Бухгалтерией фирмы ежемесячно проводится анализ детализации по услугам мобильной связи. При этом определяется размер затрат по переговорам, связанным с производством. Можно ли отнести на производственные расходы суммы оплаты по тем входящим звонкам, которые предприятие связи не может идентифицировать (не определяется номер абонента, находящегося за пределами зоны действия предприятия связи)?
Н. Нижеховская, г. Москва
Если телефоны мобильной связи находятся на балансе организации и договор с оператором сотовой связи заключен самой организацией, то вопрос списания на расходы в целях налогообложения оплаты тех входящих звонков, которые невозможно идентифицировать, скорее всего можно разрешить только в судебном порядке. В данном случае налоговые органы будут отказывать в принятии таких расходов, опираясь на п. 1 ст. 252 НК РФ (затраты должны быть обоснованны и документально подтверждены).
Целью детализации является выделение из общей массы телефонных переговоров тех переговоров, которые связаны непосредственно с производственной деятельностью предприятия. Если работник, за которым закреплен телефон, будет аккуратно вести журнал всех телефонных разговоров с указанием даты, времени, темы и наименования другого абонента, то есть какой-то шанс выиграть подобное дело в суде.
Форма такого журнала и порядок его заполнения должны быть определены приказом по организации. Почти в каждом мобильном телефоне предусмотрено наличие списка ранее произведенных входящих и исходящих звонков. Это облегчает работу по ведению подобного журнала даже при условии большой занятости работника в определенный момент времени. Однако надо учитывать, что судебной практики по данному вопросу пока нет.
Если мобильные телефоны принадлежат работнику, который также является абонентом сотовой связи, то можно согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ установить приказом компенсационную выплату своему работнику за использование им личного мобильного телефона в связи с разъездным характером его работы или по другим основаниям. Относиться она должна на расходы по оплате труда согласно ст. 255 НК РФ. Возможность установления такой компенсации подтверждена Письмом Минфина России от 3 сентября 2004 г. № 03-05-01-04/9. Там также говорится, что денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается НДФЛ и ЕСН в пределах установленных организацией размеров.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. При этом, по мнению автора, он может учитывать в том числе и усредненную стоимость тех производственных переговоров, абонент которых не идентифицируется оператором связи.
В то же время размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием личного имущества для целей трудовой деятельности. В организации должны храниться документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности работника на используемый телефон, а также документы, подтверждающие расходы, понесенные им при использовании имущества в рабочих целях.