С этого года для целей бухгалтерского учета компания имеет право подтверждать хозяйственные операции самостоятельно разработанными документами. Однако, по мнению специалистов Минфина России, высказанному в письме от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36, такое правило не работает при документальном подтверждении расходов на перевозку грузов для целей налогообложения прибыли.
В «БП», 2012, № 50, мы предупреждали наших читателей: прежде чем приступать к разработке собственной формы первичного документа взамен унифицированной, проверьте, не установлена ли обязательность применения унифицированной формы каким-либо иным, отличным от бухгалтерского, актом законодательства. Такие рекомендации были даны в связи с появлением информации Минфина России № ПЗ-10/2012. В ней специалисты финансового ведомства разъяснили следующее.
В пункте 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что формы первичных документов, которые использует в своей деятельности организация для подтверждения хозяйственных операций, должен утверждать руководитель организации. Они должны содержать все установленные названной статьей обязательные реквизиты, а их образцы должны быть одним из элементов учетной политики.
В связи с этим финансисты указали, что организация может использовать самостоятельно разработанную первичку. Однако это правило действует не всегда. Минфин России отметил, что по-прежнему остаются обязательными к применению формы документов, которые были утверждены уполномоченными органами власти не на основе закона о бухучете, а по требованию других нормативно-правовых актов.
Этот тезис лег в основу разъяснений, данных финансистами в комментируемом письме в отношении документального подтверждения расходов на перевозку грузов. По мнению Минфина, компания должна иметь на руках транспортную накладную по форме, установленной приложением 4 к постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом», далее — Правила № 272. Такая точка зрения обосновывается так.
Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или ГК РФ). Основание — п. 2 ст. 785 ГК РФ. В соответствии с Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» Правительством РФ утверждены Правила № 272, в которых прямо сказано, что заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по форме согласно приложению 4.
Таким образом, при оказании услуг по перевозке грузов должна составляться названная выше транспортная накладная, и именно она подтвердит расходы для целей налогообложения прибыли.