Покупатель расплатился с 9 нашей фирмой наличными. Выручку мы сдали в банк. Однако одна купюра оказалась фальшивой и ее изъяли. Какими документами мы должны оформить этот случай и как теперь закрыть задолженность покупателя?
Я. Николаева, Владимирская обл.
Никто из нас не застрахован от такой ситуации, когда, сам того не зная, расплатится фальшивыми купюрами либо получит фальшивую купюру.
Организация же, получив от покупателя фальшивую купюру, сталкивается с целым рядом проблем, начиная от того, что получает не полную оплату за товар, и заканчивая правильностью отражения этих операций в бухгалтерском учете. Что же делать, если фальшивую купюру обнаружили после произведенных расчетов?
Здесь мы рассмотрим ситуацию, когда фальшивка была выявлена уже в банке, после того как покупатель произвел расчет с продавцом, а кассир соответственно принял деньги и оформил их надлежащим образом.
При сдаче наличных денег в банк, независимо от того, происходит ли это при помощи инкассаторов или кассир самостоятельно относит деньги в банк, на наш взгляд, целесообразно использовать счета 57 или 71 как промежуточные счета (в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов, утвержденной Приказом Минфина от 31.10.2000 №94н).
При этом в бухгалтерском учете необходимо сделать следующую запись:
Дебет 57 Кредит 50
— сдача наличных в банк. После того как кассир (инкассатор) сдает наличные в банк, выручка поступает на расчетный счет и на основании выписки банка бухгалтер делает следующую бухгалтерскую запись:
Дебет 51 Кредит 57
— зачислена выручка на расчетный счет.
Если работник банка при пересчете денег обнаружит купюры, вызывающие сомнения, то он составляет акт и мемориальный ордер в соответствии с п. 10.3 Положения о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ от 09.10.2002 №199-П (далее — Положение № 199-П).
Сами купюры направляются на экспертизу в расчетно-кассовый центр Банка России. В соответствии с п. 10.12 Положения № 199-П, если в результате проведенной экспертизы установлено, что сомнительный денежный знак является поддельным, он передается расчетно-кассовым центром в территориальные органы внутренних дел. Кредитная организация выдает копию акта экспертизы клиенту, от которого поступил указанный денежный знак. По просьбе клиента кредитная организация сообщает ему о том, сотрудникам какого органа внутренних дел расчетно-кассовым центром передан указанный денежный знак.
На основании копии акта бухгалтер сделает следующую бухгалтерскую запись:
Дебет 76 Кредит 57 — отражено принятие банком денег на экспертизу на основании справки, выданной банком.
И тут возникает вопрос: за счет каких средств списать образовавшуюся недостачу? Вариант действий тут зависит от того, был ли кассир снабжен необходимой техникой для определения подлинности купюр или такая техника у кассира отсутствовала.
Для выяснения причины происшедшего необходимо взять с работника письменные объяснения, такое правило предписано ст. 247 ТКРФ.
Так как на основании п. 10.12 Положения № 199-П в результате установления поддельной купюры сотрудники банка передают купюры в органы внутренних дел, расследованием данного дела будет заниматься милиция, которая и определит виновника данного инцидента.
В случае если кассир принял фальшивые купюры, будучи наделенным необходимой техникой для проверки подлинности купюр, и его вина доказана органами внутренних дел, проводящих расследование по данному делу, он несет материальную ответственность за принятие этих купюр и, следовательно, данная недостача списывается за счет средств работника. При этом в бухгалтерском учете делаются следующие записи:
Дебет 73 Кредит 76
— отнесена на взыскание с кассира сумма ущерба от приема фальшивой купюры;
Дебет 70 (50) Кредит 73
— возмещена сумма ущерба (удержана из заработной платы или внесена непосредственно в кассу).
При отсутствии специальной техники либо наличии техники, не позволяющей определить подлинность денежных купюр (и при отсутствии подтверждающего вину кассира постановления органов внутренних дел), списание недостачи будет произведено за счет средств организации, не уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. При этом в бухгалтерском учете делаются следующие записи:
Дебет 91.2 Кредит 76
— списан ущерб за счет собственных средств.