуществлены компанией. Во-вторых, не обязательно сдавать такие документы, как копии лицензий (к примеру, санаторно-курортных учреждений, в которых лечились работники) — подобные документы ФСС может получить от государственных структур путем направления межведомственных запросов или в рамках действия системы «одного окна» (п. 5 приказа № 580н).
Копии документов необходимо заверить печатью работодателя (абз. 1 п. 6 приказа № 580н). Требовать представления иных документов, помимо перечисленных, работники ФСС РФ не имеют права (абз. 2 п. 6 приказа № 580н).
Сроки принятия решения ФСС
Срок принятия решения ФСС о возмещении затрат на мероприятия по охране труда зависит от того, какую сумму «несчастных» взносов уплатил страхователь. Итак, решение о финансовом обеспечении предупредительных мер, объеме финансового обеспечения предупредительных мер или об отказе в возмещении принимается (п. 7 приказа № 580н):
- в отношении страхователей, у которых сумма страховых взносов, начисленных за предшествующий год, составляет до 7 млн руб. включительно — территориальным органом Фонда в течение десяти рабочих дней со дня получения полного комплекта документов;
- в отношении страхователей, у которых сумма страховых взносов, начисленных за предшествующий год, составляет более 7 млн руб. — территориальным органом Фонда после согласования с Фондом. В этом случае территориальный орган Фонда в течение трех рабочих дней со дня получения полного комплекта документов, направляет их на согласование в Фонд. Фонд согласовывает представленные документы в течение 15 рабочих дней со дня их поступления.
Отчет об использованных средствах
После завершения запланированных мероприятий страхователь обязан представить в территориальный орган Фонда документы, подтверждающие произведенные расходы (п. 11 приказа № 580н).
Рекомендуемая форма отчета об использовании сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на финансирование предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников представлена в письме ФСС РФ от 25.01.2012 № 15-03-11/07-859 (см. приложение 3 на с. 82).
Если не представить отчет и документы, подтверждающие целевое расходование средств, ФСС не зачтет сумму затрат на мероприятия по охране труда (п. 13 Приказа № 580н).
В случае нецелевого использования средств страхователя могут привлечь к ответственности:
- административной — по ст. 15.14 КоАП РФ, в виде штрафа:
— на должностных лиц в размере от 20 000 до 50 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
— на юридических лиц — от 5 до 25% суммы средств, полученных из бюджетной системы РФ, использованных не по целевому назначению. - уголовной — по ст. 285.2 УК РФ, это:
— штраф в размере от 100 000 до 300 000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода за период от года до трех лет;
— либо принудительные работы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового;
— либо арест на срок до шести месяцев;
— либо лишение свободы на срок до двух лет с лишением права занимать
определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.
1 Более подробно о специальной оценке условий труда читайте в статье «Специальная оценка условий труда: старые песни на новый лад», НБ № 2 и 3, 2014 г.