Правила заполнения листка нетрудоспособности снова изменились. ФСС России выпустил еще одно письмо от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956. Приведенная в нем позиция противоположна ранее изложенной. Кроме того, даны новые рекомендации. Какие теперь предъявляют требования к листкам нетрудоспособности?
Разрешено допускать технические недочеты
Впервые были разъяснены следующие вопросы.
1. Организация вправе в локальном нормативном акте самостоятельно определять количество печатей и порядок их использования, в том числе в ее обособленных и структурных подразделениях. То есть компаниям предоставили право, прописав в соответствующих локальных актах, ставить на больничном листе не основную печать, а, например, «Для документов». При этом оттиск печати работодателя должен соответствовать названию, указанному в учредительных документах организации. Печать медицинской организации может содержать текст «для больничных листков» или «для листков нетрудоспособности».
2. Если листок нетрудоспособности подписывают лица, которым данное полномочие делегировано на основании доверенности, то в строках «Фамилия и инициалы руководителя» и «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера» эти лица должны указать свои ФИО. При этом вписывать реквизиты доверенностей не нужно.
3. ФСС России напомнил, что при наличии ошибок в разделе «заполняется врачом медицинской организации» листок нетрудоспособности считается испорченным и взамен него выдается новый, оформленный так же, как и первоначальный (согласно записям в первичной документации). При этом дата выдачи нового бланка должна соответствовать дате первоначального листка. Если за период временной нетрудоспособности работнику было выдано несколько больничных (в качестве продолжения) и один из них испортили, нужно действовать так. С испорченного листка снимают копию, на которой медицинская организация указывает номер нового листка нетрудоспособности, выданного взамен старого. Возможен и другой вариант: поликлиника выдает справку, подтверждающую факт замены листка нетрудоспособности с указанием номера заменяемого больничного.
4. Все записи проставляют с первой ячейки. Это касается и полей, предназначенных для отражения страхового стажа. Например, при стаже восемь лет следует указывать «8_ лет 00 мес.».
5. В письме чиновники отметили, что больничный выполняет двойную функцию. Во-первых, является финансовым документом, на основании которого назначают и выплачивают пособия. Во-вторых, удостоверяет нетрудоспособность граждан, подтверждая их временное освобождение от работы. ФСС России указывает, что совместители могут подтвердить отсутствие на работе по уважительной причине на неосновном месте работы, представив копию бланка, заверенную основным работодателем. Отметим, что по общему правилу при работе по совместительству гражданину должны выдавать несколько больничных (п. 4 Порядка выдачи листков нетрудоспособности (далее — Порядок), утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н).
6. Фонд в письме акцентировал внимание работодателей на следующем. Наличие в бланке технических недочетов заполнения (заполнение полей бланка прописными буквами, попадание букв на границы ячеек, попадание печатей на информационное поле, указание слов «врач» или «лечащий врач», проставление пробелов между инициалами врача и т.п.) не является основанием для переоформления больничного и отказа в назначении и выплате пособий. Конечно, при условии, что все записи в листке читаются.
Внимание на НДФЛ
Отдельно остановимся на одном пусть не новом, но весьма важном моменте. В пункте 66 Порядка прописано, что в разделе «Заполняется работодателем» в строке «ИТОГО начислено» отражают общую сумму, подлежащую выплате застрахованному лицу. Фонд подтвердил свою позицию, что в данной строке работодатель указывает размер пособия после его уменьшения на сумму НДФЛ. Аналогичная точка зрения содержится в письме фонда от 08.09.2011 № 14-03-14/15-10022. При этом в строке «Сумма пособия: за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации, за счет средств работодателя» размер пособия должен быть отражен в полном объеме, то есть без вычета НДФЛ.
Гадание на бланке
Перейдем к тем проблемам, по которым фонд уже высказывал позицию и в комментируемом письме изменил ее.
По поводу кавычек, тире, точек и иных знаков препинания, указываемых в наименовании организации в письме, подтверждено, что их вписывать можно. В более ранних разъяснениях фонд уточнял: если в названии компании более 29 символов, указанные знаки препинания не проставляются (письмо ФСС России от 14.09.2011 № 14-03-11/15-8605). Комментируемое письмо такого уточнения не содержит.
В графе «должность врача» отражается именно наименование должности. Например, «врач-терапевт» (педиатр, хирург, лор). Допустимы сокращения: «аллергол», «стоматол» и т.д. Дело в том, что в этой графе всего 9 ячеек. Указанный порядок следует применять, так как наименование должности врача формируется с учетом специальности, по которой он имеет соответствующую подготовку. Данная позиция изложена в п. 2 примечаний к приказу Минздравсоцразвития России от 25.07.2011 № 801н «Об утверждении Номенклатуры должностей медицинского и фармацевтического персонала и специалистов с высшим и средним профессиональным образованием учреждений здравоохранения». Исходя из сказанного указывать слова «врач» или «леч врач» недопустимо: это не соответствует наименованию графы. Заметим, что в письме от 14.09.2011 № 14-03-11/15-8605 фонд утверждал обратное, позднее в неофициальных разъяснениях отказался от этого мнения (см. «БП», 2011, № 44, с. 06 и № 38, с. 02), а теперь сформулировал позицию в комментируемом письме. Надеемся, что окончательную.
Согласно п. 57 Порядка в строке «(фамилия, инициалы врача)» указывается фамилия медицинского работника, выдавшего листок нетрудоспособности, и его инициалы (с пробелом в одну ячейку). В комментируемом письме отмечено, что слова «с пробелом в одну ячейку» относятся к пробелу, проставляемому между фамилией и инициалами. Аналогично заполняется графа «Фамилия и инициалы врача или идентификационный номер» листка нетрудоспособности. То есть пробел ставят между фамилией, инициалами и идентификационным номером.
Принимая больничный лист к оплате, работодатель должен помнить, что несоблюдение технических моментов не является основанием для его переоформления и отказа в назначении и выплате пособий.