В ходе налоговой проверки инспекторов можно сравнить с героями советского киножурнала «Хочу все знать». Не секрет, что количество документов, запрашиваемых инспекторами, исчисляется не десятками, а сотнями и тысячами. Нужно ли заверять каждую копию документов? По мнению Минфина России, иначе и быть не может.
В письме от 30.11.2010 № 03-02-07/1-549 специалисты финансового ведомства рассмотрели такую ситуацию. Банк регулярно получает от налоговой инспекции требование представить различные документы. Для упрощения работы банк сшивает все документы, указывает общее количество листов и удостоверяет пакет документов подписью уполномоченного лица банка с проставлением печати.
По мнению Минфина России, такой вариант представления документов недопустим. В пункте 2 ст. 93 НК РФ содержится требование, что документы на бумажных носителях представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий. В данной норме Кодекса не прописан порядок заверения истребованных налоговым органом документов. Чтобы разобраться в вопросе, специалисты финансового ведомства обратились к следующим документам:
-
Государственному стандарту РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 51141—98), утвержденному постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28;
-
Государственному стандарту РФ «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30—2003), утвержденному постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст;
-
Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
Проанализировав правила оформления документации, содержащиеся в названных документах, Минфин России пришел к выводу: заверяется каждая копия документа, а не подшивка документов. Это связано с тем, что заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. При этом для свидетельствования верности копии подлиннику документа на последнем листе копии на свободном месте под текстом указывают:
-
место нахождения подлинника;
-
слово «Верно»;
-
должность лица, заверившего копию;
-
личную подпись и ее расшифровку;
-
дату заверения;
-
печать.
Если подлинник документа содержит несколько листов, то их копии нумеруются и отметка о заверении дополняется указанием количества листов копии.
Как видим, Минфин России не позволил компаниям упростить работу по подготовке документов, истребуемых налоговыми органами. К сожалению, судебная практика по этому вопросу сложилась не в пользу налогоплательщиков. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 суд пришел к выводу, что заверяется не подшивка целиком, а каждая копия документа.