Листки нетрудоспособности по новой форме бухгалтеры компаний принимают буквально с лупой в руках. Если обнаруживается хоть малейшая, на их взгляд, неточность, больничный не оплачивается. Но это не все проблемы. Сами счетные работники при заполнении листка нетрудоспособности боятся оформить что-то не так. Причина одна: по неправильно оформленным больничным ФСС России откажет в возмещении пособий. Мы провели опрос читателей, составили перечень наиболее распространенных ситуаций и попросили прокомментировать их Ольгу Николаевну Леготину, заместителя управляющего — начальника отдела правового обеспечения ГУ — МРО ФСС России.
Принимать или не принимать?
Порядок выдачи листков нетрудоспособности утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее — Порядок). Непосредственно правилам заполнения больничного посвящен раздел IX Порядка.
В разделе всего 12 пунктов. Почему всего? Дело в том, что в прежнем Порядке, утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 № 514, в этом разделе пунктов было больше — 18. Однако новая, машинно ориентированная форма требует к себе более уважительного отношения, чем обычный бланк строгой отчетности. Поэтому, хотя правил стало меньше, количество вопросов по ним увеличилось в разы.
Итак, сначала о том, из-за каких погрешностей в листке нетрудоспособности бухгалтерия не примет его к оплате, а на какие закроет глаза.
Ни шагу за грань
В Порядке сказано, что все записи выполняются исключительно печатными заглавными буквами. Кроме того, записи не должны выходить за пределы границ ячеек, предусмотренных для соответствующих сведений, а также соприкасаться с границами ячеек. Это требование п. 56 Порядка. Поэтому в бланке все буквы, цифры, галочки и подписи врача должны располагаться в пределах границ ячеек (полей) и не соприкасаться с ними.
В упомянутом пункте также зафиксировано, что все записи в специально отведенных ячейках проставляются начиная с первой ячейки. Если запись начинается не с первой ячейки, это прямое нарушение Порядка.
Таким образом, больничный лист, в котором имеются подобные нарушения, бухгалтерия вправе не принять к оплате.
Должность и ФИО врача
В разделе «Заполняется врачом медицинской организации» строка «Фамилия и инициалы врача или идентификационный номер» таблицы «Освобождение от работы» заполняется так: сначала указывается фамилия врача, затем с пробелом в одну ячейку его инициалы. Например: (ИВАНОВ АП).
Тем не менее на практике некоторые врачи пишут свои инициалы с пробелом (например, ИВАНОВ А П). Нарушение ли это?
Проставление пробела между инициалами врача не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплаты пособий. Но такое допущение возможно только до момента введения автоматизированной обработки бланков (запланировано на следующий год).
Еще одна проблемная ситуация с заполнением указанной таблицы связана с порядком отражения данных в строке «Должность врача». При заполнении этой строки могут быть использованы формулировки «врач», в соответствующих случаях «фельдшер», «зубной врач», «терапевт», «хирург» и проч.
В ряде медицинских организаций указывается формулировка «леч врач», то есть «лечащий врач». По мнению ФСС России, именно эта формулировка наиболее точно соответствует требованиям Основ законодательства РФ об охране здоровья граждан (утверждены ВС РФ 22.07.93 № 5487-1). В статье 49 этого документа определено, что экспертизу временной нетрудоспособности проводят лечащие врачи государственной, муниципальной и частной систем здравоохранения.
В связи с этим листки нетрудоспособности с такими формулировками могут приниматься к оплате. Требования бухгалтерии исправить запись «леч врач» и указать специалиста в конкретной области (хирург или терапевт) неправомерны.
Какой ручкой заполнять
Листок нетрудоспособности заполняется гелевой, капиллярной или перьевой ручкой черного цвета. Использовать шариковую ручку нельзя (п. 56 Порядка).
На практике зачастую начало больничного листа заполняют одной ручкой, а окончание — другой. Обе ручки гелевые, но толщина нажатия разная. Бухгалтеры сомневаются, можно ли принимать такой больничный к оплате.
В этой ситуации основания для замены листка нетрудоспособности отсутствуют. И бухгалтерия не вправе требовать его переоформления. Объясняется это просто: в Порядке нет норм относительно толщины нажатия на ручку.
Безусловно, не всегда можно отличить гелевую ручку от шариковой. Но если бухгалтерия считает, что бланк заполнен шариковой ручкой и отсылает работника переоформлять его, а лечебное учреждение отказывается переписывать больничный, работник не должен становиться заложником взаимоотношений между организацией и лечебным учреждением.
Еще одна проблема. Свежие записи, сделанные гелевой ручкой, легко размазать. Бухгалтер может решить, что такой бланк не примет ФСС России. Однако это не совсем так. Нужно исходить из фактических обстоятельств. Если запись, сделанная в разделе, заполняемом лечебным учреждением, смазана так, что текст невозможно прочитать, конечно, листок необходимо заменить. Если текст читаем, замена не требуется.
Оттиски печатей
Листок нетрудоспособности должен быть заверен печатью медицинской организации. Для этого предусмотрено специальное поле. Но оно небольшое, и печать может выйти на другие поля бланка. Это не будет нарушением Порядка только в том случае, если оттиск не попадает на ячейки информационного поля.
Печать должна содержать оттиск «Для листков нетрудоспособности», поскольку в настоящее время такое понятие, как «больничный лист», отсутствует. Однако в ряде лечебных учреждений используют печать со старым названием документа, подтверждающего временную нетрудоспособность. В Москве вопрос о замене печатей в лечебных учреждениях решен: старые печати заменены на новые. Тем не менее в переходный период листки нетрудоспособности с печатью «Для больничных листов» бухгалтерия обязана принимать.
Если печать нечеткая, и бухгалтерия требует переписать больничный, опять же нужно исходить из обстоятельств. Когда оттиск печати абсолютно «слепой», и невозможно идентифицировать, кому принадлежит печать, листок нетрудоспособности, конечно, нужно заменить.
Наименование компании
В пункте 57 Порядка сказано, что в строке «место работы» приводится полное или сокращенное наименование организации либо фамилия и инициалы работодателя — физического лица (с интервалом в одну ячейку).
Некоторые вопросы заполнения этой строки ФСС России прокомментировал в письме от 05.08.2011 № 14-03-11/05-8545. В частности, допустимо указывать произвольное сокращение наименования организации при отсутствии в учредительных документах упомянутых организаций сокращенного наименования либо, если в полном или сокращенном наименовании организации, в том числе медицинской (обособленного подразделения), более 29 символов. При выходе за пределы информационного поля запись прекращается. Причем не важно, на гласной или согласной букве обрывается запись.
В настоящее время, до автоматизации считывания, такой листок может быть принят к оплате. Работодателям же во избежание споров лучше выдать сотрудникам памятку с точным наименованием организации для единообразного заполнения листков нетрудоспособности в лечебных организациях.
От формальностей не избавиться
Еще один вопрос связан с выплатой единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности. Ранее постановку на учет в ранние сроки беременности подтверждали соответствующей справкой. То есть пособие выплачивалось только на основании справки. В новом бланке листка нетрудоспособности предусмотрена специальная строка «Поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)» и два поля — «да» и «нет». В одном из них в зависимости от ситуации нужно поставить галочку.
Между тем формально у бухгалтерии сохраняется право требовать справку о постановке на учет в ранние сроки для назначения соответствующего пособия. Это связано с тем, что согласно приказу Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н данное пособие назначается и выплачивается по месту работы на основании справки соответствующей формы. До тех пор пока не будут внесены изменения в названный приказ, основанием для выплаты пособия будет служить справка, а не запись в листке нетрудоспособности.
Случайности и оплошности
Новый листок нетрудоспособности имеет формат А4 (напомним, что раньше он был вполовину меньше). Поэтому работники для удобства сгибают его. В бухгалтерию больничный поступает со сгибом. Признается ли это нарушением?
У бухгалтерии нет оснований не принимать такой листок нетрудоспособности к оплате. Но надо иметь в виду, что сгиб не препятствует оплате только при условии, что при заломе листка сохранена возможность прочитать текст.
Теперь об оплошностях, которые могут допустить медицинские учреждения. Ситуация следующая. Сотрудница принесла два листка нетрудоспособности — первичный и продолжение. Оказалось, что в первичном была допущена ошибка, и медучреждение заменило его на новый, в связи с чем изменился номер бланка. У бухгалтера возник вопрос: что делать со вторым листком нетрудоспособности, в графе «продолжение л/н №» которого стоит номер первичного листа, представленного с ошибкой?
Данный вопрос нормативными актами не урегулирован. Однако, по мнению ФСС России, логично было бы, чтобы лечебное учреждение выдало справку и указало в ней, какой листок (номер) подлежал замене.
Понятно, что по поводу исправления ошибок, допущенных медучреждением, бухгалтеру придется обращаться к работнику. Поликлиника обязана выдать новый бланк без ошибок. Бухгалтерам лучше не рисковать и не принимать ошибочные листки к оплате, поскольку выплата пособия по ним повлечет за собой при проверке ФСС России отказ в принятии расходов к зачету.
В помощь медучреждениям ФСС России разработал специальную программу по заполнению нового листка нетрудоспособности. Она позволяет впечатывать данные в больничный лист. Можно осуществлять логический контроль введенных данных и впечатывать двумерный матричный код, содержащий данные листка, и не вводить вторично данные в информационную систему ФСС России и ИС-страхователей. Приложение рассчитано на пользователей Microsoft Windows 2000, XP, Vista. Скачать программу и руководство пользователя можно на сайте ведомства.
В руках у бухгалтера
Перейдем к вопросам, которые возникают у бухгалтеров при заполнении листков нетрудоспособности, то есть уже после того, как бланки приняты от работников и к их оформлению у работодателя нет претензий.
Исправленному верить
Как и медицинское учреждение, работодатель должен заполнять свою часть листка нетрудоспособности печатными буквами черной ручкой (гелевой, капиллярной или чернильной). Если бухгалтер случайно заполнил больничный ручкой синего цвета, отдавать его работнику для переоформления в поликлинике оснований нет. Ведь лечебное учреждение обязано выдать новый листок нетрудоспособности, только когда ошибки допущены именно им. Больничный, неправильно заполненный бухгалтером, замене не подлежит.
Вместе с тем работодатель в отличие от медицинских учреждений имеет право внести в бланк исправления. Соответствующие правила прописаны в п. 65 Порядка. Для исправления ошибок, допущенных работодателем, ошибочная запись аккуратно зачеркивается, правильная взамен ошибочной вносится на оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности, подтверждается записью «Исправленному верить», подписью и печатью работодателя (для работодателя — физического лица печать проставляется при ее наличии). Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.
Таким образом, если работодатель заполнил свою часть листка нетрудоспособности ручкой синего цвета, то все записи должны быть аккуратно перечеркнуты и сделаны русской черного цвета на обратной стороне бланка, заверены подписью и печатью работодателя.
Внимание на отдельные строки
Ряд вопросов связан с порядком заполнения ячеек, предназначенных для отражения страхового стажа. Например, страховой стаж работника 12 лет. Тогда бухгалтеру нужно обратиться к п. 66 Порядка. В нем сказано: «в строке „Страховой стаж“ в ячейках „ лет“, „ мес.“ указывается количество полных лет, месяцев деятельности работника, учитываемой в страховом стаже в соответствии с законодательством Российской Федерации». Это означает, что заполнять данную строку больничного листа в рассматриваемой ситуации нужно так: 12 лет 00 мес. Обратите внимание: оставлять вместо нулей пустые клетки нельзя.
Аналогично решается вопрос при отсутствии полных лет (или месяцев) страхового стажа. Например, работник принят на работу 01.07.2011, заболел 18.07.2011. Нужно заполнить следующим образом: 00 лет 00 мес.
И еще. Запись о страховом стаже, который, предположим, составляет 3 года 8 месяцев, должна выглядеть так: 03 лет 08 мес.
Заверяем больничный лист
Так же как и печать медицинского учреждения, печать организации может не поместиться в отведенном для нее поле и выйти за его границы. Нарушением это не считается. Так что смело можно проставлять оттиск на отведенном месте. Главное — не задеть ячейки информационного поля бланка.
Одним из нововведений новой формы является то, что подписывать ее должен теперь не только бухгалтер, но и руководитель организации. У многих возник вопрос: можно ли передоверить право подписи, например, начальнику отдела кадров?
Безусловно, можно. Гражданским законодательством предусмотрено право руководителя передоверить свои полномочия другому лицу. Следовательно, вопрос о праве подписи на листках нетрудоспособности решается путем оформления доверенности, приказа или иного локального распорядительного документа о наделении правом подписи на листке нетрудоспособности другого должностного лица.
Если же на листке вместо руководителя другое лицо поставило свою подпись без полномочий (без приказа или доверенности), то в бланк нужно внести исправления. О порядке их внесения говорилось выше.
Работодателем может быть не только организация, но и индивидуальный предприниматель. В этом случае раздел, который оформляет работодатель, заполняет именно ИП. Что указывать в поле «Фамилия и инициалы главного бухгалтера», если у предпринимателя отсутствует бухгалтерия? В данном поле предприниматель должен проставить свою визу.
Пока проколы допустимы
Как правило, для хранения больничных листов в бухгалтерии заводят специальные папки. Для подшивки листки нетрудоспособности прокалывают дыроколом. Прямого запрета на это в Порядке, конечно, нет, но нужно следить, чтобы при пробивке больничных дыроколом не был поврежден текст документа.
Также для удобства хранения в тех случаях, когда работнику выдано несколько больничных, бухгалтерия скрепляет их в левом углу (пустом белом квадрате) степлером. Пока это не считается ошибкой. Однако, когда в левом верхнем углу листка появится бинарный код и считывание информации будет автоматизировано, повреждение от металлических скоб может сделать невозможным считывание информации, необходимой для выплаты пособия. То же относится и к случаю прокалывания больничного дыроколом.
Комментарий редакции
ФСС России, выявив при проверке неправильно оформленные листки нетрудоспособности, либо даст возможность их исправить, либо не примет расходы на его оплату к зачету. Перечень нарушений приведен в п. 60 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных постановлением ФСС России от 07.04.2008 № 81.
Правда, в указанном пункте названы нарушения, связанные с заполнением старой формы больничного. Однако большинство из них вполне можно применить к новому бланку. В частности, в возмещении расходов на оплату больничных откажут в том случае, если в бланке:
- не указано место работы;
- не отражена причина нетрудоспособности (в новой форме эта информация проставляется с помощью кода);
- подписи неразборчивы, печати нечеткие.
Перечисленные нарушения носят устранимый характер. При выявлении таких погрешностей отделение ФСС России, осуществляющее проверку, вправе дать организации время на исправление бланков.
Если же при проверке будет установлено, что листок нетрудоспособности выдан медицинской организацией, не имеющей лицензии на проведение экспертизы временной нетрудоспособности, это будет являться однозначным основанием для отказа в возмещении расходов. Дело в том, что подобное нарушение относится к разряду неустранимых.
Поскольку и форма бланка листка нетрудоспособности, и Порядок его заполнения изменились, надеемся, что в ближайшем будущем поправки будут внесены и в Методические рекомендации. Ведь обнародованные рекомендации дают возможность страхователям самостоятельно проверять, соответствуют ли документы требованиям чиновников.
справка
Новый бланк больничного введен в действие с 1 июля 2011 г. приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 347н